[Oslo kommune, Byarkivet]

Information overload?

Å skape og bevare arkiver koster samfunnet store summer. Mange spøker med at kloden i det lange løp vil bli et eneste stort papirdepot, og også elektroniske arkiver er ressurskrevende å bevare. Trenger vi egentlig arkiver? Kan vi ikke i stedet basere oss på bøker og på Internett?

Av Morten Brøten

Samfunnet flyter over av informasjon og Internett danner nærmest en ubegrenset kilde til kunnskap. Denne utviklingen er for det meste positiv, men informasjonssamfunnet har også en skyggeside. I boka «Future Shock» av Alvin Toffler (1970) ble begrepet «Information overload» eller «informasjonsoverbelastning» benyttet for første gang. Begrepet refererer til en tilstand hvor man har for mye informasjon tilgjengelig når en beslutning skal tas. New Scientist Magazine refererte sågar i 2005 til forskning som viste at for mye informasjon reduserte en arbeidstakers IQ mer enn bruk av marihuana!

Det bor en arkivar i oss alle

Informasjonsflommen har ikke bare nådd arbeidsplassene, men også de tusen hjem. I den private sfære er vi alle arkivarer, noen i større grad enn andre kanskje, men alle kjenner seg igjen i hverdagssysler som for eksempel arkivering av betalte regninger, fødselsattest, vitnemål og kontrakter, systematisering og lagring av private foto, arkivering av viktig e-post etc. Det er flere årsaker til at vi tar vare på disse tingene. Én grunn kan være at vi trenger bevis for at vi har kjøpt eller solgt noe, eller at vi ønsker at våre etterkommere skal ha tilgang til et fotoalbum. Noe tar vi vare på med evigheten som perspektiv, andre ting kaster vi etter hvert som informasjonen blir uaktuell eller mister sin verdi. Den nyeste informasjonen beholder vi kanskje i hylla, den eldste setter vi bort på loftet.

Til kilden!

Et arkiv består av dokumenter som mottas eller produseres som ledd i en virksomhet, virksomheten kan være privat eller offentlig. Dokumentene kjenne-tegnes, og skiller seg fra andre kilder, ved at de er skriftlige førstehåndskilder. Arkivdokumenter gir oss vanligvis innsyn i hva fortelleren så eller hørte med sine egne øyne og ører.

Hva om vi kun bevarte litteratur, artikler og internettsider? Slike tekster vil i så fall være preget av samtidens tolkninger, tabuer, tenkesett og motiver. Enhver skribent utelater og legger til. Vi ser det gang på gang: Når vi går til originalkildene som litteratur, artikler og internettsider bygger på, dukker nye nyanser av historien opp. I en tid hvor informasjon nærmest fungerer som et dominospill, ved at den ene publikasjonen baserer seg på tekst fra den andre, den andre på den tredje, kan man til slutt begynne å lure på hva som var den opprinnelige teksten og hva som er fakta. Da bør man søke til primærkildene og til arkivene.

Det unike ved arkivdokumenter er nettopp at de er unike. Et dokument i original-form finnes vanligvis bare ett sted, hos én arkivskaper, i motsetning til for eksempel en bok som finnes i mange eksemplarer. Alle som har hatt mulig-heten til det, vet at det å holde i hånden og tyde et flere hundre år gammelt originalt håndskrevet dokument – som det kun finnes ett eksemplar av – gir en spesiell og nesten ydmyk følelse av å komme i nærkontakt med historien.

Det er en lang tradisjon for å holde arkiver i Norge. Allerede på 1100-tallet foregikk det systematisk arkivdanning hos makthaverne. I dag er alle offentlige organer, som til sammen sysselsetter rundt tretti prosent av arbeidsstokken i Norge, pålagt å holde arkiver i henhold til arkivloven av 1992. Lovens uttalte formål er å sikre for ettertida arkiver med tilstrekkelig kulturell eller forsknings-messig verdi, og arkiver som inneholder rettslig eller viktig forvaltnings-messig dokumentasjon. Aldri tidligere har vi skapt så store dokumentmengder, og aldri har kravene til arkivdanning og bevaring vært strengere og mer detaljerte enn de er i dag.

Behovet for rettslig dokumentasjon

«Quod non est in actis, non est in mundo» het det i henhold til gammel romersk lov: «Det som ikke finnes i arkivet, eksisterer ikke». Det er vel kanskje å dra det vel langt i dag, men utsagnet har fortsatt en kjerne av sannhet i seg. Faktisk finner vi i dag et lignende prinsipp i USA i de såkalte «SOX»-reglene. SOX har kommet i kjølvannet av blant annet Enron-skandalen og stiller strenge krav til hvordan en virksomhet skal dokumentere at pålagte regler og lover er blitt fulgt. Her er grunnregelen at «det som ikke er dokumentert, er ikke gjort».

