En rull med historie

ARKIVLOKALER: Miljøet og omgivelsene vi vokser opp i former oss som mennesker. Slik er det også med arkiver. Arkiv og dokumenter er under konstant press fra omverdenen og truslene er mange og lumske. Hva kan vi gjøre for å verne arkivene mot brann, vann, fukt, sopp, skadedyr, tyveri, kulde og varme?

Av Morten Brøten

Oslo kommune er en av Nordens største arbeidsplasser og desidert den største kommunen i Norge. Kommunen oppbevarer tusenvis av hyllemeter med arkiver, og volumet vokser i raskt tempo. Selv om mye fremdeles befinner ute i virksomhetene, oppbevares det eldste materialet i all hovedsak i Oslo byarkivs magasiner. Disse inneholder i dag nærmere 17 000 hyllemeter med arkiver. Det eldste er fra 1600-tallet, men brorparten stammer fra slutten av 1800-tallet og fremover. Arkiver skapt de siste tretti årene befinner seg som hovedregel ute i etatene og bydelene, og en stor andel av dette skal avleveres til Byarkivet og bevares for all framtid. Til sammen utgjør dette kommunens og byens hukommelse!

Lokalene som materialet oppbevares i har stor betydning for hvilken kvalitet disse arkivene har i dag og om fem eller hundre år, eller om vi i det hele tatt klarer å sikre arkivene for de kommende generasjoner. Arkivaren og saksbehandlerne i en bydel kan ha gjort en strålende innsats med å dokumentere virksomhetens saksbehandling, men det hjelper lite hvis alt brenner opp to år senere. Gode arkiv-nøkler og nitidige journalføringsrutiner i en etat er også langt på vei bortkastet, hvis dokumentene kort tid etter blir ødelagt i en oversvømmelse.

Lovverk, kartlegging og planer

I Forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 (arkivforskriften) er det satt av et helt kapittel (kapittel IV) som omhandler krav til arkivrom. Det enkelte offentlige organ pålegges å kartlegge lokalene sine, og lage en plan for eventuelle utbedringer som må foretas. Dette skal gjøres i henhold til gitte frister. I Oslo kommune er det utarbeidet en egen instruks for dette, Plan for sikring av kommunale arkivrom – instruks for virksomhetene (rundskriv 31/2002). Denne er tilpasset Oslo kommune spesielt og bygger på arkivforskriften. Kommunen er i skrivende stund i en prosess med å kartlegge alle arkivlokalene for å bringe disse opp på nivå med kravene i arkivforskriften. Instruksen slår fast at plan for utbedringer skal sendes Byarkivet. Utbedringer skal utføres så snart som mulig, senest innen utgangen av 2012.

Tre typer arkivlokaler

Arkivlokaler er et sted hvor man opp-bevarer arkivmateriale over lengre tid. Man kan skille mellom tre hovedtyper arkiv-lokaler: Dagligarkiv, bortsettingsarkiv og depotarkiv. Dagligarkivet er vanligvis et ordinært kontorrom hvor man har det nyeste og aktive materialet, mens bortsettingslokalene innholder materiale som er fra ca fem til 25 år gammelt. I depotarkivet, som for Oslo kommunes vedkommende er i Byarkivet, finner vi materiale som er eldre enn 25 år og som skal bevares til evig tid. I arkivforskriften betegnes bortsettingsarkiv og depotarkiv som "spesialrom for arkiv". Forskriften stiller færrest krav til dagligarkivet, de strengeste til depotarkivet.

Generelt slår arkivforskriften fast at arkivlokaler skal vernes mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge (§ 4-1). Lokalene skal ha fast tilsyn og renhold og ha gulv som har til-strekkelig bæreevne for vekta av materialet. Tilfluktsrom skal ikke benyttes til lagring av bevaringsverdige arkiver.

