[Oslo kommune, Byarkivet]

Journalføring i fagsystemer

Mange virksomheter synes det er tungvint å måtte forholde seg både til et fagsystem og til et Noark-saksbehandlingssystem, særlig når det gjelder spørsmål om journalføring. En ny forskrift til arkivloven har tatt hensyn til dette og åpner for bruk av fagsystemer også til journalføring. Systemene må imidlertid godkjennes av Riksarkivaren.

 

Av Tore Somdal-Åmodt

Med begrepet fagsystem menes et elektronisk verktøy som er spesialutviklet for registrering og behandling av data knyttet til hele eller deler av en virksomhets oppgave. I noen tilfeller vil systemet endog være ment å brukes på tvers av virksomheter og faggrenser.

Eksempler på fagsystemer er programmer for å håndtere utbetaling av stønad i henhold til sosialtjenesteloven, registrere opplysninger for å vurdere iverksetting av tiltak i henhold til barnevernloven, registrere søknader om barnehageplass eller for å registrere og behandle byggesaker. Fagsystemet vil således typisk være klient- eller kundesystem innenfor sektorer som undervisning, teknisk og helse- og sosial.

Journalføring er pålagt

Alle arkivskapende virksomheter i Oslo kommune plikter å føre postjournal. Plikten til å opprette og føre postjournal er ubetinget – den følger av Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 2.2.1, vedtatt av Bystyret den 22.06.1999, og nå også direkte av offentlighetsloven § 2. Det er behovet for gjenfinning av dokumentasjon over tid som ligger til grunn for journalføringsplikten.

Som hovedregel skal alle dokumenter som kommer inn til og/eller sendes ut fra virksomheten, som gjøres til gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, journalføres. Frihet til helt å velge vekk journalføring gjelder kun for de såkalte "organinterne dokumenter". Dette er dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med virksomhetens (eks bydel, etat, foretak,) interne saksforberedelse.   

Dagligarkivet skal være sentralisert så langt dette er praktisk tjenelig. Dette sikrer enhetlige rutiner og enhetlig behandling av all post. En sentralisert arkivtjeneste er likevel ikke til hinder for at journalføringen kan foregå fysisk i flere journalførende enheter innenfor samme virksomhet. Den sentraliserte arkivtjenesten vil ha det faglige veiledningsansvaret for all dokumentbehandling i bydelen, herunder dokumenter som inngår i fagsystemer. 

Bruk av fagsystemer til journalføring

I henhold til forskriftene til arkivloven § 2-9 skal elektronisk journalføring i offentlige organer normalt skje med et system som følger Noark-standarden. I Oslo kommune er denne regelen ytterligere strammet inn. I henhold til Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 2.2.1 skal journalføringssystemet følge Noark-standarden og samtidig være omfattet av den rammeavtale som er inngått mellom Oslo kommune og valgte systemleverandører. Fagsystemer har sjelden eller aldri vært utviklet med tanke på den form for journalføring av saksdokumenter som skissert i Noark-standarden og arkivforskriftens bestemmelser om journalføring. 

Dersom en virksomhet i Oslo kommune ønsker å bruke andre systemer til å journalføre inn- og utgående korrespondanse og andre saksdokumenter, enn de som i dag er godkjent i henhold til Arkivinstruks for Oslo kommune, kan dette i utgangspunktet ikke gjøres uten at Byrådet har gitt virksomheten dispensasjon fra bestemmelsene i Arkivinstruks for Oslo kommune. Se arkivinstruksens punkt 1.4. Etter at arkivinstruksen ble vedtatt er det imidlertid kommet en ny forskrift til arkivloven som gir anledning til å journalføre forvaltningens saksdokumenter i et fagsystem. 1

Plikten til å journalføre saksdokumenter i et system som følger Noark-standarden gjentas i den nye forskriftens § 2-1. Det legges til at systemene skal være godkjent av Riksarkivaren. Vi legger for ordens skyld til at de saksbehandlingssystemer som brukes i Oslo kommune, Ephorte og DocuLive er slike godkjente systemer.

For spesialiserte fagsystemer sies det i forskriften § 2-2 at "For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra å følge Noark-standarden dersom systemet er utformet før disse bestemmelsen iverksettes (altså før 1. oktober 2002), eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må imidlertid godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system."

Merk at det her forutsettes at systemene har visse funksjoner for journalføring og arkivering. Hvilke funksjoner dette er, følger av arkivforskriften §§ 2-6, 2-7 og 2-10. Hvis systemene ikke har disse funksjonene, kan de følgelig ikke benyttes til journalføring og arkivering. Det er særlig arkivforskriften § 2-7 som konkret lister opp hvilke opplysninger som skal gjøre det mulig å identifisere dokumenter over tid: journalføringsdato, dokumentets dato, saks-/dokumentnummer, avsender/mottaker og opplysninger om innhold.

Noark-standarden er viktig

Denne standarden søker å sikre at viktige arkivfunksjoner blir ivaretatt ved journalføringen og når journalføringsmodulen skal samarbeide med de programdelene som utgjør et fullelektronisk arkiv: saksbehandlingmodul, utvalgsmodul og arkivmodul med tilhørende nødvendige funksjoner for utveksling og behandling av data. Standarden beskriver både funksjoner (Del 1) og tekniske spesifikasjoner (Del 2).

Identifisering og gjenfinning av saker og enkeltdokumenter er et overordnet mål ved journalføring. Standarden stiller krav til hva som skal registreres av nødvendige opplysninger om saken og dokumentene. Tilhørigheten mellom disse enhetene (sak og journalpost) skal beskrives og knyttes opp mot virksomhetens arkivstruktur og den avdeling, den person eller det prosjekt i virksomheten som skal behandle saken. Et journalføringssystem skal i tillegg blant annet gi oversikt over forfall/- og behandlingsfrister, avskrivningsstatus (restansekontroll) samt produsere rapporter som gir rask og nøyaktig oversikt over den offentlige del av journalen og restanser og eventuelt utlån.

Sikkerhet

Noen ganger argumenteres det med at behandling av taushetsbelagte opplysninger og/eller personsensitive dokumenter er utslagsgivende for om virksomheten kan ta i bruk et bestemt system. Dette er godt tenkt, men dette må ikke få noen til å trekke den konklusjon at produktnavnet alene kan bestemme bruken. Personopplysningsloven stiller krav til sikkerhet. 

Alle virksomheter må foreta den nødvendige og lovpålagte gjennomgangen av sikkerheten i sine systemer, i forbindelse med overholdelse av meldeplikten/konsesjonsplikten i henhold til personopplysningsloven. Dette berører ikke selve journalføringsplikten. Noark-standardens funksjoner for tilgangsstyring og –kontroll vil bidra til at personopplysningslovens mange krav til sikkerhet kan overholdes. Bruk av et bestemt system er i seg selv ikke nok til at man kan utelate denne sikkerhetsvurderingen.

Oppsummering

Sentralisert arkivtjeneste sikrer enhetlige rutiner for alle dokumenter som gjøres til gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon. Journalføring og annen elektronisk behandling av saksdokumenter-/opplysninger kan skje i et godkjent Noark-basert dokumentbehandlingssystem (for Oslo kommune sin del: DocuLive/Ephorte) eller i et annet system som må godkjennes av Riksarkivaren. Byarkivet er selvfølgelig villig til å bistå kommunens virksomheter med å legge søknader frem for Riksarkivaren.

 

TOBIAS 1/2004