Arkivdanning i skolene

Det hersker en del forvirring rundt om på skolene om hvordan skolearkivene skal behandles. Hvilke saker bør arkiveres i sakarkivet og hvilke bør inngå i de andre arkivseriene? Hva skal journalføres? I hvilken grad kan man oversende saker til andre virksomheter? Hva kan kasseres, og hva skal bevares?

Av Anne Marit Noraker

Sakarkivet er den delen av arkivet som er ordnet etter Felles arkivnøkkel for Oslo kommune. En del sakstyper ordnes på andre måter enn etter arkivnøkkelen, og holdes dermed utenfor sakarkivet, blant annet: ulike elevfortegnelser som elevkort, elevmapper, karakterprotokoller, klassedagbøker, klasseoppgjørsbøker, eksamensbesvarelser og eventuelt klassemapper.
Inventarprotokoller, utlånsprotokoller, regnskapsmateriale og eventuelle spesialarkiver er også å regne som egne serier. Med spesialarkiv menes arkiv der dokumentformat og lagringsmedier krever spesielle oppbevaringsforhold, som elektronisk arkivmateriale, kartarkiv, tegningsarkiv, fotoarkiv og filmarkiv.

Personalmappene som benyttes på skolene er kun å regne som hjelpemapper. Hovedmappene bevares av Skoleadministrasjonen.

Hva skal arkiveres hvor?
Som hovedregel er det saker som ikke kan knyttes til den enkelte elev eller den enkelte klasse som skal bevares i sakarkivet. Eksempler på slike saker er korrespondanse og bakgrunnsmateriale som vedrører budsjettarbeid, eiendomsforvaltning, fag- og timefordeling, undervisning, skoletid/-kalendere og skoleskyss.

Alle saker av prinsipiell art og/eller som er av vesentlig betydning for den enkelte elev, skal arkiveres i sakarkivet. Dette gjelder også hvis de angår enkeltelever og dermed også hører hjemme i en elevmappe. I så fall skal henvisning eller kopi av saken legges i vedkommendes elevmappe.

Elevkortene er et register over alle elever ved en skole. Elevkortene skal som hovedregel ikke inneholde personsensitive opplysninger.

I de tilfeller hvor det oppstår korrespondanse og/eller dokumentasjon som inneholder personsensitive opplysninger om den enkelte elev, opprettes en elevmappe for denne eleven. Dette gjelder særlig i tilfeller hvor spesielle ordninger opprettes, i forbindelse med helseopplysninger, ved pedagogiske vurderinger, spesialpedagogiske tiltak, mm.

Elevmapper er en fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører skolens forhold til den enkelte elev. I slike mapper skal alle dokumenter vedrørende enkeltelever arkiveres. Elevmappene stilles i dag opp etter fødselsdato.

Hva skal journalføres?
Skolene i Oslo kommune skal føre journal over alle dokumenter som må regnes som saksdokument for virksomheten, det vil si dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også dokumenter som oversendes med telefaks og elektronisk post. Dokumenter som ikke er arkivverdige og som ikke arkiveres, skal ikke journalføres.

Skolens saksdokumenter skal journalføres uavhengig av hvor dokumentene skal arkiveres; i sakarkiv, elevmapper eller i andre arkivserier. For saker som arkiveres i elevmappene, markeres egen kode for delarkiv og fødselsnummer i journalen.
Postjournaler kan føres elektronisk eller på papir. Arkivleder i Skoleadministrasjonen gir den enkelte skole veiledning om journalføring.

Oversending av originaldokumenter er fy!
Personalmappene som benyttes på skolene er kun å regne som hjelpemapper. Mappene inneholder dokumentasjon som vedrører skolens og Skoleadministrasjonens forhold til de ansatte, og består først og fremst av kopier fra Skoleadministrasjonen. Hovedmappene bevares i Skoleadministrasjonen. Personalmapper til fratrådt personale skilles derfor fortløpende ut og overføres til Skoleadministrasjonen. Personalmappene skal ikke oversendes til vedkommendes nye arbeidsplass, heller ikke når dette er en annen Oslo-skole. Det er Skoleadministrasjonen som sørger for en slik formidling av nødvendige personalopplysninger til den nye skolen. Utveksling av informasjon skal da skje i form av kopier.

Øvrig arkivmateriale, enten det gjelder hele arkivserier eller enkeltsaker, skal aldri overføres i original til annen virksomhet, heller ikke til Skoleadministrasjonen eller til andre skoler. I den grad det er saklig behov for dette, skal dokumentasjon oversendes i kopi. Den enkelte skole har selv ansvar for materialet inntil det er avlevert til Byarkivet. Dette innebærer blant annet at arkivene forblir i den orden de ble skapt.

I de tilfeller hvor kopier oversendes skal opplysninger som er personsensitive sendes i lukket konvolutt (ikke internkonvolutt) og aldri via faks eller e-post.

