[Oslo kommune, Byarkivet]

"Ut med arkivene" - den digitale forvaltning – arkivet på nett?

Internett har endret arkivarenes arbeidsdager. Vi bruker nettet til å hente informasjon, føre faglige diskusjoner, og som verktøy i vår daglige saksbehandling og publikumsservice.

            Byarkivet i Oslo hører til de arkivinstitusjonene som med entusiasme har tatt nettet i bruk for å formidle ulike typer kommunale arkivdokumenter og informasjon om arkivkildene til et bredt publikum. Byarkivet har ligget langt framme i å utvikle løsninger for arkivformidling på verdensveven. Vi vil være med å utvikle dette videre, men mener også at det er på sin plass med motforstillinger – og noen klare advarsler.

 

Av Bjørn Bering

Det er et utgangspunkt for arkivarer, uansett hvilke oppgaver vi arbeider med, at vi skal legge til rette for størst mulig tilgjenglighet til arkiver, innenfor rammene av et etisk og lovbestemt personvern og av lovverket forøvrig. Dette står i Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer, som er vedtatt av ICA, den internasjonale arkivorganisasjonen:

"6. Arkivarer bør søke å fremme størst mulig tilgjengelighet til alt arkivmateriale og yte upartisk hjelp til alle brukere.

7. Arkivarer bør respektere så vel retten til adgang som personvernet, og arbeide innenfor rammene av relevant lovgivning."

Økt tilgjengelighet til arkivinformasjon, og spesielt ved tilrettelegging på Internett, er også et hovedmål i sentrale kulturpolitiske og forvaltningspolitiske styringsdokumenter. De overordnede styringssignalene, både fra regjering og storting er sterke, både for å ta nettet i bruk og til å utvide bruksområdene. Regjeringens Kulturmelding 2003 sier blant annet dette: "For å opna arkivkjeldene for eit stort publikum og bringa arkivet ut til folket må ein intensivera arbeidet med å digitalisere utvalde kjeldeseriar og gjere dei tilgjengelege gjennom nettbaserte tenester."

De politiske målsetningene retter seg mot tre ulike dimensjoner ved å åpne arkivene via nettet: 1) større åpenhet og styrket innsyn i forvaltningen; særlig ved å legge ut postjournaler og saksdokumenter på nettet 2) tilrettelegging av publikumstjenester og saksbehandling på nettet, som elementer i en "døgnåpen forvaltning" 3) økt tilgang til arkivrelaterte kulturverdier og kulturtilbud via nettet, blant annet innenfor rammen av Kulturnett Norge og regionale kulturnett.

Kommunale saksdokumenter på nett?

Mange kommuner legger i dag postjournalen ut på nettet. Oslo kommune er i ferd med å stille som et krav til kommunens virksomheter at alle postjournaler skal være tilgjengelige på nett.

Stranda kommune er en av flere som har tatt neste steg. De har lagt deler av det elektroniske saksbehandlingssystemet ut på nettet i en egen "innsynsmodul". Dermed kan man søke fram saksdokumenter og blant annet finne ut om både saksbehandlingsmåte og status for behandlingen av aktuelle saker. Man kan bruke en egen søkemodul for å hente fram dokumenter, både de kommunen selv har produsert og brev som har kommet til kommunen.

Går man inn på postjournalen i Stranda kommunes innsynsmodul og søker etter alle inngående dokumenter til kommunen i oktober –november 2003, får man blant annet opp navnene på åtte personer som hadde sendt inn søknader på en legestilling. Selve dokumentene i denne saken – dvs. søknadene – kommer imidlertid ikke opp. Disse er ikke offentlig tilgjengelige, og det er henvist til lovhjemmel. Andre brev til kommunen, som ikke var unntatt offentlighet, kan enkelt søkes fram i fulltekst. I det hele tatt fremstår denne innsynsmodulen på nettet som ryddig og enkel å finne fram i, og korrekt håndtert etter lov- og regelverk, så langt man kan se.

