Å velge på vegne av framtiden

Å verne om kulturarven anses som en grunnleggende samfunnsverdi. Demokratiet skal sikres og samtiden og ettertiden skal kunne kjenne sin fortid. Hvordan kan vi klare å velge ut og sikre evig liv for de dokumentene vi tror fremtidens mennesker kan komme til å etterspørre?

Av Anne Marit Noraker

Oslo kommunes virksomheter oppbevarer rundt femti tusen hyllemeter papir-arkiver og sannsynligvis millioner av fotografier. I tillegg kommer en eksplosiv økning i antall digitale dokumenter. Digitalfoto, e-poster, klientmapper, video-filmer, word-dokumenter, notater, fagsystemer, databaser, internettsider i endring, elektroniske kart, søknader og arkitekttegninger. Dokumentmengden øker for hvert år, og den kan ofte være uhåndterlig å finne frem i. I Oslo byarkiv oppbevarer vi nå 18 000 hyllemeter av Oslo kommunes arkiver, som vi mener skal bevares for evigheten.

Vår nære fortid i fare

Informasjonen som omgir oss er atskillig mer forgjengelig i dag enn for få år tilbake. Teknologien medvirker til at dokumenter og hele databaser kan forsvinne for oss. Det har derfor aldri vært mer nødvendig å ta aktivt stilling til hva vi ønsker å bevare av informasjon. «Så lite som mulig – dog så mye som nødvendig», er holdningen metodisk bevisste historikere har til kildespørsmålet», skrev Helge Pharo i sin Aftenpostenkronikk «Vår nære fortid i fare» i 2000.

Før vår digitale tidsalder var dette strengt tatt ikke like nøye. Da kunne mangel på aktiv handling faktisk resultere i bevaring. Mange av våre mest verdifulle arkiver er blitt bevart ved en tilfeldighet, fordi de ble gjenglemt på et loft eller i en kjeller og kanskje var de eneste i sitt slag som unngikk kassasjon. I dag er det motsatt. Om man ikke gjør noe aktivt for å bevare digitale dokumenter, blir de borte. Dette er ikke minst viktig i forbindelse med omorganiseringer, konkurranseutsetting og skifte av forvaltningstilknytning.

Det er litt av et paradoks: Mens mulighetene til å utveksle, bearbeide og lagre informasjon er større enn noen gang, representerer samtidig teknologien en trussel mot bevaringen av vår kollektive hukommelse.

Som følge av at et elektronisk format er gått ut av bruk, kan hele arkiv bli utilgjengelige. Det kan lamme både den offentlige forvaltning og det private næringslivet. Enkeltmennesker fratas retten til innsyn i dokumenter som vedrører dem selv. Og muligheten til å drive kritisk journalistikk og forskning blir borte.

«De nye og krevende utfordringer som vi møter i arbeidet med å sikre deler av samfunnets hukommelse, må vi betrakte som en del av følgekostnadene ved bruk av IT-baserte systemer i saksbehandling og administrasjon», skrev Ellen Horn i sin tid som kulturminister. Og hun fortsatte slik: «Tas ikke dette på alvor, vil mange av sporene etter forvaltningens virksomhet forsvinne. Det betyr at den ikke kan stilles til ansvar for sine handlinger overfor borgerne. I tillegg mister vi mye av kildegrunnlaget for fremtidig forskning.» (Fra pressemeldingen «Bevaring av elektroniske arkiver», 29. november 2000)

Rydde, kaste, glemme, skjule

At dokumenter forsvinner er imidlertid ikke noe nytt. Slendrian, ulykker eller bevisst aktiv handling har tatt livet av mangt et dokument gjennom tidene, både i Norge og overalt ellers i verden.

I noen tilfeller har brann, oversvømmelser, tyveri eller dårlige utlånsrutiner vært foranledningen til arkivtapet. I andre tilfeller er det enkeltmennesker eller myndigheter som av forskjellige grunner bevisst har gått inn for å slette spor.

