![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Både i Sverige, Danmark og Norge har vi hatt første runde i diskusjonen omkring regjeringenes "IT-strategier". Arbeidet med rapportene har hatt høy prioritet; i Sverige har tidligere statsminister Carl Bildt ledet kommisjonen som har utarbeidet rapporten, i Norge har regjeringen annonsert at statsministeren skal overta ledelsen av det videre IT-strategiske arbeidet. Kommunenes Sentralforbund har også lagt fram sin strategi; denne har det vært mindre diskusjon om.
Av Bjørn Bering
Disse fire dokumentene er helt sentrale for oss som arbeider med saksbehandlingssystemer og arkivfunksjoner i offentlig forvaltning. Rapportene legger viktige premisser for den videre diskusjonen på fagfeltet, og de inneholder en rekke forslag til tiltak og arbeidsmål på arkivområdet, både i forvaltningsmessige og kulturpolitiske sammenhenger. Dette gjelder for alle regjeringsrapportene, men ikke for den kommunale rapporten som dessverre er mindre interessant.
Med teknologien for "økt livskvalitet"
Ved gjennomlesing av dokumentene registrerer vi raskt at det har vært en positiv utvikling i måten slike "IT-strategier" skrives på. For få år siden fikk vi rekker med offentlige IT-planer med et teknisk-økonomisk perspektiv og i et tilsvarende språk, og som i liten grad tok opp forvaltningsmessige og kulturpolitiske utfordringer. Leseren opplevde seg som en potensiell byggherre som finner ut at huskatalogene stort sett beskriver snekkerverktøyet. De tre nordiske regjeringene har nå fått skrevet ned tanker om IT som bør interessere flere enn teknologer og økonomer. Rapporter er konsentrert om hva teknologien kan og bør brukes til. De er alle grenseløst begeistret for mulighetene, men de problematiserer også i noen grad utviklingsoppgaver som følger av bl.a. hensynene til personvern, demokratisk kontroll og offentlighetsprinsippet, forsvarlig saksbehandling og arkivdokumentasjon. De går alle inn på teknologiens betydning for språk- og kulturpolitikk. Informasjonsteknologien forventes å gi viktige bidrag i arbeidet for overordnede politiske mål som "et rettferdig samfunn" og "økt livskvalitet". Slik sett kan IT-rapportene godt leses som små stykker politisk filosofi om veien til det gode samfunn. Redaksjonene har bl.a. på basis av antallet PC´er i befolkningene funnet opp at "vi" ligger i verdenstoppen; og alle formulerer eksplisitt målet om å bli fremste i verden når det gjelder bruk av informasjonsteknologi.
Rapportene er jevnt over skrevet slik at folk flest kan forstå hva som menes. Alle tre er dessuten relativt konkrete i sine forslag til satsingsområder, tiltak og utviklingsoppgaver. Det er verre fatt med den norske kommunale rapporten ("Byggesteiner ..."), her er det mye av generell organisasjonsteori. Kulturperspektivet mangler helt.
Forvaltning og kultur inn i det elektroniske nettverket
Den svenske kommisjonen var først med sine "Vingar...". Den poetiske ambisjonen som er nedfelt i tittelen, går igjennom hele rapporten. Det er ikke grenser for til hvilke høyder de nye "vingene" skal løfte svenskene og Sverige. På den positive siden ligger det en vilje til å drøfte IT-utviklingen i et samfunnsmessig og kulturelt perspektiv. Informasjonsteknologien gjør ikke bare gamle oppgaver raskere og på en ny måte, den er i ferd med å forandre våre liv, våre møter med andre mennesker og vår kultur - dette er selve hovedbudskapet i rapporten. Og denne utviklingen er ikke bare nødvendig og uunngåelig, den er ønskelig og positiv på alle måter. For eksempel blir uroen for at teknologien vil være med på å gjøre høy arbeidsløshet til et permanent trekk ved våre samfunn (slik f.eks. EUs IT-rapport drøfter med et kritisk blikk), avfeiet: "Det största hotet mot sysselsettingen är emellertid inte den nya tekniken utan den gamla". Som arkivar merker man seg at den svenske kommisjonen ønsker å påskynde utviklingen mot at all informasjonsutveksling, saksbehandling og arkivfunksjoner i det offentlige legges over på IT-baserte systemer. Kommisjonen er samtidig klar over at dette krever tilpasninger i lovverk, regelverk og systemer. Man merker seg også høye mål i Sverige i retning av å utnytte IT i bibliotekenes, arkivinstitusjonenes og museenes arbeid, bl.a. for å gi bedre tilgang til kulturverdier og kulturarv.
Den danske rapporten er den minst ordrike (42 sider), men den er presis i sine forslag til tiltak og den definerer greit en del av de avklaringer som er nødvendige ved innføring av IT-løsninger, bl.a. i forhold til lovverk som regulerer post- og saksbehandling, offentlighet, informasjonsbevaring og arkiv. Den beskriver de mulighetene teknologien gir i et relativt nøkternt språk, men er samtidig svært optimistisk i sin tempoplan. Dette gjelder f.eks. målet om elektronisk saksbehandling og elektronisk arkiv: "Rigsarkivet fastlægger nye bestemmelser, som muliggør elektronisk arkivdannelse, således at institusjoner, der måtte ønske det, kan opgive tradisjonelle papirarkiver og gå over til rent elektroniske arkiver senest pr. 1. januar 1996." Så har vel danskene fått de nødvendige standardene og løsningene på plass? Det har vi foreløpig ikke i Norge.