Kommunen har gode erfaringer med dette tilbudet. Rådmannen sier bl.a. om dette: "Vi får stadig tilbakemeldingar om at publikum brukar den (innsynsmodulen), samt at den vert mykje brukt av politikarane. Kommunen ser det som svært viktig å gje god informasjon om kommunen sitt arbeid, og på den måten betre kunnskapen om kva vi driv med (…). For dei tilsette i kommunen fører innsynsmodulen til at ein må skjerpa seg både med journalføring og skriving av saker fordi så mange kan gå inn og lese kva ein skriv".

En ansatt i kommunens servicekontor fremhever i tillegg at det "... både er publikumsvennleg og arbeidssparende når ein kan vise til at informasjonen ligg ute på Internett i søkbar form" og "Særleg politikarane har god nytte av den då dei kan gå inn og sjå på inn- og utgåande brev, samt saker i alle utvala."

Tidligere har det vært slik at arkivene holdes tilgjengelige for at den som måtte ønske det, skulle kunne gå kommunen etter i sømmene.  Det forutsetter imidlertid at man setter seg i aktivitet, henvender seg i skranken med sine spørsmål og ber om å få dokumentene utlevert. Nå ser vi at Stranda kommune i tillegg ser økt tilgjenglighet til korrespondanse og andre saksdokumenter som ledd i et aktiv arbeid med å "… betre kunnskapen om kva vi driv med ..." og "... gje god informasjon om kommunen sitt arbeid". 

Dette kan oppfattes slik at kommunen har satt seg som mål at flest mulig leser hva folk skriver til ulike instanser i kommunen om og hva kommunen svarer. Kommunen kan sies å ha gått fra å tilrettelegge for innsyn i korrespondanse og andre saksdokumenter til aktiv spredning av dokumentene. Det knytter seg flere etiske og  juridiske avveininger til en slik utvikling.

Kommunale postjournaler – dvs. offentlige journaler – finner man mange av på nettet i dag. Generelt er dette verdifullt; det medvirker til enklere og bedre innsyn i forvaltningens virksomhet. Og det er vanskelig å se de store personvernmessige problemene ved dette. Den vanlige innvendingen er at åpne og søkbare postjournaler på nett gir grunnlag for å lage personprofiler: hva enkeltpersoner over tid står i kontakt med det offentlige om, dvs. hyppighet og typer saker. Løsningen som anvises er gjerne at postjournalene bør ligge søkbare i en begrenset periode, slik at profiler over tid ikke kan etableres.

Jeg oppfatter dette som en litt teoretisk problemstilling. Den som måtte ønske å utarbeide og eventuelt publisere slike profiler, må uansett gå aktivt inn for å gjøre dette. Da er det også enkelt å lage sin egen historiske database der man over tid laster ned fra nettet aktuelle postjournaler. Men uansett: Det er ingenting i veien for å ta offentlig journal av nett etter en viss tid, om det er et poeng å gjøre det litt mer arbeidskrevende å følge den enkeltes aktiviteter mot ulike offentlige instanser. Den undersøkende journalist er det liten grunn til å bekymre seg om. Har vedkommende et formål av betydning, er det også mulig å flytte seg fysisk ned til arkivet og bestille de ønskede utskrifter av "eldre" journalposter. Forskeren kan henvende seg til dagligarkivet eller til arkivinstitusjonen og søke om tilgang til historisk journaldatabase.  

De viktigste innvendingene mot postjournaler på nett ligger på et litt annet plan: For det første ser vi stadig at media gjør slutninger på basis av data man får fram ved enkle søk eller opptellinger, som for eksempel hvor mange prosent av dokumenter som er unntatt offentlighet – eller "hemmeligstemplet" – for så å bruke dette som mål på hvor åpen en forvaltning er.