For offentlige virksomheter fungerer arkivet som en uvurderlig informasjon- og kunnskapsbank i den daglige saksbehandlingen. Arkivdokumenter brukes for å dokumentere hva som er gjort i forhold til andre virksomheter og personer: Hva sa vi egentlig i den saken? I en rettstvist kan arkivene være helt avgjørende som bevismateriale. Dette er det vi kaller arkivenes primær-funksjon, den opprinnelige grunnen til at vi danner arkiv.

Gode arkiv- og dokumentbehandlingsrutiner bidrar til en effektiv og god saksbehandling. For en del offentlige organer kan arkivet dessuten inneholde informasjon som gir fortrinn i forhold til konkurrerende virksomheter. For eksempel har NRK et fortrinn fordi de har produsert programmer lenge. I våre dager, hvor det offentlige må konkurrere med private aktører, kan dette være nyttig å merke seg.

Arkiv danner en av hjørnesteinene i et velfungerende demokrati. For at de som blir styrt skal kunne drive kontroll med dem som styrer, må beslutninger og prosesser være dokumentert. Dernest må selvsagt selve dokumentasjonen være tilgjengelig for innsyn. Uten denne dokumentasjonen og tilgangen til den for folk flest, vil maktmisbruk, korrupsjon, feilbehandling og overgrep bli vanskeligere å avsløre og dermed oftere også kunne forekomme. Det handler om mitt og ditt rettsvern: Fikk jeg den skolegangen jeg hadde krav på? Fikk jeg riktig behandling ved sykehuset jeg var innlagt?

I Oslo og i Bergen har saken med mishandlingen av barn på barnehjem på femtitallet og fremover, vist behovet for å finne tilbake til skriftlig dokumentasjon. De skadelidende har fått økonomisk oppreisning fra begge kommuner. Saken avslørte samtidig mangelfulle arkiv-rutiner både i Oslo og i Bergen i denne perioden, i hvert fall i forhold til våre dagers standard. Dårlige arkivrutiner har gjort det vanskelig å finne frem til relevant dokumentasjon i ettertid.

Innsyn og offentlighet

En stor del av Oslo byarkivs brukere leter nettopp etter såkalt rettighets-dokumentasjon. Folk ønsker å få vite hva som er skjedd med dem i oppveksten, og er i økende grad oppmerksomme på sine rettigheter og de erstatningsmuligheter som finnes. Dette gjelder spesielt i forhold til barnevern, opplæring på skole og i PP-tjenesten. Byarkivet bistår også kommunens ansatte og tidligere ansatte med å finne dokumentasjon på tjenesteansiennitet, for å sikre at de får den pensjonen de har krav på. Totalt har forespørsler til Byarkivet om innsyn økt med hele 73 % bare siden 2002.

Norge fikk sin offentlighetslov i 1970. Lovens hovedprinsipp er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige med mindre det finnes unntak i lov eller i medhold av lov. I praksis betyr dette at hvem som helst kan be om å få se en sak. En ny offentlighetslov ble vedtatt i fjor, og vil trolig trå i kraft i 2008. Hensikten med den nye loven er blant annet å gjøre forvaltningen åpnere enn den er i dag.

Postjournalen er sentral i forhold til publikums mulighet til å identifisere og gjøre seg kjent med offentlige dokumenter. De fleste offentlige organer – også Oslo kommunes virksomheter – har i dag journalene sine liggende ute på Internett. Dette gjør tilgangen til offentlige dokumenter langt bedre for folk flest, uansett hvor man måtte befinne seg i verden. På Oslo kommunes nettsider kan man, i tillegg til å lese postjournalene, også be om innsyn og få  offentlige saksdokumenter oversendt per e-post.

Arkiv og diktaturer

Tenk deg et Norge hvor forvaltningen ikke skaper dokumentasjon eller hvor den systematisk blir tilintetgjort og kassert for å fjerne spor, hvor ingen kan kikke byråkrater og politikere etter i kortene, hvor alle avgjørelser blir holdt hemmelig for befolkningen. Dette er velkjente karakteristikker på dikta-turer og er dessverre fortsatt en realitet i mange land.

Et klassisk eksempel er den belgiske kong Leopold II’s terrorvelde i Kongo på slutten av 1800-tallet og begynnelsen av 1900-tallet. Millioner av svarte ble solgt som slaver, torturert og drept. I 1908 måtte Leopold overgi sitt personlige styre og uttalte samtidig at «jeg vil gi dem mitt Kongo, men de har ingen rett til å vite hva jeg gjorde der». Leopold ga derfor direkte ordre om at statsarkivene i Kongo skulle settes fyr på og destrueres. I åtte dager varte brenningen. Andre arkiver ble også ødelagt. Heldigvis ble materialet etter den såkalte granskningskommisjonen av 1906 bevart. Forskere fikk imidlertid ikke tilgang til dette materialet før på midten av 1980-tallet, etter mange års kamp mot den belgiske stat. I arkivene etter granskningskommisjonen, kunne man finne spor etter grufulle handlinger og systematiske overgrep mot befolkningen i Kongo, som kanskje ellers aldri ville ha blitt kjent for verden. 

