Arkivplan for bydelene

Byarkivet har tatt fatt på arbeidet med å lage en standard arkivplan for bydelsadministrasjonene. Bydel 9, Søndre Nordstrand, skal være "prøveklut".

Av Marie Lyngen

Arbeidet er organisert som et prosjekt med fire personer fra byarkivet og arkivleder Karin Gulbrandsen fra bydelen. Til nå har vi samlet inn en mengde detaljert informasjon og de forskjellige arkivseriene og om post- og arkivrutinene i bydelen. Ut fra dette skal vi så lage en standard arkivplan til bruk i alle Oslos 25 bydeler og en spesifikk plan for bydel 9.

Planen skal inneholde:
- Oversikt over lovverk og retningslinjer
- Beskrivelse av rutiner for postbehandling
- Klargjøring av ansvaret for dokumenthåndteringen fordelt på arkivpersonale, saksbehandlere og ledere
- Oversikt over de forskjellige arkivseriene med opplysninger om innhold, periodeinndeling, kassasjon og bevaring, hvordan serien er ordnet, hvor den rent fysisk befinner seg og tilvekst pr. år
- Bruk av arkivnøkkel

Planen kan legges inn på EDB som brukerinformasjon, og den kan inngå i et opplæringsprogram for nyansatte. Den forteller hvilke arkivserier som skal kasseres og når dette skal skje, og hvilke serier som skal bevares for alltid og avleveres til byarkivet.

For bydelene ligger fordelene i at rutinebeskrivelsene vil sikre en forsvarlig dokument- og saksbehandling. Dessuten kan de beregne plassbehovet til arkivene for fremtiden. Ved hjelp av planen vil bydelene dessuten få en mer ensartet struktur på arkivene, noe som er viktig med hensyn til opplæringen av nytt personale og ved gjenfinning i arkivene når de blir avlevert til byarkivet.

Det er meningen at denne arkivplanen skal suppleres med arkivplaner for alle arkivskapende virksomheter i bydelene, slik at hver bydel skal kunne ha en samlet arkivplan for hele bydelen. Dette vil bli et langt lerret å bleke, men med den positive responsen vi har fått fra alle impliserte i bydel 9, er vi i prosjektgruppa meget optimistiske når det gjelder dette arbeidet.


TOBIAS 1/93