I dette ligger både en misforståelse av hvilket verktøy offentlig journal er, og en manglende forståelse for den kontekst som all arkivinformasjon må forstås innenfor.  Det at en virksomhet, som eksempelvis arbeider med klientrelaterte saker, har relativt mange dokumenter som er unntatt offentlighet, er ikke et tegn på lukkethet. Jeg vil tro at et barnevernskontor skal ha nær 100 % av dokumentene unntatt offentlighet, og en stor andel både av korrespondenter og sakstitler skjermet i offentlig journal, uten at det er uttrykk for annet enn at kontoret ivaretar sin lovpålagte taushetsplikt.

Den viktigste innvendingen mot journal på nett, er likevel at konsekvensene av å gjøre feilvurderinger eller av rene fingerfeil kan bli langt større enn ved de tradisjonelle løsninger for innsyn. Den som fører journal i et uoppmerksomt øyeblikk og lar sensitive personopplysninger slippe gjennom og inn i offentlig journal, adressat og sakstittel, eller unnlater å påføre "unntatt offentlighet", for så å sette journalutskriften i en perm på kontoret, kan kanskje rette opp feil i ettertid. I praksis vil det bare unntaksvis skje at uvedkommende ser opplysningene.  Publiserer man offentlig journal på nettet derimot, blir opplysningene aktivt og umiddelbart spredt for all verden.

Offentlig journal på nett er likevel i hovedsak nyttig, men det krever aktsomhet og god kvalitetskontroll. Det er vektigere innvendinger mot å legge til rette for at postjournalen også skal kunne brukes til å søke fram selve saksdokumentene i fulltekst, som i eksempelet fra Stranda kommune.

Åpenhet uten aktiv spredning

I Oslo byarkiv har vi et helelektronisk sakarkiv for vår egen daglige virksomhet, foreløpig parallelt med papirarkivet. Dette innebærer blant annet at alle inngående brev kommer fram til saksbehandlerne som bilder på skjermen, etter at de er journalført, skannet i postmottaket og lagret i et moderne sak-/arkivsystem. Det er derfor relativt enkelt for oss å legge de digitale bildene av brevene ut på nettet. Vi gjør likevel ikke dette, av flere grunner: 

Et økende antall henvendelser til Byarkivet kommer i form av e-post-meldinger, som er journal- og arkivverdig, men gjerne uformelle og personlige i form og ordvalg. De er ikke skrevet med tanke på at alle verdens nettbrukere skal kunne lese dem, og det vil utvilsomt bli langt færre av disse meldingene om vi sender dem videre ut på nettet. Ønsker vi det? 

Det er heller ikke alltid at de som skriver tradisjonelle brev til oss, finner de presise ord for sitt forehavende. Det kan være så ymse med språkkunnskaper, og håndskriften kan svikte. Men forespørselen har nå uansett vært så viktig for brevskriveren at vedkommende har tatt seg bryet med å forme et brev, i tillit til at det kommer fram til vennlige og hjelpsomme folk i Byarkivet. Om brevet ikke inneholder opplysninger som skal eller bør unntas innsyn, vil det i prinsippet være tilgjenglig for den som kommer og for å se gjennom postjournalen. Men avsenderen vil i praksis ikke risikere å se brevet gjengitt for offentligheten i faksimile eller nøyaktig skrevet av.

Med sakarkiv på nett ville vi imidlertid legge et hvilket som helst offentlig tilgjengelig brev ut for verden, inngående brev som digitale bilder – uansett hvor uformelt og personlig det måtte være i form og ordvalg. Det er grunn til skepsis overfor en slik utvikling, og vi vil gjerne være med å holde igjen for Byarkivets vedkommende. Vår korrespondanse kan nok unntaksvis være av interesse for offentligheten; og det styrker kvaliteten på vårt arbeid at vi vet at pressen og andre kan komme og sjekke hva slags henvendelser vi får, hvilke saker vi behandler – og hvordan saksbehandlingen er. Dette betyr likevel ikke at en generell og aktiv spredning av brev til og fra Byarkivet bør være ledd i vår informasjonspolitikk.

