Til kamp mot arkivsjukdommene!
Binderspest og omslagssjuke

Ellen Røsjø og Leif Thingsrud

De to sjukdommene som lettest brer seg i arkivmappene er binderspest og omslagssjuke. Begge medfører oppsvulming, men binderspesten medfører ofte også alvorligere komplikasjoner.
Binders er årsaken til mye elendighet i arkivene. De kan lett ruste, foruten at de medfører at arkivet vokser unødvendig både volum- og vektmessig. Saksmapper med "skitupper" er også vanskeligere å håndtere enn mer plane bunker. Binders fjerner vi derfor ved arkivlegging. Må vi foreta en sammenhefting av flere ark, bør vi i stede stifte dem sammen.
Stifting er forsvarlig for å holde sammen flere ark i samme dokument. Flere dokumenter i samme sak, skal derimot ikke stiftes sammen. Vi bruker i stedet omslagsark og legger de forskjellige dokumentene inn i den rekkefølgen de kommer eller oppstår; det eldste i botn.
Nå kan imidlertid arkivet lett bli rammet av omslagssjuke, det vil si at saksmappene blir "løker" med omslag utenpå omslag. Det er ikke nødvendig med et nytt omslag rundt hver ekspedisjon (notat, brev eller svarbrev) i samme sak. Omslaget legges om saken, eventuelt en klart adskilt del av en større sak, og nye journal- eller dokumentnumre føyes til på omslaget. I flere tilfeller kan ei saksmappe reduseres til under det halve volumet på denne måten. Og de mange omslagene letter aldri framfinningen - tvert imot.

TOBIAS 2/95