Vann og fukt

Arkivrom bør ikke være plassert slik at vann kan trenge inn i lokalet. Terreng-nivå er vanligvis den mest gunstige plasseringen, kjeller og loft bør unngås hvis mulig. Sprinkelanlegg bør unngås både i kontorrom hvor det oppbevares arkiv og i spesialrom for arkiv. I spesial-rom skal det ikke være vannrør, men dersom det i eksisterende bygninger vil medføre urimelig høye utgifter å fjerne disse, kan man som et alternativ montere fuktfølere på gulvet, alternativt koble til en stengeventil/vannalarm. Arkiv-materiale skal aldri plasseres direkte på gulv eller i kontakt med vegg, men minst ha ti centimeter klaring.

Brann og varme

Brann er kanskje den mest skjebne-svangre og ødeleggende trusselen et arkiv står overfor. Forebyggende tiltak blir derfor svært viktig.

I arkivlokalet skal det ikke plasseres annet elektrisk utstyr enn det som er helt nødvendig. I spesialrom bør dette vanligvis begrenses til PC, mens kopimaskiner og skannere bør unngås. Kaffetraktere, tekokere etc skal uansett ikke benyttes i et arkivlokale. Det elektriske anlegget bør gjennomgås med jevne mellomrom og være i samsvar med forskrift om elektriske lavspenningsanlegg og Norsk elektroteknisk norm (NEK 400:2002). -Varmekabler eller varmluft er å foretrekke som varmekilder. Hvis elektriske ovner skal benyttes må de være veggmontert, ha lav overflatevarme og være plassert slik at arkiver ikke blir skadet dersom ovnene skulle bli overopphetet.

For å hindre eller forsinke eventuell spredning av brann, skal arkivlokalene være separate brannceller. Et kode-system benyttes for å angi brannmotstandsevnen til bygningsdelene i et lokale. Arkivlokaler i kontorrom skal minst ha brannmotstandsevne REI 30, bort-settingsarkiv skal minst ha REI 60, mens depotarkiv minimum REI 120. Bokstaven R sier at bærende bygningsdeler skal ha lastbærende evner ved brann; bokstaven E og I sier noe om at materiale skal tåle brann på den ene siden uten at flammer, varme gasser eller varmeledning trenger gjennom til baksiden. Tallene i koden angir antall minutter som bygningsdelene skal oppfylle kravene R, E og I. Materialene som benyttes i kontorrom og bortsettingsrom skal være av avgrenset brennbart materiale, mens i spesialrom skal de være av ikke brennbart materiale. Spesialrom for arkiv skal i tillegg ha selvlukkende dør, helst være uten vinduer og ha en automatisk brannalarm som reagerer på varme og røyk. Alarmen skal gå direkte til brannvesen eller bemannet brannsentral. Alle arkivlokaler skal ha brannslukningsapparat.

Når det gjelder automatisk brannslukning ved hjelp av vann, anbefales dette vanligvis ikke. Slike sprinkel-anlegg kan være til nesten like stor skade for arkivene som selve brannen og kan dessuten utløses ved et uhell. Slukkingssystemer ved hjelp av en spesiell type gass finnes på markedet, disse er å anbefale, men er ofte ganske dyre i innkjøp.

Klima og miljø

Arkivforskriften stiller nokså generelle krav når det gjelder klima og miljø: -Temperatur, luftfuktighet, elektriske installasjoner og forurensning skal tilpasses materialet som oppbevares, og klimaet skal være mest mulig stabilt. I arkivhåndboken for offentlig forvaltning oppgis optimal temperatur for papir å være mellom 18 og 22 grader Celsius, mens luftfuktigheten bør ligge mellom 45 og 55 prosent. Hvis luftfuktigheten er alt for høy, kan man risikere muggsopp-dannelse, eller besøk av noen små insekter som kalles sølvkre. Sølvkre kan faktisk gå løs på og spise papir! Luftfuktighetsmåler (hygrometer) og luftfukter fås kjøpt i diverse tekniske forretninger.

Fotografisk materiale krever kjølig-ere omgivelser enn papir, helst mellom fem og åtte grader Celsius, men ideell temperatur vil variere noe ut i fra type foto det er snakk om. Relativ luft-fuktighet bør som hovedregel ligge på tretti prosent. Et foto som oppbevares i uheldig temperatur og luftfuktighet kan gå til grunne etter noen få år, mens levetiden kan være på flere hundre år under optimale forhold. Virksomheter i Oslo kommune som ikke har tilfreds-tillende lokaler til oppbevaring av foto, bør avlevere fotoene til Byarkivet som har magasiner spesiallaget for den slags materiale.

