Alle personregistre i Oslo kommune skal avleveres til byarkivet

Av Bjørn Bering

Vi har tidligere i Tobias tatt for oss behandlingen av personregistre (nr. 1 1992). Etter den tid har byarkivet mottatt store mengder registre og arkiver med personopplysninger. Oslo byarkiv er langt på vei blitt en spesialinstitusjon for oppbevaring av personregister-materiale. På bakgrunn av forespørsler til byarkivet og erfaringene med behandling av denne typen registre ute i virksomhetene, tar vi opp igjen saken - og gjengir Oslo byarkivs rammekonsesjon for oppbevaring av konsesjonspliktige administrative personregistre.

Konsesjonspliktige registre
Administrative personregistre blir opprettet etter konsesjon fra Datatilsynet etter lov om personregistre m.m. av 09.06.78. De er ellers regulerte i forskrifter til lov om personregistre m.m. av 21.12.79 og 10.03.81. Konsesjoner og forskrifter regulerer vilkår for innhold, oppbevaring, bruk, innsyn og sletting av slike registre. I personregisterlovens kommentardel (punkt II) blir lovens område beskrevet slik:

"Man må merke seg at ikke bare datamaskinbaserte registre reguleres av loven, men også manuelle registre så som kartoteker, arkiv etc. som er systematiserte etter navn, fødselsnummer eller annet begrep som identifiserer enkeltperson, sammenslutning eller stiftelse."

Loven regulerer med andre ord ulike typer av registre og arkiver med systematiserte innganger til personopplysninger. Personregisterlovens bestemmelser må sees i sammenheng med "Lov og arkiv" og forskrifter til arkivloven når disse nå snart blir satt i kraft.

Oslo byarkivs rammekonsesjon
Etter avtaler mellom Datatilsynet og Arkivverket kan arkivinstitusjoner søke rammekonsesjon for opp bevaring av konsesjonspliktige personregistre, etter at disse har gått ut av administrativ bruk. Oslo byarkiv er blant de institusjoner som har slik konsesjon (feb. 1992). Konsesjonen gir byarkivet anledning til å motta personregistermateriale fra kommunens virksomheter og bevare disse for ettertiden, også i de tilfeller der Datatilsynets konsesjoner fastsetter et slettingstidspunkt. Rammekonsesjonen setter Oslo byarkiv i stand til å vurdere slike registre og arkiver ut fra kom munens og enkeltmenneskers langsiktige behov for juridisk, historisk og personlig dokumentasjon. Dette betyr at Oslo kommunens alminnelige bestemmelser om avlevering til byarkivet skal anvendes også for personregister-materiale. Spesielt har vi i Oslo byarkiv erfaring for at bevaring er viktig for å kunne sikre enkeltpersoners rett til innsyn i opplysninger om seg selv. En stor del av de forespørsler vi får er av denne karakteren.

Administrative personregistre i Oslo kommune skal ikke slettes!
Sletting eller kassasjon av personregistre skal ikke finne sted i Oslo kommune uten etter særskilt avtale med byarkivaren. Den registeransvarlige virksomhet skal avlevere materialet til oppbevaring i Oslo byarkiv. For registre der det er fastsatt et såkalt slettingstidspunkt, bør det normale være at registre avleveres på dette tidspunktet. For øvrig avleveres de i henhold til byarkivets vanlige retningslinjer, dvs. som hovedregel 25 år etter at materialet er skapt. Byarkivet overtar deretter ansvaret for at personvernet blir ivaretatt ved fysisk sikring og sperring mot innsyn. Etter at konsesjonsperioden for de enkelte registre i virksomhetene er gått ut, og registrene er avlevert til byarkivet, skal de i prinsippet ikke lenger være tilgjengelige for saksbehandlerne. Kravene til gjenbruk av registrene er svært strenge.

Det presesiseres forøvrig at personregistre som er opprettet med hjemmel i lov, og som det ikke kreves konsesjon for å opprette (jfr. Personregisterloven § 41), også skal avleveres til byarkivet.

Oslo byarkiv oppbevarer et omfattende personregistermateriale
Byarkivet har i dag ansvaret for store mengder materiale med sensitive personopplysninger som må skjermes mot innsyn. Vi har materiale fra barnevernssektoren, sosialomsorgen og fra en rekke andre administrasjoner innen sosialsektoren. Personregistre finnes også i ulike arkiver etter undervisningsektoren. Særlig omfattende er denne typen arkiver fra helsesektoren, først og fremst fra kommunale sykehus, men også fra andre virksomheter, f.eks. Miljøetaten (inkl. tidligere Oslo Helseråd). I tillegg kommer selvfølgelig arkiver og registre med opplysninger om kommunens egne tilsatte.

Mange ber om innsyn
Oslo byarkiv har særlig det siste året mottatt overraskende mange forespørsler og søknader om innsyn i registre og arkiver med sensitive - og trivielle - personopplysninger. Dette gjelder bl.a.:
-"gamle"pasientjournaler for aktuell medisinsk behandling, for forskning eller for pasientens personlige formål
-fødselsmeldinger og fødejournaler for ulike formål
-skolehelsekort for bl.a. dokumentasjon av vaksinasjoner og av sykdom
-barnevernssaker og registre for forskning, og for bruk av den enkelte som vil gå opp sporene til sin egen barndom - eller som rettsdokumentasjon
-bidragssaker for bruk på trygdekontor
-kommunens egne personalarkiver
-opplysninger i adopsjonssaker
I Oslo byarkiv har vi i høy grad fått styrket oppfatningen av at korrekt håndtering av registre og arkiver med personopplysninger først og fremst har å gjøre med å kunne sikre enkeltpersoners rettighe ter. Dette er også Riksarkivarens erfaring:
".. Det er det enkelte menneske som har mest å tjene på at informasjonen om dem blir bevart." (Riksarkivar John Herstad)

Hva med EDB-systemene?
Bestemmelser for informasjonssikkerhet, innsyn og avlevering til arkivinstitusjon er selvfølgelig ikke avhengig av hvilket lagringsmedium som blir benyttet. Det vesentlige er hvilke opplysninger som arkiveres og hvilke "innganger" som finnes til opplysningene.

Også for EDB-baserte registre og arkiver skal den enkelte virksomhet legge opp systemer og rutiner for langsiktig informasjonsbevaring. Det er avgjørende at avleveringsfunksjonene planlegges før et nytt informasjonssystem blir tatt i bruk, det vil si at de blir innarbeidet i kravspesifikasjonene.

TOBIAS 2/94