Bruk av gradering og skjermingskoder i journal-/sak-/arkivsystem

Oslo kommune har etterhvert mange års erfaring i bruk av elektronisk journal-/sak-/arkivsystem. Det er likevel varierende grad av kvalitet i bruken av graderings- og skjermingskoder i systemene. Denne artikkelen kan forhåpentiligvis være et bidrag til økt, aktiv bruk av graderings- og skjermingskoder i elektroniske journal-/sak-/arkivsystemer.

Av Siv Skogvik

Kommunal standard for edb-baserte sak-/arkivsystemer (Koark-standarden) definerer gradering slik: "Skjerming av opplysninger mot innsyn etter en vurdering av behovet".

Skjermingskoder i elektronisk journal-/sak-/arkivsystem har to funksjoner: Sensitive opplysninger i dokumenter skal skjermes for andre ansatte i virksomheten ("need-to-know-prinsippet") og offentligheten.

Ikke bare å skjerme alt
Før et journal-/sak-/arkivsystem tas i bruk, må graderingskoder og de vanligste hjemmelreferansene legges inn i et tilleggsregister i systemet. Med hjemmelreferanse menes den lovhjemmel som ligger til grunn for at opplysninger kan skjermes.
Skjermingskoder knyttes opp til graderingskoder, for eksempel U (unntatt offentlighet), P (personalsak), Ø (økonomisak) eller IU (internt dokument unntatt offentlighet). Her er det opp til den enkelte virksomhet hvor mange graderingskoder som skal tas i bruk og hva de skal kalles. Til hver graderingskode knyttes skjermingskoden 1, 2, 3 eller 4 (her beskrevet for dokument):
Bruk av gradering og skjermingskoder forutsetter at dokumenter skal unntas fra offentlighet etter offentlighetsloven § 5a eller kan unntas fra offentlighet etter §§ 5 og 6.

Skjermingskode 1 brukes når innholdet i dokumentet skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og for offentligheten. Alle journalopplysninger er tilgjengelig og skrives således ut på offentlig journal.

Eksempel: Brev til Furuset barnevernsenter med dokumentbeskrivelse "innsyn i barnevernssak." Skjermingskode 2 brukes når sakstittel, dokumentbeskrivelse (overskriften på brevet) og tilleggsfeltet skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal. Resten av journalopplysningene er tilgjengelige.

Eksempel: Brev fra Furuset barnevernsenter med dokumentbeskrivelse "Innsyn i barnevernssak for Per Nilsen f. 01.01.1967".
Skjermingskode 3 brukes når avsender/mottaker skal skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal. Resten av journalopplysningene er tilgjengelig.

Eksempel: Når Per Nilsen skal skjermes i hans henvendelse til Byarkivet for innsyn i sin barnevernssak. Skjermingskode 4 brukes når kun saks- og dokumentnummer, gradering, skjermingskode og journaldato skal være tilgjengelige opplysninger. Alt annet skjermes for andre ikke-autoriserte ansatte og på offentlig journal.

I tillegg til feltene for gradering og skjermingskode, angir et tredje felt lovhjemmel for unntaket. Dette feltet kan overskrives. Dersom standard lovhjemmel ikke passer med saksbehandlers begrunnelse, kan ny lovhjemmel skrives inn i feltet.

Skjerming på sak- og dokumentnivå
Systemene og lovverket gir anledning til å gradere både på saks- og dokumentnivå. For bruk av graderingsfelt på saksnivå sier Koark-standarden: "Når Grad-feltet på saksnivå er fylt ut, skal graderingskoden overføres til alle eksisterende dokumenter i saken, og til alle nye dokumenter som registreres i samme sak...." Når en sak er gradert, kan et dokument påføres høyere skjermingskode enn saken, men ikke lavere.

Hovedregelen er at det er opplysninger i saksdokumentet som skal skjermes, ikke saker eller dokumenter som helhet.

Både arkivets og saksbehandlers ansvar
Det formelle ansvaret ligger alltid hos den øverste ledelse i virksomheten. Arkivpersonalet, saksansvarlige og saksbehandlere har likevel et ansvar for det arbeidet de daglig utfører.

Når en virksomhet tar i bruk et elektronisk journal-/sak-/arkivsystem, er det viktig at rutiner (formelle og uformelle) nedfelles, vedtas og gjennomgås i virksomheten på forhånd. En slik gjennomgang viser ofte behov for økt kunnskap om lovverk, både blant arkivarer, saksbehandlere og ledere.

For at virksomheten skal ha nytte av at elektronisk journal-/sak-/arkivsystem tas i bruk med hensyn til elektronisk samarbeid, gjenfinning og effektiv og kvalitativ saksbehandling, må alle parter gjøre sin del av saksbehandlingen riktig. Arkivaren må ta stilling til gradering og skjerming og føre dette på dokumentene for å unngå at dokumentopplysninger som skulle vært unntatt fra offentlighet kommer ut på offentlig journal og at ikke-autoriserte ansatte får tilgang til opplysninger de strengt tatt ikke trenger tilgang til. Likeledes må en saksbehandler/saksansvarlig sjekke og ta endelig stilling til gradering og skjermingskode og gi eventuelle tilbakemeldinger til arkivet, fordi dette i utgangspunktet er saksbehandlers /saksansvarliges ansvar.

Offentlighet og meroffentlighet krever bruk av skjermingskoder
Som offentlig forvaltning pålegges vi å følge gitte regler for hvordan dokumenthåndteringen skal foregå. Bruk av elektronisk journal-/sak-/arkivsystem skal ikke bare lette saksbehandlingen, men "tvinger" oss til å drive korrekt saksbehandling. Det betyr at dersom dokumentopplysninger skal unntas fra offentlighet, skal saksbehandler aktivt forholde seg til hvilke opplysninger som skal unntas (graderings- og skjermingskode) og forklare hvorfor opplysningene skal skjermes (angi lovhjemmel).

Konsekvenser og utfordringer

Tradisjonelt har det vært slik at rollene til arkiv, saksbehandler og saksansvarlig har vært adskilt og klart definert. Dette er i ferd med å endres. Arkivarer og saksbehandlere beveger seg til dels langt inn på hverandres områder når virksomheten har valgt å bruke elektronisk journal-/sak-/arkivsystem til dokumenthåndtering. Dersom den ene eller den andre eller begge ikke forholder seg aktivt og korrekt til lovverket og systemet, vil virksomheten etterhvert ha mange feilførte dokumenter i sitt system.

Konsekvensene kan bli store blant annet ved at

- dokumentopplysninger som skulle vært unntatt fra offentlighet kommer ut på offentlig journal som ugraderte dokumentopplysninger, eller at
- dokumentopplysninger som det ikke er noen grunn til å unnta fra offentlighet, graderes og skjermes, eller at
- dokumentopplysninger ganske riktig unntas fra offentlighet, men feil skjermingskode benyttes, f.eks. at avsender, som er et offentlig kontor, skjermes, mens dokumentbeskrivelsen med sensitive personopplysninger ikke skjermes.

Dette gjør imidlertid ikke at arbeidsområdene for arkivar og saksbehandlere blir ikke mindre interessante og utfordrende med bruk av elektronisk journal-/sak-/arkivsystem, snarere tvert imot.

TOBIAS 1/99