Generelt er det vår oppfatning at våre saksdokumenter ikke er egnet for spredning i fulltekst format via nettet. Det vil gi oss et annet forhold til vårt publikum, og det vil også føre til en høyere terskel for å henvende seg til oss. Byarkivet er her et eksempel, men disse vurderingene vil trolig være relevante for situasjonen i de fleste kommunale virksomheter.

Det kan dessuten være et spørsmål om ikke også dokumenter i det alminnelige saks- og korrespondansearkivet kan være opphavsrettslig beskyttet. Det kan være typer av faglige utredninger og andre dokumenter som kan sies å ha "verkshøyde" i lovens betydning – både slike som er produsert av tilsatte i virksomheten og slike som har kommet inn til virksomheten – og som vil kunne fremgå av journalen og er produsert eller skannet slik at de kan  hentes fra elektronisk sakarkiv. I slike tilfeller vil vi ved å gjøre det alminnelige saksarkivet tilgjengelig på nett, kunne gjøre oss skyldige i aktiv spredning av åndsverk uten å ta hensyn til opphavsmannen rettigheter.

I prinsippet kan vel også dette hensynet sikres ved journalføringen, dvs. at man for de enkelte dokumenter henviser til bestemmelser om opphavsrett og sperrer disse for lesning eller nedlasting på nettet. Så får vi heller opplyse at de kan fås til gjennomsyn om man møter opp i arkivet. Dette vil i så fall føre til at den som journalfører, stilles overfor nye og vanskelige vurderinger, med tilhørende nye muligheter til å gjøre feil.

Det er med andre ord grunn til å advare mot en alminnelig utlegging eller spredning av kommunale arkivdokumenter på nettet. Formidling eller oversendelse av enkeltdokumenter over nettet på forespørsel, er det færre problemer med. Dette vil innebære at den enkelte kan bruke offentlig journal på nett til å identifisere dokumenter som vedkommende har interesse av, for så å rette en spesifikk forespørsel til virksomheten. Arkivet vil da kunne oversende dokumentene pr. e-post.

Til syvende og sist handler dette om i hvor stor grad og på hvilke måter vi ønsker at den enkelte borgers aktiviteter skal eksponeres for offentligheten. Arkivarer skal legge til rette for en mest mulig åpen – eller gjennomsiktig – forvalting, men også for en størst mulig skjerming av den enkelte borgers rent personlige rom. Dette vil etter vår oppfatning innebære at offentlige virksomheters korrespondanse som hovedregel bør være tilgjengelige for innsyn, men normalt ikke spres eller publiseres.

Interaktive tjenester og saksbehandling på Internett

Tilrettelegging av interaktive tjenester på Internett – slik som det nå gjøres blant annet i Oslo kommune – er et ledd i å gjøre kommunen døgnåpen. Dette forutsetter tilgang til informasjon og interaktive tjenester 24 timer i døgnet. Målene er å heve kvaliteten, gi enklere tilgang på informasjon og medvirke til en mer effektiv og raskere saksbehandling.

Innenfor rammen av Oslo kommunens program eOslo etableres det nå infrastruktur som gjør dette mulig. Databaseservere, skjemaløsninger, tolkingsfunksjoner med mer skal sikre at data fra ulike skjema automatisk overføres til virksomhetens arkiv-/fagsystem. Integrasjon med journalsystem eller fagsystem er viktig, slik at arkivverdige dokumenter registreres og arkiveres. Hvis man ikke har innført fullelektronisk arkiv iht. arkivforskriften, må man fortsatt arkivere en papirversjon. Hvis det er tatt i bruk elektroniske signaturer, skal disse behandles og arkiveres i tråd med "Forskrift om elektronisk kommunikasjon i forvaltningen".

