![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Hva skal til sakarkiv? Hva skal til personalmappe? Hva skal journalføres? Hva kan kasseres? Og hva skal bevares?
Av Anne Marit Noraker
En personalsak er en fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører virksomhetens forhold til den enkelte ansatte.
Personalmapper skal aldri kasseres
Alle dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i vedkommendes personalmappe. Personalmappene stilles opp etter fødselsdato/personnummer. Eldre, avsluttede personalarkiver, hvor mappene er ordnet etter alfabet, kan imidlertid beholdes i den orden de ble skapt.
Vi anbefaler at det i personalmappene brukes ulike omslag, alt etter dokumentenes bevaringstid: Et omslag med dokumenter som ikke tillates kassert, et annet omslag for dokumenter som kan kasseres etter fem eller ti år og et eget omslag i de tilfeller hvor det oppstår en disiplinærsak/tjenestepåtale.
Dokumenter som skal bevares for alltid er følgende: søknad på stilling(er), attester for utdanning, arbeidspraksis, kompetansegivende kurs og opplæring, ansettelsesbrev, undertegnet arbeidsavtale, taushetserklæring, sikkerhetsklarering, dokumenter vedrørende pensjonsforhold og lønnsplassering, vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid, særskilte avtaler i arbeidsforholdet, permisjoner med ansiennitetstap, ansiennitetsberegning, tildelte hederstegn, oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev, eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og gjenpart av sluttattest.
I henhold til regnskapsforskriftene og Riksarkivarens retningslinjer, kan følgende dokumenter kasseres etter fem eller ti år: sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse, korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser, permisjoner uten ansiennitetstap, fravær, stipendier, ferier, lønnsutbetaling, lønnstrekk og utbetalinger vedrørende personalutvikling og arbeidsmarkedstiltak.
I tillegg kommer gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskassa, punchegrunnlag og lignende. Dette er materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen.
I henhold til personalreglementet i Oslo kommune § 14, 2. ledd, skal skriftlige tjenestepåtaler i personalmappen makuleres tre år etter at saken er avsluttet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen.
Saker som gjelder den enkelte ansatte, skal altså som hovedregel arkiveres i vedkommendes personalmappe. I en del tilfeller skal personalsaker også ligge i sakarkivet:
Presedens- og ansettelsessaker i sakarkiv
Saker av prinsipiell, presedensskapende art arkiveres i sakarkivet, mens henvisning eller kopi av saken legges i vedkommendes personalmappe. Eksempel på slike saker er saker vedrørende yrkesskade, disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Skriftlige påtaler i sakarkivet skal ikke kasseres.
Ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere skal kun arkiveres i sakarkivet. Sakarkivet ordnes etter Felles arkivnøkkel for Oslo kommune.
En ansettelsessak består av utlysning, søkerliste, søknader (kopi for den som blir ansatt), innstilling, brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse, stillingstilbud, bekreftelse eller avslag og gjenpart av ansettelsesbrev. Søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe.
Ansettelsessaker skal bevares, mens søknadene kan kasseres etter fem år. Søknad fra den som har tiltrådt stillingen, samt alle søknader på ledende stillinger skal heller ikke kasseres, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.
Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker vedrørende personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle ansatte.
Hvilke personalsaker skal journalføres?
Hovedregelen er at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i virksomhetens felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i sakarkiv eller personalmapper. Unntatt fra dette er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes søknad om fødselspermisjon, innsendte sykemeldinger og søknad om bilgodtgjørelse.
Alle saker som kan tenkes å havne i en personalmappe, skal i tillegg gis en arkivkode ut fra arkivnøkkelen. Dersom man fører edb-journal, vil en sak om tilsetting av en person registreres med P i feltet for delarkiv, med fødselsnummer som primærkode og arkivkode som sekundærkode. Dette forteller at dokumentet fysisk skal plasseres i en personalmappe, og at det samtidig gjelder emnet tilsetting. Ved bruk av manuell journal, vil saken på samme måte få klasseringen P/fødselsnummer/051.2 i arkivkodefeltet. Om ønskelig kan det også legges henvisning i sakarkivet på arkivkoden.
Sikker oppbevaring er viktig
Personalmappene skal oppbevares adskilt fra det alminnelige sakarkivet. Det skal holdes nedlåst og helst brannsikkert. Dette gjelder også eldre bortsatte personalarkiver. Bare de som har saklig behov for det i sitt arbeid, skal ha tilgang til personalmappene.
Det er viktig at personalsaker i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte i den enkelte virksomhet. Tilgangen må også her innskrenkes til dem som har saklig behov for det.
Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert femte eller tiende år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappene må skilles ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte. Personalarkiv avleveres til Byarkivet etter at alt innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Registre og personalmapper skal avleveres samlet ca 25 år etter avslutningsdato. Personalarkiv i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal avleveres til Byarkivet i avviklingsperioden eller umiddelbart etterpå.
Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet, og personalmapper skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved ansettelse i ny virksomhet i kommunen opprettes ny personalmappe. Utveksling av informasjon skjer i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.
Alle virksomheter i kommunen er tilknyttet et lønns- og personalregister (LPK) med opplysninger om alle stillingsinnehavere. Det tas regelmessige utskrifter, med opplysninger om alle som er ansatt eller som har vært ansatt siden forrige utskrift.
Taushetsbelagte personopplysninger skal forøvrig sendes i lukket konvolutt (ikke internkonvolutt) og aldri via faks eller e-post.
Den enkelte ansatte har krav på innsyn i saker som gjelder dem selv (personregisterloven §7 i henhold til forskriftene §1-5), men kan ikke kreve å få dokumentene utlevert i original.
TOBIAS 1/98