Felles dokumentbehandlingsløsning for åtte bydeler

Rundt 85% av virksomhetene i Oslo kommune benytter seg i dag av et elektronisk dokumentbehandlingssystem basert på Noark-standarden. Til nå har disse virksomhetene installert alt av programvare og lagret alle data på lokale servere og databaser. I forbindelse med bydelsreform 2004 ble det bestemt at åtte av bydelene skulle benytte en felles løsning for elektronisk dokumentbehandling. I stedet for webservere og databaser plassert ute i den enkelte bydel, ble dette installert sentralt hos en ekstern driftsleverandør. Flere virksomheter i kommunen er i ferd med å koble seg på denne felles løsningen, som blant annet innebærer integrasjon med kommunens e-postsystem.

Av Morten Brøten

Fem av bydelene benytter i dag systemet ePhorte, ti benytter DocuLive. Åtte av de sistnevnte gjennomførte et felles innføringsprosjekt i forbindelse med bydelsreformen. Disse var bydelene Vestre Aker, Nordre Aker, St. Hanshaugen, Nordstrand, Østensjø, Alna, Grorud og Stovner. Innføringsprosjektet ble styrt av en sentral prosjektgruppe bestående av representanter fra Utviklings- og kompetanseetaten, leverandøren og Byarkivet. Ett av argumentene for å sette i gang et felles prosjekt var at man hadde til dels svært kort tid på seg før systemet skulle være i produksjon. Et annet var økonomi. Løsningen åpnet også for standardisering og andre synergieffekter.

Byrådsavdeling for næring og kultur er systemeier for journal-/sak-/arkivsystemene som benyttes i kommunen, mens Byarkivet er systemansvarlig instans. Bydelene har selv ansvaret for installasjoner gjort lokalt i bydelen. Bydelen har også ansvaret for at det blir gjort deponeringer/avleveringer fra databasene til Byarkivet i henhold til gjeldende lover og regler.

Dokumentbehandlingssystem

Saksbehandlere i disse åtte bydelene benytter DocuLive WWW Sak som er et Internettbasert saksbehandlingsverktøy, mens arkivarer bruker en Windows-basert klient som er installert lokalt hos bydel (DocuLive 6.1a). Møtesekretærer benytter nettleser på samme måte som saksbehandlerne, men har i tillegg noen komponenter installert lokalt. DocuLive-versjonen som benyttes er tuftet på Noark-4-standarden. Det ble gjort flere tilpasninger i systemet. Det ble også anskaffet skannere til bydelene.

E-post-integrasjon

Et viktig mål for prosjektet var å etablere integrasjon mellom WWW Sak og kommunens e-postsystem. Etter noen tekniske problemer i startfasen, gikk løsningen i produksjon på vårparten 2004. Integrasjonen gjør det mulig for saksbehandlerne å åpne og sende e-post direkte fra saksbehandlingssystemet.

Dette gjør det enklere å registrere e-post som viser seg å være saksdokumenter. Løsningen er dermed med på å sikre at journalverdig e-post blir ført inn i virksomhetens postjournal, slik det bl.a. kreves i arkivloven med forskrifter. I realiteten betyr dette at saksbehandler får muligheter til å registrere/journalføre inngående brev (dvs. e-post), noe som er nytt. For at dette skal fungere, må saksbehandlerne få tilstrekkelig opplæring, det må finnes gode rutinebeskrivelser, og ikke minst må det foretas en kvalitetssikring av disse registreringene i etterkant av arkivtjenesten. Dette kan gjøres ved å søke opp dokumenter i systemet som har status "S", dvs. inngående dokument, registrert av saksbehandler.

Sentral installasjon

Løsningen er etablert sentralt hos ekstern leverandør med to webservere med jevn fordeling av brukere. I tillegg er det satt opp et Active Directory (AD) som nevnt ovenfor, for brukerautentisering/styring av ressurser i det sentrale domenet.

På en sentral databaseinstallasjon er det opprettet åtte separate databaser, en for hver bydel. En testdatabase er også etablert. All datalagring skjer i databasen på SAN (Storage Area Network), noe som sikrer de enkelte bydeler backup av informasjonen som registreres og lagres, se figur. Hver bydel aksesserer applikasjonen via webgrensesnitt, og har kun tilgang til sine egne respektive databaser hvor informasjonen er lagret.

Historiske baser

Nye journalperioder ble opprettet for de åtte bydelene fra 1. januar 2004. I tillegg har det blitt lagt inn historiske og avsluttede journalperioder, slik at saksbehandlere og arkivarer har tilgang til informasjon fra før bydelsreformen på en enkel måte. For eksempel har bydel Nordstrand i dag tilgang til historiske journalperioder fra de gamle bydelene Nordstrand, Ekeberg-Bekkelaget og Lambertseter.

I de historiske basene er det kun anledning til å søke og føre inn utlån. Prosjektgruppa besluttet at det var selve journalinformasjonen som skulle gjøres tilgjengelig, ikke eventuelle elektroniske dokumenter. Bydeler som ønsker å ha tilgang til "historiske" elektroniske dokumenter, må selv bekoste dette.

Veien fremover

Ytterligere to virksomheter er i ferd med å tilknytte seg sentral WWW Sak. Løsningen skal evalueres av Utviklings- og kompetanseetaten i samarbeid med Byarkivet, som deretter vil komme med en eventuell anbefaling om videre utrulling i kommunen.

TOBIAS 3/2004