I Oslo kommune er Næringsetaten pilot og har blant annet utviklet et elektronisk søknadsskjema for skjenkebevilling for lukket arrangement, såkalt ambulerende skjenkebevilling, på Internett. Også søknader om barnehageplass i Oslo kommune kan nå sendes via Internett.

Det er i ferd med å utvikles en metodikk som virksomhetene i kommunen skal benytte for å tilpasse sine arbeidsprosesser med tanke på interaktivitet. Virksomhetene vurderer selv hva som er egnet som interaktive tjenester/skjemaløsninger.

Innsending av byggesøknader og meldinger via Internett er en tjeneste som er realisert i samarbeidsprosjektet ByggSøk. Bak ByggSøk står Statens bygningstekniske etat, Kommunal- og regionaldepartementet, Miljøverndepartementet, Statens kartverk, Oslo kommune, Kommunenes Sentralforbund og Boligprodusentene.

Et element i løsningene er at elektroniske byggesøknader sendes inn vi nettet og importeres til standard sak-/arkivsystem. Man får dermed muligheten til å følge status på en byggesak mens den er til behandling i Plan- og bygningsetaten. Deler av etatens elektroniske arkiv åpnes for innsyn via Internett. Den saken man ønsker innsyn i, kan søkes opp ved hjelp av saksnummer. Det kan også søkes på adresse eller eiendom (GAB-nr.), og alle saker som er registrert der kan hentes frem. En fullt utbygd løsning for nettbasert byggesaksbehandling forutsetter også tilgang til relevante dokumenter i historiske byggesaksmapper, som følgelig nå blir digitalisert.

Denne typen løsninger innebærer med andre ord at den som vil søke om byggeløyve, får tilgang via nettet på informasjon og alle relevante saksdokumenter i en sak som er under behandling, samtidig som disse dokumentene ikke blir gjort tilgjengelige for all verden. Kommunen må derfor legge opp betryggende løsninger for styring av tilgangen, partstilgang og partsinnsyn, til dokumenter i saker som er under behandling.

Det ligger en rekke utfordringer ved denne typen interaktive tjenester på nettet – knyttet til saksbehandling og arkivdanning. Det må etableres både systemer og rutiner som gir god informasjonssikkerhet, som støtter opp under et godt personvern og som gir alle parter og interessenter i saker tilgang til relevant, likeverdig og fullstendig dokumentasjon.

Internett blir nå raskt den viktigste kanalen for informasjonsutveksling, transaksjoner og arkivdanning i offentlig saksbehandling. Det er ikke gitt at  krav til personvern og arkivdokumentasjon alltid er godt nok ivaretatt i denne prosessen. Entusiasmen for mulighetene må ikke føre til at grunnleggende etiske og juridiske standarder blir svekket. Og: Den som ikke ønsker, ikke kan, eller ikke har anledning til å bruke nettet, skal fortsatt ha god service, tilgang på informasjon, tilgjengelige saksbehandlere og like få og små gebyrer som nettbrukerne. Vi som arbeider i offentlige virksomheter skal ikke oppføre oss som bankene.

Formidling av kulturverdier og tilbud

Fylkeskommunale og kommunale arkivinstitusjoner ligger langt framme i arbeidet med å tilrettelegge kildemateriale og kulturhistorisk informasjon på Internett. Fagkomiteen i Stortinget pekte i en kommentar til ABM-meldingen på Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane som et mønster for gode løsninger på landsplan. Men vi er flere. Byarkivet i Oslo har periodevis vært blant de virksomhetene på www.oslo. kommune.no som har flest besøk på sine nettsider, til tross for at vi ellers er små i den kommunale sammenhengen. Vi hadde mer enn 80 000 besøkende på sidene i 2003, og disse hentet opp 670 000 sidevisninger. Interessant er det at nær 30 % av brukerne hører hjemme i USA. Internett er blitt Byarkivets store lesesal, utstillingslokale og foredragssal.