Kassasjonene har nok ofte vært motivert av plasshensyn, lagringskostnader og behovet for lettere å finne igjen «de viktige» dokumentene mellom alt skrotet. Målet har gjerne vært å bare ta vare på det materialet som folk i nær eller fjern fremtid kan kunne komme til å etterspørre. Det man i samtiden har regnet med at ingen noen sinne vil spørre etter, har havnet på søppelfyllinga i stedet for i arkivene. På 1800-tallet ble mange årganger av kommunale folketellinger kassert. I tillegg ble store mengder av materiale fra landets skoler og fattigvesen vurdert som ikke-bevaringsverdig.

Det er ellers ikke mange tiårene siden saksbehandlerne i offentlige virksomheter selv hadde ansvaret for å gå gjennom nyere arkivmapper for å avgjøre hva som skulle arkivbegrenses og kasseres. Denne praksisen medførte at kassasjonsprosenten i ulike offentlige institusjoner ble høyst variabel.

Et annet ofte anvendt motiv, er ønsket om å glemme eller skjule opplysninger. Under kulturrevolusjonen i Kina var myndighetenes iver etter å slette hele den kinesiske kulturarven nettopp begrunnet i ønsket om å begynne på nytt – ved å fjerne sporene etter alt som hadde vært. Også i norsk sammenheng finnes mange eksempler på at noens behov for å fjerne spor etter historien har ledet til kassasjon av arkiver, riktignok i en litt annen målestokk enn i Kina. For noen tiår siden ble det systematisk foretatt uhjemlede kassasjoner i forsvarsarkivene, rett før klausuleringstiden løp ut. Vannverksjefen på Romerike, som mistenktes for omfattende korrupsjon, har i følge media også latt store mengder dokumenter forsvinne.

Kassasjon som følge av hensynet til enkeltpersoner eller hele samfunnsgruppers ettermæle, har også sendt mang en klientmappe i makuleringsmaskinen. Gjennom kassasjon har man søkt å bevare folks ære. Datatilsynet har ofte talt varmt om at kassasjon er «den beste måten å hindre at folks ettermæle forkludres». Det finnes mange eksempler i norsk sammenheng hvor dette argumentet er lagt til grunn for kassasjon. Selv ut på 1980-tallet ble det for eksempel foretatt omfattende kassasjon av klientmapper fra barnevernet og fra den pedagogisk-psykologiske tjenesten i norske kommuner.

Jubel og gremmelse

Det finnes kanskje noen som jubler, men det finnes først og fremst dem som gremmer seg over kassasjonene som er blitt gjort, både blant forskere, journalister, offentlig forvaltning, rettsapparat og enkeltpersoner. I Oslo kommune har vi opplevd få skandaler som vedrører personsensitivt materiale som er bevart. Det finnes derimot mange enkelt-personer som opplever det som en skandale at materiale er blitt slettet.

Tankene om hva som er å regne som verdifullt og interessant materiale, endrer seg over tid og er vanskelig å forutsi. Intensjonene bak kassasjonene har nok alltid vært gode, i det minste for noen, men konsekvensene har ofte vært problematiske.

Ofte har det forsvunnet opplysninger som ikke finnes dokumentert andre steder. Slik er mange enkeltpersoner som er fratatt muligheten til innsyn i hendelser fra sin egen barndom, som for eksempel overgrep. Om pasientjournaler kasseres, mister den registerte eller dennes etterkommere anledning til å avdekke eventuell feilbehandling eller mulige arvelige sykdommer. Det finnes også mange eksempler på etterkommere som opplever det som avgjørende for egen selvforståelse og identitet å få innsyn i dokumentasjon som for eksempel gjelder fortiden til «de reisende» (taterne). Hadde ikke arkivene vært bevart, hadde de ikke hatt denne muligheten. Datatilsynet har gitt uttrykk for at kassasjon beskytter enkeltindividet. I arkivsektoren mener vi derimot at det er gjennom forsvarlig og sikker bevaring at enkeltindividet beskyttes, og vi er prinsipielt skeptiske til kassasjon av rettighetsdokumentasjon knyttet til enkeltmennesker. Det fratar mennesker retten til å prøve sin sak overfor ansvarlige myndigheter.

