[Oslo kommune, Byarkivet]

Trykksaker i arkiv:

Ikke alltid spedalske

Bøker skal i bibliotek, brev i arkiv. Hovedregelen er grei. Men i praksis er det ikke alltid like lett å trekke klare linjer med hensyn til hva som skal stå hvor. Hva med egenproduserte tidsskrifter og småtrykk?

Av Leif Thingsrud

Riksarkivarens retningslinjer for Arkivbegrensning og kassasjon nevner i en oversikt over "Typer av materiale som skal fjernes etter reglene for arkivbegrensning"; "Trykksaker, mangfoldiggjort materiale og blanketter

- Unntatt herfra er publikasjoner og dokumenter som vedkommende institusjon selv utgir, eller som er nødvendige vedlegg til de enkelte saker. Disse tas vare på i ett eksemplar. Likeledes bevares manuskripter som er forsynt med notater og påtegninger som er vesentlige for sakens forståelse og sammenheng."

Det skulle ut fra dette være helt klart at kontorets lager av blanketter for egenmelding ikke skal ligge i saksarkivets mappe 055.2 Sykepermisjon. Den administrasjonen som lager en slik blankett bør derimot unne seg å legge ett eksemplar av denne i saksmappa om utarbeidelsen og innføringen av blanketten.

På samme måte vil vi normalt arkivbegrense innkomne rundskriv, mens ett eksemplar av de vi måtte lage selv legges i saksarkivet og ett settes i kopiboka.

Begrenses eller kurantkasseres

Mottatte bøker er også uproblematiske. Ingen vil finne på å arkivlegge dem, annet enn i helt spesielle tilfeller. Forskjellige småtrykk er verre å håndtere. Er de nødvendige bilag i en sak, bør de følge mappa. Men rent arkivteknisk er det en fullt akseptabel løsning å plassere dette i bibliotek og bare legge en lapp i saksmappa med henvisning.

Når det dreier seg om særtrykk av lover og forskrifter og annet referansestoff til saksområdene er det også mulig å la dette "hospitere" i saksarkivet i form av at det arkivlegges, men kasseres så snart det blir uaktuelt og ellers alltid overføres til ny arkivperiode. Arkivalia som skal kurantkasseres på den måten, bør legges i omslag som er lett gjenkjennelige, f.eks. med særskilt farge.

Vanskeligere er det når saksmappene fylles av NOU'er, Odelstingsproposisjoner o.l. Stengt tatt kan dette arkivbegrenses, da det alltid vil være mulig å få tak i et nytt eksemplar eller en kopi av et slikt fra Nasjonalbiblioteket, Stortingsarkivet eller andre. I avleveringer bør derfor slike dokumenter være uttatt, men under saksbehandlingen og i den nærmeste tiden etterpå, bør de følge mappa. Den beste løsningen vil nok også her være kurantkassasjon.

Egne trykk arkiveres

Problemene er større med egenproduserte bøker og trykksaker. I prinsippet skal det alltid arkivlegges ett eksemplar i saksmappen. Det gjelder trykte årsmeldinger, rapporter, komiteinnstillinger osv. Poenget er ikke om dokumentet er produsert med fjærpenn, laserprinter eller offset-trykk-maskin, men om det er et originaldokument og at dette er en del av en arkivverdig sak, f.eks. virksomhetens årsbudsjett. Og at selve jubileumsboka er et viktig dokument i saken "Utgivelse av en jubileumsbok", burde vel være innlysende.

Når det gjelder etatsaviser og andre regelmessige utgivelser, bør disse ikke legges i saksarkivet. Normalt er de heller ikke noe dokument i en "sak". Det er bedre å regne dem som egne arkivserier. Avlevering bør skje periodevis sammen med de andre seriene i arkivet, men for virksomhetens egen bruk vil det nok også være lurt å ha et komplett sett også i biblioteket. Da kan man blant annet unngå at det settet man avleverer er slitt, fettet eller mangelfullt på grunn av utro lånere.

Selvsagt er det ingen katastrofe om man skulle unnlate å arkivere dette, under forutsetning av at lovpålagte avleveringer er gjort til Nasjonalbiblioteket. Mangfoldiggjorte eller trykte dokumenter som er allment tilgjengelige, skal avleveres dit i syv eksemplarer, fire fra utgiver og tre fra trykkeriet. Trykker man på eget hustrykkeri e.l., sender man altså syv stykk av hvert trykk. Og byarkivets bibliotek setter også stor pris på å motta ett eksemplar av de bøker, tidsskrifter o.l. kommunens virksomheter utgir.

 

TOBIAS 1/96