![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Etter fem til ti år i arkivekspedisjonens lyse lokaler, skal arkivsakene normalt settes bort og arkiveres i mørke bakrom, ja i mange tilfeller i kjellere eller på loft. Slike flyttinger er dramatiske hendelser i arkivenes liv, og kan _ i tilfeller hvor de ikke er godt nok forberedt _ lett medføre at de pådrar seg alvorlig varig skade. Velkjente lidelser her er manglende framfinnbarhet, proveniensuklarheter, problemer med å koble saksarkiv mot inngangsmateriale med mer. Dette kan rett nok i mange tilfeller behandles godt ved hjelp av litt arkivfaglig akuttmedisin, men det aller viktigste er å forebygge _ før arkivsakene settes bort.
Det er mye arbeid som skal gjøres med arkivmateriale som skal settes bort. Selve lempingen av boksene er den minste jobben. Det største og viktigste arbeidet dreier seg om å registrere, reorganisere og pakke om sakene.
Skill ut kassabelt materiale
I fasen før man starter selve pakkingen bør man skaffe seg oversikt over de bevarings- og kassasjonsregler som gjelder for det arkivet man håndterer. Oslo byarkiv har i disse dager sendt ut et skrift kalt Midlertidige retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommunes arkiver (1996), som en forløper til en erstatter for Riksarkivarens Retningslinjer for bevaring og arkivbegrensning i kommunale arkiver (1988). Som arkivarer må vi i en fase forholde oss til begge, men i de tilfellene hvor regelsettene motsier hverandre gjelder førstnevnte.
Materiale som skal kasseres, bør skilles ut som egne arkivserier avhengig av kassasjonstidspunkt, men ellers ordnet på samme måte som tidligere. Et nøkkelordnet saksarkiv hvor rutinesaker tillates kassert etter 10 år, vil dermed bli splittet i to serier; ett med de bevaringsverdige sakene og ett med de som bare skal stå noen få år før makuleringsmaskinen venter. Begge seriene ordnes selvsagt etter stigende arkivkoder. Og det er hele veien samsvar mellom de kassasjonstidspunktene som er påført sakene i postjournalen og hvilken serie de rent fysisk befinner seg i.
Bevaring og kassasjon oppleves ofte som et av de vanskeligste områder innen arkivarbeidet. Og det er det! Det eksisterer en slags akse mellom ytterpunktene "bevares" og "kasseres", og hvor materiale som plasserer seg midt på aksen alltid vil være problematisk å håndtere. Som en tommelfingerregel gjelder da: er man i tvil kasserer man ikke. Dessuten er det tillatt å søke råd i byarkivet.
Oversikt før arkivet pakkes
Bortsettingen av periodisert materiale må ikke starte før man er sikre på at alt materiale er kommet inn fra saksbehandlerne. Man skal altså forsikre seg om at alt materiale som skal pakkes er samlet inn _ og at det ikke finnes noe "et eller annet sted". Og før man går i gang med selve pakkingen bør man raskt gå gjennom hele materialet for å få en oversikt over hva som skal gjøres, og å beregne hva man må bestille av utstyr.
Bruk riktig utstyr
Oslo byarkiv oppbevarer store mengder arkivmateriale fra ulike virksomheter. Dette gjør at vi må stille høye krav til effektiv framfinning og rasjonell emballering av arkivmaterialet. Vi er derfor så ublue at vi krever at alt materiale skal pakkes på en standardisert måte. Dette innebærer f.eks at bredden og høyden på arkivboksene skal være etter en bestemt mal, at det skal brukes bestemte materialer, og at alle eskene skal ha en etikett som viser hva esken inneholder. Se forøvrig skrivet "Om arkivutstyr _ en orientering fra Oslo byarkiv" for spesifikasjoner (kan bestilles fra byarkivet).
Skill ulike serier
Kjernen i et moderne arkiv vil alltid være saksarkivet, supplert med journalen og kopiboken. Kopibøker og journaler vil som oftest være oppbevart i ringpermer i forkontoret. Oslo byarkiv vil ikke i noe tilfelle motta materialet i de samme ringpermene. Om man ikke går til det skrittet at man får disse bundet inn, skal de pakkes på tilsvarende måte som annet arkivmateriale.
Dette vil ikke si at man skal føye bokser med journaler og kopibøker inn i serien av bokser med saksmapper. Materiale som i aktiv tilstand utgjør forskjellige serier, skal aldri slås sammen til "samleserier" ved bortsetting.
Skriv avleveringsliste
En avleveringsliste, eller oversiktsliste over materialet som settes bort, skal skrives i forbindelse med pakkingen. Listen arkiveres helt først i saksarkivet sammen med arkivnøkkelen, og er den skrevet i elektronisk tekstbehandling, legges "dokumentet" ved på en merket diskett. Her skal det tydelig gå fram hvilke serier arkivet består av, og hvilket tidsrom eller hvilke legg eller mapper som finnes i hver boks.
Til sist: Arkivene bør pakkes av de som til daglig har hatt mest å gjøre med det. Den kunnskapen som den lokale arkivar sitter inne med om sitt arkiv, vil denne selv ofte betrakte som selvfølgeligheter, men som for ettertiden (og for Oslo byarkiv) er kunnskap som ikke kan verdsettes høyt nok. Skriv derfor noen avsnitt om uregelmessighetene i arkivet ditt, og legg dette sammen med avleveringslisten.
Husk å fjerne alt av metall i arkivene, og lykke til med arbeidet!
OMH/LT
TOBIAS 2/96