Den enkelte elev med elevens foresatte har krav på innsyn i saker som gjelder dem selv (personregisterloven §7 i henhold til forskriftene §1-5), men kan ikke kreve å få dokumentene utlevert i original.

Elevmappene skal avleveres til Byarkivet
At arkivmateriale skal "bevares" betyr at materialet aldri skal kasseres. "Bevaringsverdig" materiale ved skolene er det arkivmaterialet som den enkelte skole og Oslo kommune som helhet har behov for å bevare og/eller som omfattes av særlige bevaringspåbud i Riksarkivets retningslinjer, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiver (1987).

Oslo kommune har behov for å bevare mye av materialet som er skapt ved skolene, med hensyn til både enkeltelever, saksbehandlingen i kommunen og på grunn av den historiske dokumentasjonsverdien. Ofte viser det seg at materiale som i øyeblikket virker uinteressant, i visse sammenhenger kan bekrefte eller avkrefte et påstått mangelfullt skoletilbud, og i andre tilfeller være til hjelp når skolehistorie og jubileumsskrifter skal skrives.

Alle registre og databaser, blant annet alle journaler og kopibøker, skal bevares.
Når det gjelder skolenes sakarkiver skal alle bevaringsverdige saker, jf. definisjonen over, bevares. Dette inkluderer blant annet saker som er av vesentlig betydning for den enkelte elev og saker som er av prinsipiell art. Rutinemessige enkeltsaker i sakarkivet som ikke kan defineres som bevaringsverdige, kan kasseres ti år etter at de er avsluttet. Dette kan blant annet gjelde saker vedrørende fag- og timefordeling, skoletid/-kalendere, skoleskyss og øvrige rutinemessige enkeltsaker. Det kan være vanskelig å definere hva som ligger i dette, så ta kontakt med Byarkivet i tvilstilfeller!

Elevmappene skal bevares for alltid. Elevkort, karakterprotokoller, klassedagbøker, inventarprotokoller, mv. skal også bevares for ettertiden. De fleste eksamensbesvarelser kan kasseres etter alle klagefrister er gått ut, bortsett fra et utvalg eksamensbesvarelser fra de videregående skolene, i følge Riksarkivarens regelverk. Der kan man lese at dette skal bevares: hver tiende årgang og alle besvarelser fra elever født 1., 11. og 21 hver måned.

Kart, tegninger og foto skal også bevares for alltid. Regnskapsmateriale kan kasseres ti år etter avsluttet regnskap.

Arkivmateriale fra før 1950 skal forøvrig alltid bevares.
På tross av gjeldende kassasjonsbestemmelser, er vi tilbakeholdne med å tilråde kassasjon inntil nye retningslinjer blir utstedt av Riksarkivaren. Slike retningslinjer er på trappene. Det er særlig ventet at utvalgskassasjon vil falle bort som metode når Riksarkivarens nye retningslinjer er på plass, slik at man enten kasserer alle eller ingen mapper i en personserie.
Byarkivet gir som nevnt nærmere veiledning om bevaring og kassasjon.

Oppbevaring og avlevering
De ulike arkivseriene som inneholder elevsaker skal oppbevares adskilt fra det alminnelige sakarkivet. De skal holdes nedlåst. Dette gjelder også eldre bortsatte arkiver. Bare de som har saklig behov for det i sitt arbeid, skal ha tilgang til elevmappene. Det er viktig at saker vedrørende enkeltelever som bevares i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte.

Bevaringsverdige arkiver som er eldre enn 25 år skal avleveres til Byarkivet. Dette gjelder også dokumenter som i følge Datatilsynets konsesjoner for grunn- og videregående skoler, skal slettes. Datatilsynet tillater at overføring av opplysninger til godkjent arkivinstitusjon trer i stedet for sletteregler (jf. pkt. 4.3 i konsesjonene).

Materiale på elektronisk medium skal avleveres så snart det ikke lenger er i forvaltningsmessig bruk. For databaser og annet elektronisk arkivmateriale skal det utarbeides dokumentasjon som gjør det mulig å benytte materialet etter avlevering til Byarkivet. Når en skole legges ned, skal de bevaringsverdige arkivsakene avleveres til Byarkivet innen utløpet av avviklingsperioden.

Avlevering finner sted etter avtale mellom skolen og Byarkivet. Arkivsakene til avlevering skal normalt inspiseres av Byarkivet før avleveringen gjennomføres. Saker til avlevering skal være i den orden som Byarkivets retningslinjer fastsetter. Det skal føres avleveringslister i henhold til Byarkivets standard.

Byarkivet har de siste par årene holdt på med et avleveringsprosjekt for skolene. I første omgang har vi først og fremst konsentrert oss om sentrumsskolene, men etter hvert kommer vi også øvrige skoler i byen til å bli dratt med i prosjektet.

TOBIAS 1/99