Så hvordan kan vi lære av historien og de uvettige kassasjonene som har funnet sted? Hva skal til for at vi ikke gjør de samme utvalgsfeilene på nytt?

I dag taler mange varmt for å bevare langt flere arkivverdige dokumenter i det offentlige, både for å være på den sikre siden og fordi det også koster å kassere. Å unnlate å kassere overhodet vil imidlertid lett føre til at vi mister all oversikt. - Noe som i neste omgang lett leder til hastverksoppryddinger, fordi behovet for å øke tilgjengeligheten til materialet blir prekært.

Kostnadene løper gjerne på enten vi bevarer eller kasserer arkiver. Bevaring av papirarkiver medfører høye husleier, mens kassasjon av de samme arkivene ofte innebærer store oppryddingsarbeider med gjennomgang av enkeltsaker. Bevaring av elektroniske arkiver er heller ingen billig affære, for behovet for spesialkompetanse og særskilt utstyr og lokaler er stort. Samtidig koster størrelsen på selve lagringsplassen lite i elektroniske arkiver. Skal man bevare noe fra databaser eller journalsystemer, er det gjerne billigere å ta vare på alt enn å slette uttrekk av informasjonen.

Dagens bevaringspraksis

Ett av hovedprinsippene bak dagens offentlige bevaringspolitikk, er at det er innholdet som avgjør om noe er bevaringsverdig, og ikke dokumentets form.

Ett annet prinsipp er å sikre at det blir bevart noe om alt og alt om noe – og noe om alle og alt om noen. Et større utvalg klientmapper etter sosialklienter unngår derfor makuleringsmaskinene, på tross av at hovedregelen er at dette materialet kasseres ti år etter at mappen ble avsluttet.

Offentlige virksomheter har plikt til å føre arkiv over alle dokumenter, uansett format, som er en del av saksbehandlingen og som har verdi som dokumentasjon. Og ingen dokumenter kan kasseres uten at man kan vise til hjemmel i lovverket eller til Riksarkivarens samtykke. Arkivforskriften åpner faktisk for straffeforfølging av enkeltmedarbeidere som medvirker til uhjemlet kassasjon. Ethvert offentlig organ eller virksomhet skal føre protokoll over alt som kasseres, med hjemmelsgrunnlag og signatur.

Om kommunen ikke er i stand til å dokumentere hva slags tilbud du fikk i grunnskolen, kan du i mange tilfeller derfor vinne frem i rettsapparatet, mens kommunen kan bli dømt til å betale billighetserstatning.

Offentlige virksomheter i Norge har i dag en høy bevaringsprosent, sett i forhold til land vi liker å sammenligne oss med. Nyere lov- og regelverk innen arkiv og arkivbevaring, sammen med økt fokus på uhjemlede kassasjoner, har medvirket til at offentlige myndigheter i mindre grad enn før ulovlig kasserer arkivmateriale. Sannsynligvis har uhjemlede kassasjoner også forekommet i den senere tid, men det er heldigvis langt mellom hver gang vi hører slike historier i dag.

Norske offentlige virksomheter er altså underlagt strenge krav til bevaring og kassasjon i arkivene. Men hva med arki-ver som ikke er skapt av det offentlige? Med noen få unntak stilles det få krav til bevaring av arkiver skapt av privatpersoner og private bedrifter. Har du vært på et privat sykehus, et privat legekontor eller en privatskole, kan du dermed ikke forvente at de oppbevarer dokumentasjon om deg mer enn ti år. Men hva med de privatiserte sykehjemmene?

