![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Nye forskrifter til personregisterloven gir anledning til å opprette "elektroniske arkiver" uten å måtte søke Datatilsynet om tillatelse. Konsesjonsfriheten er avhengig av sikkerheten i det edb-systemet hvor arkivene føres, samt om opplysningene er å regne som sensitive.
Av Tore Somdal-Åmodt
Lov om personregistre m.m av 9. juni. Nr. 48. 1978 (personregisterloven) § 1 definerer "personregistre" som; "registre, fortegnelser m.m. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen". "Den enkelte" omfatter både fysiske og juridiske personer. De fleste arkiver vil således også være personregistre.
Personregisterloven § 9 etablerer konsesjonsplikt for alle typer edb-førte personregistre, samt manuelt førte personregistre som inneholder sensitive opplysninger. Det finnes imidlertid viktige unntak fra konsesjonsplikten i selve loven (§ 41), og i forskriftene til personregisterloven kap. 2, jfr. kap. 3. Nye forskrifter er gjort gjeldende fra 1. jan 1997.
Opprettelsen av elektroniske arkiver er nå, på visse vilkår, unntatt konsesjonsplikt i henhold til forskriftene til personregisterloven § 2-19. Begrepet "elektroniske arkiv" er her benyttet som samlebegrep for postjournal, arkivkatalog, korrespondansearkiv og dokumentasjonsarkiv. De to sistnevnte omfatter dokumentasjon som ligger lagret i fulltekst, og er vel det som i alminnelig arkivterminologi kalles (elektronisk) sakarkiv.
Konsesjonsplikten er avhengig av om arkivene føres i et lukket eller delt edb-system, og om de inneholder sensitive opplysninger. Hvilke opplysninger som er sensitive følger av personregisterloven § 6 annet ledd. Med delt edb-system menes et edb-system som er tilgjengelig, eller kan være tilgjengelig for uvedkommende, jf § 2-19 annet ledd, annen setning.
Det er ikke nødvendig å søke Datatilsynet om konsesjon, etter personregisterloven § 9 ved opprettelse av elektronisk ført postjournal, arkivkatalog, korrespondansearkiv og dokumentasjonsarkiv, når disse føres i et lukket edb-system. Dette gjelder uansett om registreret inneholder sensitive opplysninger.
De særegne elektroniske arkivene postjournal og arkivkatalog kan imidlertid også føres i delt edb-system, selv om de inneholder sensitive opplysninger, dersom det enkelte organ kun får tilgang til egne saker, jf § 2-19 fjerde ledd. Merk at dette ikke gjelder korrespondansearkiv og dokumentasjonsarkiv. Disse skal føres i lukket edb-system, med mindre annet følger av Datatilsynets skriftlige tillatelse.
Unntaket fra konsesjonsplikten er videre betinget av at bruksreglene i forskriftene til personregisterloven, kap. 3, overholdes.
TOBIAS 1/97