Det er en hovedoppgave for oss å utvikle tilbudet, blant annet ved å legge ut flere og bedre søkbare databaser med digitalt og digitalisert materiale. I en ABM-sammenheng er informasjon, service og formidling via Internett selve hovedsatsingen, innenfor rammen av Kulturnett Norge, regionale kulturnett og de enkelte institusjonenes tilbud. Arkivinstitusjonene bør ta mål av seg til fortsatt å ligge i front på dette området. Internett skal brukes til "å få arkivene ut".

Men også i denne sammenhengen har det blitt aktualisert problemstillinger som vi ikke har tatt alvorlig nok. Nå er det behov for at både arkivarene og deres oppdragsgivere klargjør en strategi som også forholder seg systematisk til begrensingene og farene ved å legge arkivene på verdensveven.  

Arkiv-Norge har entusiastisk gått i gang med å legge ut databaser, basert på de typer av kilder som lett lar seg tilpasse databasestruktur. Dette er arkiver av registerkarakter, som folketellinger, kirkebøker, emigrantprotokoller med mer. Det er kilder som er enkle å forstå og enkle å tolke. Resultatet har blant annet blitt at vi på nettet har fått et meget godt tilbud til slektsgranskere. Arkivinstitusjonene har kommet genealoger og demografer i møte og har forsterket interessen for slektsgranskning. Det er ikke noe galt i dette, men det har ikke vært resultat av en bevisst prioritering av brukergrupper eller oppgaver. Spørsmålet er om de faktiske prioriteringene over tid vil gi arkivene som samfunnsinstitusjoner den profilen de ønsker å ha.

En annen side ved den type arkivinformasjon som egner seg særlig godt for databaser på nettet, er at dataene lar seg bruke uten komplekse vurderinger omkring opphavsmessig, arkivmessig, og historisk kontekst. Dermed kan vi – ved i særlig grad å trekke fram denne typen arkivinformasjon – komme til å stimulere en forenklende og skjev forståelse av hva arkiver er og hvordan arkiver kan brukes. Rike arkiver med vesentlig samfunnsmessig og historisk dokumentasjonsverdi – som krever kontekstuelle analyser –  blir liggende i mørke. I neste omgang vil dette kunne støtte opp under ukritiske oppfatninger av hvordan vi etablerer kunnskap om forvaltingens virksomhet og om det historiske forløp.

Digitalisering av kildemateriale gir grunnlag for nye og spennende tilbud på nettet. Byarkivets database over historiske foto fra kommunens virksomheter gir muligheter til å hente fram selve fotografiene på skjermen, rett nok begrenset til et utvalg på ca. fem tusen av den halvmillionen vi har i magasinet. Dette er et svært populært tilbud, og mange bestillinger på fotografier referer seg til bilder publikum har funnet på nettet. Bildene på nettet er i langt lavere oppløsning enn de vi har i vårt digitale arkiv i Byarkivet, slik at nedlasting ikke vil egne seg for de fleste brukerformål. Vi har også laget utstillinger på nettet, f.eks. om OL i 1952, kart, arkitekttegninger, Sporveienes historiske plakatmateriell, skolebarns tegninger fra krigen med mer.

Dette er noe ABM-institusjoner vil satse mye på framover. Men man må være klar over at også en slik presentasjon av digitalisert arkivmateriale har noen problematiske sider, metodiske og kunnskapsteoretiske. For det første ligger det en utvalgsproblematikk her:  Hvorfor bruker Byarkivet ressurser på å gjøre historiske arkitekttegninger tilgjengelig på nett, når de mer sammensatte kildene til byutviklingen i våre magasiner ikke er godt nok ordnet og katalogisert og gjort tilgjengelig for forskning? Hvilke sider ved kommunens virksomhet og byens utvikling er de vi velger å kaste lys over gjennom våre prioriteringer? Hva slags type arkivstudier støtter vi opp under? Og hvilke brukergrupper blir prioritert? 

