![[Oslo kommune, Byarkivet]](Standardmal_files\byarkivlogo.gif)
Papirflom i en digital
tid
Innføringen av elektronisk saksbehandling de siste årene har hatt som mål å effektivisere offentlig forvaltning og gjøre slutt på det såkalte "papirdiktaturet". Det papirløse kontor skulle bidra til å verne miljøet og redde regnskogen. Papirets tid var definitivt forbi. Likevel viser all statistikk at papirforbruket har økt i Norge de siste årene, særlig innen offentlig forvaltning. Av Morten Brøten Vi lever i et informasjonssamfunn. Vi produserer, sender og lagrer mer informasjon i dag enn noen gang tidligere. I følge Arkivhåndboken av Ivar Fonnes er det produsert mer arkivmateriale de siste femti årene enn i alle tidligere tider til sammen! Bruk av informasjon- og kommunikasjonsteknologi (IKT) har vært og er en sentral drivkraft i denne utviklingen. Siden sekstitallet har offentlig sektor tatt i bruk stadig flere elektroniske systemer som støtte til registreringsarbeid og saksbehandling. I Oslo kommune tok man i åttiårene i bruk store og komplekse fagsystemer innenfor sosialtjeneste og barnevern, og etter hvert også arkivsystemer basert på Noark-standarden. Elektronisk tekstbehandling, elektroniske kart, skanning, e-post, elektroniske skjema og Internett er blitt en naturlig del av vår arbeidsdag. En logisk konsekvens av denne utviklingen skulle bli den "papirløse forvaltning": printere, arkivskap og konvolutter skulle bli overflødig. Trodde man. Papirparadokset Helt siden papiret gradvis erstattet pergamentet på 1500-tallet har papiret vært det rådende medium for lagring av informasjon i Norge. I følge FAO, som er FNs organisasjon for ernæring og landbruk, har forbruket av trykke- og skrivepapir i Norge økt fra 159 000 tonn i 1980 til 373 000 tonn i 1997, og til hele 409 000 tonn i 2004! Dette utgjør en vekst på nærmere 260 prosent på 24 år. I fjor brukte hver nordmann nesten nitti kg trykke- og skrivepapir hver. Når land som for eksempel Kina, som i 2004 hadde et forbruk på åtte kilo pr person, kommer opp på den vestlige verdens nivå, vil dette bli en global ressurs- og miljøutfordring. I snitt øker verdens forbruk av papp og papir med 2,3 prosent i året. FNs prognoser anslår at verdensforbruket vil stige fra 320 millioner tonn i 2003 til 440 millioner tonn i 2010. I følge NRK økte forbruket av skrivepapir i administrasjonen i Trondheim kommune med tre hundre prosent fra 2001 til 2004! Dette skjedde parallelt med at elektronisk saksbehandling ble mer utbredt i kommunen. Dette er nok et svært høyt prosenttall som ikke nødvendigvis er representativ for alle kommuner, men mange har opplevd økning i papirforbruk samtidig med innføring av elektroniske verktøy i saksbehandlingen. Nærings- og handelsdepartementet har funnet ut at nesten sytti prosent av brukerne av saksbehandlingssystemet (eSak) ofte eller svært ofte printer ut dokumenter på skriveren. En kommentar fra en av brukerne antas å være nokså representativ: Det er trolig grunnleggende feil å si at det medfører redusert papirforbruk. Neppe noen miljøgevinst, snarere tvert imot. Årsaken er at man må skrive ut en papirkopi knyttet til saksbehandlingen og det skjer trolig flere steder gjennom saksgangen. Der man før hadde en kopi, kan eSak føre til at det blir flere. Richard Harper, direktør i University of Surrey’s Digital World Research Centre, har gjennom en studie funnet ut at bruk av e-post alene har resultert i en økning i papirforbruket på førti prosent. Effekten når det gjelder bruk av Internett og andre elektroniske verktøy kommer da i tillegg. Beregninger gjort ved Universitetet i Oslo viser at ansatte og studenter i 2002 brukte nitti millioner ark, eller