I den senere tid er det blitt gjennomført en rekke omorganiseringsprosesser i kommunen. Virksomheter slås sammen, selges, legges ned, gjøres om til foretak eller aksjeselskap eller ansvarsområdene fordeles til ulike virksomheter. I kontraktene mellom anbudsgiver og anbudstager, kan kommunen legge føringer for arkiv- og bevaringsrutiner også etter skifter i forvaltningstilknytningen. Hvis det offentlige sitter med ansvaret for at en oppgave blir løst, må brukerne av tjenestene kunne regne med at arkiv- og bevaringsrutinene er forutsigbare, uavhengig av hvem som utfører driftsoppgavene.

Hva med de digitale dokumentene?

Vi er i ferd med å forlate papiret som lagringsmedium. Hvordan kan vi klare å sikre at vi finner de rette dokumentene når vi trenger dem, i dag, i morgen og i all fremtid?

De teknologiske skiftene skjer raskt, og elektronisk arkivmateriale kan automatisk bli kassert dersom man ikke gjør noe aktivt for å bevare det. Allerede når system designes bør det legges opp til rutiner som gjør det mulig å konvertere uttrekk av systemet til et godkjent arkivformat.

Det er også viktig å bevare dokumentasjonen av det opprinnelige systemet og av dataene slik at informasjonen blir tilgjengelig for oss i fremtiden. Hvis ikke, blir det som å bygge opp igjen sammenraste hus uten å ha tatt vare på arkitekttegningene.

I Norge er vi heldige som har en god felles standard for hvordan dataleverandørene skal bygge opp arkivsystemer (NOARK). Offentlige virksomheter kan kun innføre journalføringssystemer som bygger på denne. For å kunne regne den elektroniske versjonen av et brev som originaldokumentet, må kommunens virksomheter få tillatelse fra Byarkivet. For å kunne gå over til elektronisk arkivering som erstatning for papirarkiver er det en rekke krav som må tilfredsstilles. Foreløpig er det bare Byrådslederens avdeling som har fått slik tillatelse, men flere virksomheter kommer snart etter.

Kommunens virksomheter deponerer sine elektroniske journaler og uttrekk fra utvalgte fagsystemer/databaser til Byarkivet. Det er viktig at dette skjer ofte, for dette tvinger virksomhetene til hyppig å gjøre noe aktivt med basene for å sikre bevaring for fremtiden. Dataene som skal bevares legges på et godkjent lagringsmedium for langtidslagring. For tiden er dette CD-R plater. Disse konverteres til nye formater og medier ved jevne mellomrom i Byarkivet, for å sikre at dataene også kan leses i fremtiden.

Når det gjelder bevaring av dokumenter som ikke fanges opp av NOARK-systemene, står utfordringene i kø. Byarkivet jobber kontinuerlig med å forbedre rutinene som skal sikre langtidslagring og tilgjengelighet også til informasjon i fagsystemer, elektroniske kart og foto, og vi er aktive i et landsdekkende samarbeidsprosjekt for IKT-arkivarer, i regi av Landslaget for lokal og privatarkiver.

Skjevheter og sorte hull

Norske statlige og kommunale arkivinstitusjoner har ansvar for å ta hånd om bevaringsverdig dokumentasjon fra både offentlige og private virksomheter. Arkivinstitusjonene har imidlertid først og fremst prioritert de offentlige arkivene, og samarbeidet mellom de private arkivskaperne og arkivinstitusjonene har dermed oftest vært beskjedent. Dette skyldes både mangel på ressurser, kunnskap og bevissthet.

Den bevarte dokumentasjonen i arkivene kommer i hovedsak fra offentlige virksomheter, og gir derfor på mange måter et ufullstendig og skjevt bilde av samfunnet vi lever i. Særlig vil arkiver etter bedrifter, organisasjoner og viktige enkeltpersoner være nødvendige om vi skal kunne vise til en helhetlig dokumentasjon av samfunnet vi lever og levde i.