I et eget tiltakspunkt foreslår det danske ministerium at det blir etablert et "Kulturnett Danmark". "Nettet" skal informere om kulturaktivitet og kulturtilbud, og det skal samtidig gi tilgang til kulturverdier og kulturarv. Det er ingen liten ambisjon som er nedfelt i denne delen av planen. Forslagene i "Visionen ..." er spennende, ikke minst for arkivarer og bibliotekarer, men samtidig er det særlig på dette området at vi savner en diskusjon av "grensesnittet" mellom informasjonskanalene og kritisk tenkning ("Is there no message in this medium?")
Det norske statsekretærutvalget med sin "Bit for bit ..." utmerker seg med den minst ambisiøse tittelen, men dette er villeldende; det er ellers ingen mangel på forventninger og entusiasme i det norske kollegiet. I likhet med svensker og dansker ønsker de norske statssekretærene en særlig satsing på helsevesen og skolesektor. Her tenker en seg at gevinstene vil komme raskt. Forøvrig har rapporten preg av grundig gjennomlesing av de forutgående rapporter fra våre nordiske naboland.
Krav om arkivfaglig utvikling
Den store betydning statsekretærutvalgets rapport vil få for utviklingen av arkivfunksjoner og arkivarbeid, fremgår ved at vi siterer noen få av de mange mål som er formulert for IT-innsatsen:
* Politikk 3.3.6. (s.51)
"Elektronisk kommunikasjon og bruk av nett som infrastuktur for samhandling skal bli like akseptert, tillitvekkende og ha samme juridiske holdbarhet som tradisjonell papirbasert skriftlig kommunikasjon og dokumentasjon"
* Tiltak 3.6.3.b (s.65)
"Arkivverket bør intersivere sitt arbeid med elektronisk formidling og elektronisk arkivering av offisisielle saksdokumenter"
* Under tiltak 3.8.3b (s. 70)
"Forvaltningsnettet skal være et logisk elektronisk nett som omfatter hele offentlig sektor. Det skal legges til rette for felles anvendelser slik som elektronisk post, styringaskommunikasjon og rapportering mellom stat og kommunesektor og god informasjonsflyt som ledd i saksbehandling. Alle ansatte i offentlig forvaltning, både på statlig og kommunal side, skal kunne kommunisere med hverandre elektronisk gjennom et forvaltningsnett".
* Tiltak 3.6.3d (s.66)
"Det bør arbeides med å etablere et kulturnett som knytter bibliotek, arkiv og museer sammen, og som åpner for tilgang utenfra".
* Politikk 3.8.5. (s.71)
"Elektronisk saksbehandling skal være en normal del av saksbehandlingen i statlig forvaltning. Papir skal gradvis erstattes med elektroniske dokumenter".
* Tiltak 3.8.5. (forts. s. 71)
"For å tilrettelegge for elektronisk saksbehandling, må lov- og regeleverk for saksbehandling og innhenting av saksopplysninger revideres. Elektronisk saksbehandling krever felles prinsipper for bl.a. elektronisk arkivering og kommunikasjon. Denne tilpasningen må skje i samsvar med offentlighetsloven og journalføringsreglene. ...."
Som nevnt er det en rekke tilsvarende og likelydende formuleringer å finne både i den svenske og danske rapporten. Dette skulle være tilstrekkelig til å vise at arkivfaget vil endre seg grunnleggende dersom de nordiske regjeringene får det som de vil. Vi som arbeider med dokumentbehandling i kommunal sektor må snart komme i gang med å oppdatere instrukser og regelverk for bl.a. journalføring og arkiv, slik at dette blir relevant i forhold til bruk av elektronisk post og elektroniske arkivløsninger.
Selv om det vil vise seg at teknologien ikke fullt ut er den tryllestaven som de tre nordiske redaksjonene nå mener å ha funnet, så representerer rapportene viktige og interessante innspill i debatten, både informasjonsfaglig og kulturpolitisk. Kommentarer her knytter seg bare til noen få av de perspektiver og forslag som er nedfelt i rapportene, og som vi har festet oss ved som arkivarer. Så les rapportene selv (de finnes alle på internett, selvfølgelig).
* "Informasjonsteknologien - Vingar åt
människans förmåga", IT-kommisjonen,
den svenske Statens offentliga
utredninger (nr. 118, august 1994).
* "Fra vision til handling . Info-samfunnet
år 2000", redegørelse til det danske
Folketinget fra det danske forsknings-
ministeriet (mars 1995)
* "Den norske IT-veien. Bit for bit", rapport
fra det norske statsekretærutvalget for IT
(januar 1996)
* "Byggesteiner for kommunal IT-politikk.
Status og utfordringer for norske
kommuner og fylkeskommuner i infor-
masjonssamfunnet" (Kommunens
Sentralforbund, januar 1996)
TOBIAS 1/96