Bruk av telefaks i saksbehandlinga

De aller fleste av oss har forlengst gjort telefaksmaskinen til et fast redskap i vårt daglige arbeid. Selv om den etter hvert utstrakte bruken til en viss grad kan skyldes fascinasjon over teknologiens muligheter, vil de fleste være enige i at dette er et enkelt og tidsbesparende kommunikasjonsmiddel. Stadig oftere sender vi en telefaks hvor vi tidligere tok en telefon eller sendte et brev.

Av Hilde Bjørnå

Det er viktig å være oppmerksom på at telefaks-sendinger på ingen måte kan erstatte vanlig postgang, da telefaksen først og fremst er ment som et hjelpemiddel i hastesaker. Man bør unngå unødvendig bruk av telefaks i vanlige saker, og slike sendinger skal ikke erstatte vanlig brev der det kan brukes. Bruk av telefaks medfører et merarbeid for mottaker som man ikke skal påføre i unødvendig grad.

Sending og kontroll av sendinga

Egen telefaksmaskin skal kodes med navn, faksnummer og klokkeslett slik at dette kommer øverst på mottakerens dokumenter. Kontroller alltid i vinduet på maskinen om du har slått riktig nummer før faksen sendes. Kontroller kvitteringa og sjekk resultatet. Ta en telefon til adressaten dersom du vil forsikre deg om at faksen er kommet frem. Originalen sendes umiddelbart etterpå pr. post.

Registrering

En telefaks som er brev eller saksdokument skal underlegges alminnelige postrutiner. Innkommet telefaks skal stemples og registreres som vanlig brev. Det samme gjelder når utgående brev blir sendt i form av telefaks. Dersom ei melding sendt pr. telefaks erstattes av originalt brev, må man huske på å bytte ut fakskopien med brevet. Det registreres i brevjournalen at faksen er erstattet med det originale brevet. Husk å sjekke fakssendingene jevnlig for å kontrollere om de erstattes av brev.

Papirkvalitet

Mange telefaksmaskiner, særlig eldre modeller, skriver ut meldingene på en spesiell type papir som ikke er arkivbestandig. Kontroller om utskrifta er på arkivbestandig papir. Hvis så ikke er tilfelle, må dokumentene kopieres til arkivbestandig papir. Ta en arkivkopi straks faksen kommer inn, da fakspapir på rull har en tendens til å smuldre opp.

Sensitive og taushetsbelagte opplysninger

Unngå å sende sensitive og fortrolige opplysninger over telefaks, og unngå at andre sender slikt til deg. Riksarkivaren har i et brev datert 29.06.1993 presisert at telefaks er å regne som et åpent kommunikasjonsmiddel akkurat som telefon. Meldinger sendt over telenettet kan avlyttes, og det er fort gjort å taste feil, og informasjonen du sender havner et annet sted enn du hadde tenkt. Ofte har mange adgang til samme faksmaskin i et kontorlandskap, og opplysningene som sendes kan lett bli tilgjengelige for uvedkommende.
Tauhetsbelagte eller graderte dokumenter skal av ovennevnte grunner aldri sendes pr. telefaks (jfr. Offentlighetslovens og forvaltningslovens betsemmelser). Denne regelen er absolutt, også om det er en hastesak.
I brosjyren "Elektronisk overføring av sensitive personopplysninger" utarbeidet av datatilsynet i 1993, heter det at:
Overføring av sensitive personopplysninger med telefaks er underlagt tilsvarende regler som andre elektroniske overføringsmåter. Dette betyr at uten kryptering kan ikke sensitive personopplysninger overføres i telenettet. Datatilsynet kan gjøre unntak fra disse kravene. Unntak kan være aktuelt i tilfeller hvor det er et vektig behov for telefaksoverføring og overføringen er sikret mot feilsending, f.eks. ved fast oppsatt samband.
I en krisesituasjon kan det gjøres unntak, f.eks. ved behov for overføring av viktig informasjon i pasientjournaler. I slike tilfeller skal sender og mottaker ha telefonisk kontakt, og personlige opplysninger som navn, fødselsnummer o.l. skal blendes. Sendinga skal overvåkes og som sikkerhetsforanstaltning kan man sende ei side først for å kontrollere at sendinga kommer fram til rette vedkommende.

Juridisk status

Det kan i enkelte sammenhenger oppstå usikkerhet om telefaks er å regne som rettsgyldig dokument. I rundskriv 1/89 fra Riksarkivaren slås det fast at dette er et juridisk spørsmål som eventuelt må tas opp med andre instanser enn Arkivverket. For sikkerhets skyld må en gå ut fra at opplysninger sendt over telefaks normalt ikke er rettsgyldige. Dersom et dokument skal være juridisk bindende som del av en sak, må man altså sørge for at det originale dokumentet også oversendes.

TOBIAS 2/95