ti ark pr. person hver dag. Dersom alle hadde kuttet ned forbruket til sju ark pr dag, ville dette ha redusert papirforbruket ved universitetet med hundre tonn. Små endringer kan med andre ord ha stor effekt. I 2004 brukte Oslo kommune anslagsvis 130 millioner ark eller 650 tonn skrive- og kopipapir. Dette tilsvarer åtte ark pr ansatt pr dag. Stablet i høyden blir dette tretten kilometer papir. Hadde kommunen redusert forbruket pr. ansatt til fem ark pr. dag, ville dette ha minsket det totale forbruket av papir med over to hundre tonn i året! I tillegg til miljøgevinsten ville den økonomiske besparelsen ved dette være vesentlig. Ikke alt papiret finner veien til arkivene, heldigvis kan man si, men mengden er likevel betydelig. I henhold til overslag som er gjort, vokser Oslo kommunes arkiver med to tusen hyllemeter i året. En forholdsvis stor del av dette er bevaringsverdig og skal etter hvert avleveres til Byarkivet, hvor materialet skal oppbevares i all overskuelig fremtid. Våre magasiner rommer i dag rundt 17000 hyllemeter arkiver og kapasiteten er full om bare få år. I tillegg til at mengden papirarkiver vokser betydelig, har man de senere årene manglet et fullgodt kassasjonsreglement i offentlig forvaltning. I påvente av nye kassasjonsregler har Riksarkivaren manet til forsiktighet når det gjelder kassasjon, med det resultat at lite materiale i praksis kasseres. Hvorfor vekst? Hva er så årsaken til at papirforbruket øker i offentlig forvaltning? En grunn er velstandsnivået i Norge i dag. Vi har råd til å bruke mye papir. En annen grunn er, som nevnt, at informa-sjonslagring, deling av informasjon og formidling av informasjon øker i omfang som en konsekvens av informasjonssamfunnet. For mange er det å lese på skjerm ikke et alternativ. Musepekeren finner automatisk veien til utskriftsknappen uten at vi reflekterer mer over det. Papiret er mediet som vi kjenner best, det vi har vokst opp med. Vi er på mange måter bundet av fortidens kulturelle lenker og lever sånn sett i et "papirfengsel". Kanskje vil dagens unge tenke annerledes? Mange opplever at papiret har sine fortrinn sammenlignet med dagens elektroniske medier: Man kan fysisk holde i arkene, bla frem og tilbake og notere på dem, og man kan enkelt ta de med seg. Papiret har den opplagte fordelen at det er leselig med det blotte øyet, man trenger ikke strøm, PC og skjerm for å lese dokumentet. Undersøkelser av testpersoner viser dessuten at vi leser tretti prosent bedre og raskere på papir enn på skjerm. Flere forskningsmiljøer arbeider med å forbedre lesbarheten på skjerm, og såkalt elektronisk "papir" er under utvikling. Det vil trolig gå flere år før en slik teknologi har fått særlig utbredelse i markedet, introduksjon av nye medier og ny teknologi har ikke for vane å erstatte de gamle over natta. Papiret vil etter all sannsynlighet leve side om side med det digitale papiret hvis det engang skulle bli en realitet. På lengre sikt blir kanskje det tradisjonelle papiret en knapphetsvare og luksusartikkel etter hvert som etterspørselen etter papir overgår verdenssamfunnets og skogenes evne til å levere denne varen? En annen årsak til økende papir-forbruk er at de elektroniske systemene ofte brukes som en gammeldags skrivemaskin, som et verktøy til å produsere papir. Potensialet til kostbare elektroniske systemer utnyttes på denne måten ikke fullt ut. Når offentlige virksomheter planlegger utvikling og innføring av nye elektroniske systemer, bør full-elektronisk arkiv seriøst vurderes. Arkiv-institusjoner som Riksarkivet eller Oslo byarkiv er naturlige samarbeidspartnere i en slik prosess for å sikre at system og rutiner legger til rette for bevaring og