For det andre aktualiserer satsingen på Internett spørsmål om hva arkiver har for verdi som samfunnsdokumentasjon, hvordan de kan og skal brukes, og – ikke minst – hvordan arkivinstitusjonene ønsker å framstå: Hva er vår samfunnsmessige rolle?

Formidling av arkivinformasjon på nett endrer oppdragsgivernes forventninger til arkivinstitusjonene, og det preger forståelsen av arkivene som samfunnsinstitusjoner. Vi møter i økende grad en forestilling om at alt arkivarbeid skal vises igjen i offensivt og nyskapende formidlingsarbeid, gjerne pedagogisk tilrettelagt. Stadig mer av det vi gjør, er prosjektorganisert og blir rettet inn mot tydelige resultater for sluttbrukerne på kort sikt.  Det har blitt nødvendig å presisere at offentlige arkiver har som kjerneoppgave å systematisk dokumentere forvaltningens virksomhet i sine ulike sammenhenger og over lang tid.

Dette er et langsiktig og ofte lite spektakulært arbeid. Det har med å gjøre med gode arkivsystemer i den daglige virksomheten, sørge for at arkiver tas vare på og overføres til depot, at de ordnes i henhold til opprinnelig systematikk, pakkes og katalogiseres, pleies og sikres mot fysisk nedbrytning. Sluttbrukeren er ofte forvaltingen selv som skal ha sammenheng, kontinuitet og etterrettelighet i sin virksomhet; og det er den enkelte som har behov for å kunne få dokumentert forhold som berører personlige interesser og rettigheter. Det kan også være forskeren og forfatteren som bruker måneder på lesesalen på å gå gjennom omfangsrike og komplekse arkiver.

I Byarkivet har vi nå over en viss periode hatt forespørsler fra et par hundre personer som vil finne ut av sine opphold på barnehjem, tyve til femti år tilbake i tid, og som gjerne vil vite hva det kommunale barnevernet gjorde av vedtak som ga retning til den enkeltes liv. Dette er et arbeid som finner sted utenfor offentligheten, mellom to personer – klienten og vår saksbehandler. Arbeidet krever mye tid og omtanke, men det er også et eksempel på det som gir mening til arkivarbeidet, til faget og yrket. Arkivaren skal ikke og kan ikke ta alle sine arkiver ut på det store torget og er heller ikke noen subjektiv historieforteller. De historier vi forteller, skal handle om de kulturverdier og den samfunnsdokumentasjonen som våre arkiver representerer. Internett vil bli en stadig viktigere kanal for å fortelle om dette, men de viktigste arkivundersøkelsene verken kan eller bør skje ved skjermen.

Vi i Oslo byarkiv hører fortsatt til entusiastene i satsingen på å få arkivene ut på Internett. Men det er viktig å presisere tre helt grunnleggende premisser for innsatsen: 1) Hensynet til personvernet og enkeltpersoners rettigheter setter klare grenser for hva som kan og bør legges ut på nettet fra våre arkiver. 2) Studier av arkiver gir ofte mening først når disse kan undersøkes systematisk i sin opphavsmessige, historiske og arkivmessige kontekst. Det er begrenset i hvilken grad dette vil kunne la seg gjøre ved formidling via Internett alene. 3) Arkivene som samfunnsinstitusjoner har flere helt grunnleggende funksjoner og oppgaver utover å gjøre mest mulig av arkivinformasjon tilgjengelig på nettet.

Litteratur

Arne Skivenes: "…Arkivmateriale på nettet – tanker ved en korsvei" i Arkivråd 3/2003

Arnt Ola Fidjestøl: "Stranda kommune – arkiv på Internett" i Arkivråd 3/2003

Aktuelle nettsteder

Om Oslo: http://www.software-innovation.no/brukerforum/2003/presentasjoner/Grete_Zetterdal.pdf

Om Bergen: http://www.software-innovation.no/brukerforum/2003/presentasjoner/Bjorn_Vindenes.pdf

 

 

TOBIAS 1/2004