[Oslo kommune, Byarkivet]

Folketellinger og tilgjengelighet - ulike regler for kommunale og statlige tellinger

Byarkivet har bevart nærmere åtte hundre hyllemeter med kommunale folketellinger, hovedsakelig fra perioden 1899 til og med 1954. Dette er etterspurt og mye benyttet materiale, særlig av slektsforskere. Alt er likevel ikke tilgjengelig. Det er begrenset tilgang til dette materialet, skjønt ikke så begrenset som tilgangen til informasjonen i de statlige tellingene.

Av Tore Somdal-Åmodt

Slektsforskerne som bruker Byarkivet er heldige. De får tilgang til opplysninger som i andre kilder vil være stengt for bruk. Jeg tenker på de statlige folketellingene. Helt lukket er de vel ikke, men det er en viktig forskjell: taushetspliktens lengde i tid.

De kommunale folketellinger

Det er Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven), som i hovedsak regulerer publikums tilgang til det kommunale folketellingsmaterialet. Loven gir de sentrale taushetspliktregler for alle som arbeider i offentlig sektor. Visse typer opplysninger kan bare gis videre, eller stilles til disposisjon for utenforstående, på helt bestemte vilkår. Dersom disse vilkårene ikke er til stede, kan tilgang til opplysningene ikke gis. Overtredelse av disse reglene er beheftet med straff. 

Det er altså en helt bestemt type opplysninger som er belagt med lovbestemt taushetsplikt. Det er ikke hele folketellingen som sådan (selv om den er yngre enn seksti år). Vi som arbeider med folketellinger må derfor gå gjennom de opplysninger som er registrert om hver enkelt person, og kontrollere om det som er registrert er beskyttet av taushetspliktreglene. For å hjelpe oss selv setter vi et skille mellom de folketellinger som er eldre enn seksti år og de som er yngre enn seksti år.

Taushetsplikten er nemlig begrenset i tid.

Taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 faller bort etter seksti år, jf forvaltningsloven § 13 c siste ledd. For opplysninger i arkivdokumenter må tidsfristen regnes fra det tidspunkt dokumentet oppstår. For våre folketellinger vil derfor taushetspliktreglene gjelde for det materialet som er blitt skapt etter 1945. De eldre tellingene får våre brukere tilgang til på Byarkivets lesesal.

Folketellinger som er yngre enn seksti år er det også mulig å få tilgang til etter søknad. Vi må imidlertid kontrollere de opplysningene som er registrert.

Forvaltningsloven bestemmer at "Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at utenforstående får adgang eller kjennskap til det  han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

1. noens personlige forhold, eller

2. tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drift og forretningsforhold  som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningene angår."

Det er ikke alltid like enkelt å ha klart for seg hva som er å regne som "personlige forhold", og hvilke opplysninger som dermed er taushetsbelagt. Men loven hjelper oss et stykke på vei: Som personlig forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses personlige.

Taushetspliktens omfang er altså negativt avgrenset. Loven inneholder ingen uttømmende opplisting av begrepets innhold. Dette gjør at man noen ganger må søke andre kilder (i eksempelvis juridisk litteratur) for å kunne avgjøre om en bestemt opplysning skal eller bør regnes til begrepet, og dermed være taushetsbelagt. 

Det er viktig å være klar over at en bostedsadresse som Gaustad sykehus er omfattet av taushetsplikten fordi den røper et klientforhold. En slik bostedsadresse i folketellingen, eller endog opplysninger om at man som såkalt Husvild (og om årsaken til dette) er å anse som taushetsbelagt. De opplysninger som er registrert under punktet Livsstilling vil også kunne være taushetsbelagt.

De statlige folketellinger

De statlige folketellinger reguleres av Lov om offisiell statistikk av 16. juni 1989 nr. 54 (statistikkloven). Statistisk sentralbyrå (SSB) samler inn en stor mengde data om hver enkelt av oss fra offentlige administrative arkiv. I tillegg gjennomfører de folketellinger. Statistikken til SSB er viktig for å forstå utviklingen av det norske samfunnet. SSB presenterer data fra blant annet folketellinger i et velde av publikasjoner om befolkningsstatistikk, utdanningsstatistikk og sysselsettingsstatistikk. Et raskt søk på instituttets hjemmesider presenterer for eksempel statistikk fra 1865 om Sindssvaghet, Døvstumhet, Blindhet og Trosbekjendelse. Folketellingen for 2001 kan fortelle at 17 % av befolkningen bodde alene og at det er flest samboerpar i Oslo og i de nordligste fylkene. Vi forstår dermed at de har (og kan ha) nærgående opplysninger om personlige forhold om hver og en av oss.

Det spesielle med Statistisk sentralbyrå i denne sammenheng er at deres virksomhet er lovregulert i egen lov, i statistikkloven. Bruk av opplysningene de samler inn er også regulert i den samme loven. Begrunnelsene er flere: SSB skal både ivareta den enkeltes behov for privatlivets fred, samt ta hensyn til den del av personvernet som i dag er nedfelt i personopplysningsloven. Personopplysningsloven stiller ikke de samme kravene til behandling av de gamle kommunale folketellingene som den gjør på innsamling av data i dag.

Opplysninger hentet inn i henhold til statistikklovens regler, kan bare nyttes ved utarbeiding av offisiell statistikk, eller til annen bruk som er godkjent av Datatilsynet og som ikke er til skade for rikets sikkerhet. Opplysningsplikt skal heller ikke offentliggjøres slik at de kan føres tilbake til identifiserbar enkeltperson til skade for denne.

Å gi opplysninger i forbindelse med de statlige folketellingene er normalt et pålegg til hver enkelt borger. Man gis intet valg, man plikter! Det forhold er nok en medvirkende årsak til at taushetsplikt etter statistikkloven først opphører etter hundre år. Når det gjelder opplysninger om drifts- og forretningsforhold og tekniske innretninger og fremgangsmåter opphører taushetsplikten etter seksti år, slik som i forvaltningsloven.

Til slutt

Mange slektsforskere vil nok sette pris på at de kommunale folketellinger er tilgjengelige i større grad enn de statlige. Hvor bodde mormor og morfar?  Når flyttet de og til hvilken adresse? Kunnskap om den nære slekt er kilde til egen identitet. Vi skal likevel og samtidig fortsatt beskytte opplysninger om mormors og morfars private forhold, når det er nødvendig.

TOBIAS 3/2005