gjenfinning av data på sikt. Begrepene papirløst kontor og full-elektronisk arkiv brukes ofte side om side. Det er imidlertid forskjeller: Det papirløse kontor vil innebære at all lagring og samhandling foregår elektronisk uten papir. Fullelektronisk arkiv derimot, vil bety at saksdokumentene i arkivet forefinnes kun i elektronisk form, men samtidig vil papiret ofte benyttes som -arbeidskopier og man vil fortsette å skrive ut dokumenter på skriveren. -Fullelektronisk arkiv vil være første naturlige skritt mot et papirløst kontor. I Oslo kommune er flere virksomheter i ferd med å innføre elektronisk arkiv. Tiltakspunkter Offentlig forvaltning har i dag åpenbart ett ben plantet i papirverdenen og ett i den elektroniske. Dette er en fase som på mange måter er høydepunktet når det gjelder dobbeltarbeid og uoversiktelighet. Arkivering og lagring av ett og samme dokument gjøres mange forskjellige steder, opptil fem til seks steder: ett i sakarkivet, ett i kopiboka, ett i det elektroniske saksbehandlingssystemet, ett i e-postsystemet, ett i en perm på saksbehandlernes kontor, etc. Det finnes med andre ord et stort effektiviseringspotensiale, ved å samle informasjonen ett sted, fortrinnsvis i det elektroniske arkivet, eller i tilknytning til dette arkivet. Innføring av fullelektronisk arkiv uten et parallelt papirarkiv vil redusere papirbruken i offentlig forvaltning. Papirark, papiromslag og papiresker blir overflødig i et fullelektronisk arkiv. Plassproblemene vil langt på vei løse seg og utgiftene til lokaler vil på sikt bli kraftig redusert. Bruk av utelukkende elektronisk kommunikasjon, for eksempel e-post, vil redusere bruken av papir og konvolutter. Løsninger med elektronisk signatur bør være på plass for at dette skal kunne rulles ut i stor skala, slik at dokumentets autentisitet og integritet sikres ved forsendelse over åpne nett. Det er viktig å merke seg at elektronisk lagring også har sine utfordringer, uten at disse vil bli berørt her. Utskrift og kopiering bør begrenses så langt råd er. En nyttig huskeregel kan være å alltid ta kopier og utskrifter tosidig slik at begge sider utnyttes. Bruk virksomhetens elektroniske arkivsystem, intranett og Internett i stedet for utskrifter. Lag elektroniske mapper på virksomhetens felles lagringsområde (utenfor arkivsystemet) eller egne mapper på ditt eget område i stedet for masse fysiske mapper i hyllene. Prøv å etablere en kultur i din organisasjon som går ut på at papirkopier bare unntaksvis produseres. Flere virksomheter i Oslo kommune har de siste årene blitt sertifisert som "miljøfyrtårn", noe som blant innebærer å begrense bruken av papir og satse på gjenvinning. Etter hvert som skjermer, tastatur og systemer blir bedre, og brukerne blir "kulturelt moden" for den nye teknologien, vil en papirløs hverdag i forvaltningen være mulig i en ikke alt for fjern fremtid. En vesentlig reduksjon av papirforbruket i offentlig forvaltning bør uansett være et mål i nær framtid. Litteratur Fonnes, Ivar: Arkivhåndboken i offentlig forvaltning. Oslo 2000 http://www.nrk.no/nyheter/distrikt/nrk_trondelag/4554004.html http://www.telegraph.co.uk/news/main.jhtml?xml=/news/2001/11/17/npap17.xml http://www.admin.uio.no/opa/hms/tjenester/Infoark_papir.pdf Billedtekster Førdigital tid. Fra Fabritius-trykkeriet i Sagveien på slutten av 1960-tallet. Fra boken "1844 - Fabritus - 1969". Brokadepapir var en svært kostbar og eksklusiv vare som ble brukt som omslag til bryllupsdikt og -sanger på 1700-tallet. Et overdådig forbruk preget elitens levemåte på 1700-tallet. Dette brokadepapiret kommer fra den flotte samlingen til Aust-Agder Kulturhistoriske Senter. (Se også side 13) TOBIAS 1/2006 |