Arkivmaterialet som norske arkivinstitusjoner forvalter representerer dessuten først og fremst ulike sider ved det norske majoritetssamfunnet. Minoritetene er derimot dårlig representert, ikke minst gjelder det nasjonale minoriteter som samer, kvener, skogfinner, sigøynere, romanifolket (tatere/reisende), jøder og innvandrergrupper. Det samme gjelder nyere minoriteter. I mange tilfeller skyldes fraværet at arkivene aldri når arkivinstitusjonene, i andre tilfeller finnes ingen arkiver eller nedskrevet informasjon om de ulike gruppene.

Det er ofte tilfeldigheter og situasjonsbestemte redningsaksjoner som har bidratt til at materiale er blitt tatt vare på. Og det er ikke bare arkivinstitusjonene, men også ulike museer og foreninger som har tatt hånd om både tegningsarkiver, fotosamlinger og tradisjonelle papirarkiver etter bedrifter, organisasjoner eller enkeltpersoner.

Tradisjonelt har museene bevart gjenstander, bibliotekene publikasjoner og arkivene dokumenter. Og tradisjonelt har dokumentene bestått av informasjon på papir. I dag er enkelte av skillene mellom arkiv, bibliotek og museer i ferd med å bli visket ut. Institusjonene har stadig flere beslektede utfordringer med hensyn til bevaring, utvelging, formidling, digitalisering, gjenfinning og ordning, og skillene mellom hva som er materiell og immateriell kulturarv er mindre tydelige. Dokumenter er ikke lenger ensbetydende med papir, men kan også være lagret som elektroniske filer, lydspor, foto og film. I Kulturmeldingen vektlegges behovet for å sikre en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon gjennom økt vern av privatarkiver.

Gå inn i din tid!

Arkivinstitusjonene mottar vanligvis arkivdokumentene først 25 år etter at de ble skapt. Årsaken er at arkivene som regel oppstår for å fungere som internt minne og informasjonskilde for en arkivskaper. Med alderen blir den interne dokumentasjonsverdien redusert for arkivskaperen, samtidig som den allmenne dokumentasjonsverdien oftest øker.

I museumssektoren har man de siste årene også fokusert på å samle inn og bevare dokumentasjon fra samtiden. På Maihaugen finnes et eget senter for samtidsdokumentasjon. Norsk Folkemuseum og Internasjonalt Kultursenter og Museum (IKM) har de siste årene samarbeidet om dokumentasjonsprosjektet «Norsk i går, i dag, i morgen?» Dette har omfattet tre år med intervjuer og innsamling av bilder, gjenstander og filmopptak, og materialet er lagt ut på egne nettsider.

Byarkivet startet i 2004 opp prosjektet Oslos multikulturelle arkiver. Målet med prosjektet er å sikre en flerkulturell innsamling og formidling ved at et visst antall arkiver fra sentrale innvandrergrupper i Oslo bevares og gjøres tilgjengelig. Mangfoldet av stemmer som utgjør byens hukommelse vil dermed bli rikere.

Også i dagens norske arkivinstitusjoner er man stadig mer opptatt av at samtiden må få en plass i dokumentasjons- og formidlingsarbeidet. Slik kan vi i større grad engasjere både nålevende og fremtidens mennesker. Men hva innebærer egentlig dette?

Bør arkivinstitusjonene gjøre en innsats for å bevare deler av kulturarven som ikke finnes i dagens eksisterende arkiver? Bør vi for eksempel ta mål av oss til å få filmet eller skrevet ned muntlige fortellinger og erindringer i folks hoder? Bør vi initiere at dagens Oslo blir dokumentert med foto og film, slik Oslo kinematografer i sin tid gjorde med sine oslofilmer?

Å velge for fremtiden

Hva som er verdifullt i kulturarv-sammenheng vil sjelden være statisk, for en må regne med at det skjer endringer og utvikling i synet på hva kulturarven bør omfatte. Vi kunne lese i fjorårets stortingsinnstilling om Vern av den immaterielle kulturarven: «All historieforteljing startar med ei utveljing, og dei premissane som styrer utveljingsprosessane er dermed viktige. Innanfor dei ulike institusjonstypane og fagtradisjonane finst ulike former av utvalskriterium. Å velja ut inneber òg å velja bort; ein avgjer kva røyster som skal få sleppa til, og kva røyster som må finna seg i å verta tagale i den historiske songen.»