Skadeverk og ulovlig tilgang

Lokalene skal være konstruert på en slik måte at uvedkommende ikke kan ta seg lett inn. Arkivforskriften slår fast at kontorlokaler som oppbevarer arkiver skal inngå i sikkerhetsopplegget for bygningen som helhet. Spesialrom for arkiv, dvs. både bortsettingsarkiv og depotarkiv, skal ha innbruddsalarm. Adgangskontroll i form av nøkkelkort kan være et fornuftig supplement til en alarm. Slike systemer minsker sjansen for ulovlig adgang, samt at man i etter-tid kan se hvem som har vært der. Offentlige virksomheter skal ha rutiner for hvem av personalet som har adgang til arkivlokalene. Dette er spesielt viktig i forhold til sensitivt materiale.

Velkommen etter

Som vi har sett, så spiller de fysiske omgivelsene en vesentlig rolle når det gjelder vår evne til å bevare arkiver for framtida. Arkivforskriftens krav og føringer hjelper oss å heve kvaliteten på arkivlokalene til et tilfredsstillende nivå. I Oslo kommune vil forhåpentligvis alle arkivlokaler i løpet av få år komme opp på dette nivået. Mange er der allerede.

Litteratur

Fonnes, Ivar: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo 2000

Forskrift av 11. desember 1998 nr 126 (arkivforskriften)

Gode råd for skadet materiale:

Skitt på bokser og protokoller: Fjern med fuktig klut, eventuelt bytt legg/omslag

Rifter: Bruk beskyttende omslag, lag brukskopi. Benytt eventuelt Lineco Document Repair Tape

Fuktige arkivsaker: Sett, heng, legg til tørk i varmt luftig rom

Ved omfattende vannskade: Få materialet raskt til fryselager, innhent ekspertråd. Frysetørr i tette plastposer

Brannskadd materiale, også vått: Tørk materialet i varmt rom eller frysetørr materialet. Skadebehandlingsfirma (Polygon, Falken) kan luktbehandle materiale (osmix, ozonbehandling)

Soppbefengt materiale: Ta prøve og analyser (er det levende soppmycel?). Materialet må behandles eller fjernes på grunn av fare for spredning: Bruk verneutstyr (P3-maske) og avtrekksskap. Bytt legg, omslag og overfør -opplysninger. Børst av materialet (med Proffs sotsvamp). Bruk bomullsdott med sprit. Vask hyller og traller som har vært i kontakt med soppbefengt materiale med kloroppløsning (1:20)

Vil du lese mer om arkivutstyr?

Se http://www.byarkivet.oslo.kommune.no/OBA/Arkivfag/utstyr.asp

Permanent papir

Brev, journaler, protokoller, kopi-bøker, saksomslag, henvisningsark og notater som legges i saks-mappene (i saker som ikke har klart begrenset bevaringstid), må være av såkalt permanent eller aldringsbestandig papir. Standarden for permanent papir – ISO 9706 – ble vedtatt av den internasjonale standardiserings-organisasjonen i 1994 og stiller -bestemte krav til papirets holdbarhet ved lang tids lagring. Riksarkivaren anser denne standarden som ret-nings--givende for norsk offentlig administrasjon, og godkjenner -skriver- og kopipapir til kontorbruk, samt reguleringkart, som oppfyller standarden.

Riksarkivaren har per i dag godkjent ca hundre forskjellige papirtyper til kontorbruk fra ulike leverandører. For reguleringskart er fire typer godkjent. Se Riksarkivets internettsider for en fullstendig liste.

Papir som fyller ISO 9706-standarden vil normalt være merket (i kataloger og på emballasjen) med et særskilt symbol: Det matematiske uendelighets-symbolet inne i en ring, gjerne med ISO-9706-benevnelsen under: Symbolet brukes også på papir til produksjon av bøker, tidsskrifter og lignende. Papirkvaliteter til slike formål er imidlertid ikke med i Riksarkivarens godkjenningsordning.

TOBIAS 1/2006