Kulturarv, forskning og identitet

Vi mennesker trenger å plassere oss selv i en større sammenheng, føle at vi er en del av en slags kontinuitet. I en verden som er flyktig og i stadig endring, trenger vi derfor et «lim» i tilværelsen. Historie,  og dermed arkiv, er et slikt lim. Arkivene kan fungere som samfunnets minne og hukommelse, som et anker i fortida. Dette gjelder både den hyggelige og oppbyggende delen av historien og den mørke og destruktive – som i Kongo eller i Nazi-Tyskland. Arkivene kan hjelpe oss å huske, og kanskje bidra til å hindre at slike grufullheter skjer igjen.

Mange arkiver bevares med evig-heten som perspektiv. Dette fordi mater-ialet har en verdi utover å være dokumentasjon for arkivskaper: Det kan fortelle om arkivskapers funksjon og virke, eller noe om samfunnet og personer forøvrig. Dette er arkivenes sekundær-funksjon. Mange har for eksempel stort personlig utbytte av å drive slektsgransking og finne tilbake til forfedrene sine. Interessen for slektsgranskning er økende, spesielt blant de yngre. Sosialantropolog Anne Kathrine Larsen sier at både vi selv, ideene og var-ene vi kjøper, «reiser» over hele verden. Jo likere vi blir, jo sterkere blir ønsket om en nær og unik identitet. Bruken av PC og Internett har bidratt til å gjøre det enklere å grave frem til røttene våre og å finne denne identiteten.

Andre bruker arkivene til å drive all slags type forskning, spesielt innen samfunnsfag og humaniora. Uten arkiver ville historikerne hatt et mye fattigere kildegrunnlag.

Arkivenes høye beskytter

I sitt forsøk på å beskytte verdifullt materiale blir arkivaren i Elizabeth Kostovas bok «Historikeren» bitt tre ganger av en gjest med onde hensikter som viser seg å være en ekte vampyr. Det er vel sjelden arkivarer har så strabasiøse dager på jobben som den stakkars arkiv-aren i Istanbul, men det belyser et viktig poeng: Arkivaren skal være en oppofrende påpasser av informasjon, uhildet, objektiv og upolitisk. I arkivmiljøet diskuteres det riktignok om det er mulig å være «upolitisk», man blir jo farget av det miljøet og den tiden man lever i. Dessuten: Bør man i alle tilfeller være upolitisk? Burde ikke en arkivar under apartheid-regimet i Sør-Afrika ha tatt et politisk valg, mot den sittende regjeringen og for demokrati?

Den kjente arkivteoretikeren Theo-dor Schellenberg skrev i sin bok fra 1956 at «archivists are the guardians of the truth, or, at least, of the evidence on the basis of which truth can be established». Det må sies å være en viktig samfunnsmessig oppgave, og et faktum som burde føre til ikke så rent lite yrkesstolthet!

Information overload?

Trenger vi arkiver? Og: Trenger vi arkiver like mye nå som før PC-ens og Internettets tid?

Arkiv utgjør en av hjørnesteinene i et åpent, rettferdig og demokratisk samfunn. I våre dager med gjentatte avsløringer om korrupsjon og maktmisbruk i det offentlige, er dette kanskje blitt enda tydeligere for oss.

Som kildemateriale er arkiv en viktig del av vår felles kulturarv. Overgangen til elektroniske medier har skapt en del utfordringer i forhold til bevaring som må tas på alvor, men har samtidig åpnet en del dører i forhold til effektiv gjenfinning og publisering. Stadig flere velger å formidle arkiver over Internett og når dermed stadig nye brukergrupper. Byar-kivet opplever økt interesse for arkiver og tjenester som ligger tilgjengelig på Internett, eksempelvis fotodatabasene og oslofilmene. Fokuset på digitalisering og formidling på nett vil fortsette og vil etter hvert også omfatte folketellinger.

Behovet for å gå til primærkilden er vel så stort nå som tidligere. Internett og en stadig større informasjonsflom krever at vi har en stor grad av kildekritikk og at vi søker primærkildene der vi har mulighet til det. Paradoksalt nok kan man nå finne primærkilden – i hvert fall i digitalisert form, ja nettopp, hvor ellers enn på Internett!

Kilder og litteratur

St.meld. nr. 22 (1999-2000): Kjelder til kunnskap og oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og om bygningsmessige rammevilkår på kulturområdet

Schellenberg, Theodor: Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago 1956

Wallace, David: «Historical & Contemporary justice». ABM skrift #28

360 Software Innovation. It-magasinet for den krevende kunde.

Will Knight: «Info-mania» dents IQ more than marijuana». New Scientist: http://www.newscientist.com/article.ns?id=dn7298

«Dette er Norge». Statistisk sentralbyrå: http://www.ssb.no/norge/tertiar.pdf

Agnethe Weisser: «Søker oss selv i slekten». Bergens tidene: http://www.bt.no/innenriks/article289232.ece

TOBIAS 1/2007