Skal vi klare å sikre evig liv for nettopp det materialet fremtidens mennesker etterspør, må vi etterstrebe å gi et mest mulig dekkende og balansert bilde av norsk samfunnsliv gjennom tidene.

Originaldokumentene hjelper oss å komme nærmere i kontakt med fortiden. Og originaldokumentene fra vår tid gjør det mulig for våre etterkommere å komme i kontakt med oss, til å forstå oss og til å lære av våre feil. Vi får bare håpe at fremtidens generasjoner kommer til å juble mer enn de vil gremme seg over våre valg.

Den konstante ryddesjauen

Hjemme hamler vi opp med informasjonsflommen på forskjellig vis. Noen kaster unna nesten alt mulig hele tiden, andre har samlemani og kaster nesten ingenting. Noen rydder først og fremst i forbindelse med flytting, og da skjer alt fort. Noen lever med et fullstendig kaos med mengder av unyttige papirer og skrot som gjør det vanskelig å finne igjen viktig materiale. Andre har nitidige og velfunderte systemer. Noen har backup- og konverteringsrutiner for sin private pc, andre ikke. De fleste befinner seg kanskje et sted midt i mellom.

For hvor mange har ikke opplevd å miste e-poster, tekstdokumenter, foto og film fordi teknologien har løpt i fra oss før vi fikk konvertert til et mer moderne format? Hvor mange har ikke oppsmuldrede ruller med åttemillimeter smalfilm og falmede fargefotografier fra 1970-tallet i skuffer og skap, uten riktig å vite hva man skal gjøre for å bevare minnene? Hvor mange har fortsatt med å lage fotoalbum etter at digitalkameraet kom i hus? Og hvor mange bryr seg egentlig om å spare på den gamle e-posten? Eller å ha hyller, boder og loft fulle av permer, esker og hauger med papirer som man likevel aldri ser på?

Vi lever i et samfunn hvor mengden av både informasjon og av gjenstander er enorm. Det tar kortere og kortere tid før ting havner i søpla, og det kan kjennes riktig så befriende både å frigjøre plass og tilknyting til materielle gjenstander. Vi kaster som aldri før, og på mange måter er det kanskje bra. For serverne fyller seg opp av mer eller mindre bevaringsverdig informasjon og berget av dokumenter og informasjon vokser snart til himmels. Spørreundersøkelser og statistikker viser at vi i stedet blir stadig mer opptatt av opplevelser. Det gir mer mening, mer glede, mer tilstedeværelse.

Å fotografere, skrive, samle, rydde, ordne og bevare kan kanskje kjennes som en last og tidssluk i en travel hverdag. Samtidig hjelper det deg å huske, lære og forstå livet. Og det gir mulighet for dine etterkommere til å komme i kontakt med deg...

Kilder og litteratur

Arkivloven (1992) og Arkivforskriften (1998)

ABM-meldingen: St.meld. nr. 22 (1999-2000). Kjelder til kunnskap og oppleving

Kulturmeldingen: St.meld. nr. 48 (2002-2003). Kulturpolitikk fram mot 2014

Innst.S.nr.29 (2006-2007). Ratifikasjon av UNESCOs konvensjon av 17. oktober 2003 om vern av den immaterielle kulturarven

Arbeid med bevaring og kassasjon, Riksarkivet 2006

Ivar Fonnes: Arkivhåndboken, Oslo 2000

Helge Pharo «Vår nære fortid i fare» Aftenposten, 2000

Anne Marit Noraker «Om retten til å bli glemt», Tobias nr 4/97

Dokumentasjonaprosjekt av det flerkulturelle Norge «Norsk i går. I dag. I morgen?» http://www.nyenordmenn.no/eArkivsamarbeidets nettside: elarkiv.nxc.no

TOBIAS 1/2007