[Oslo kommune, Byarkivet]

CD-en som bærer av arkivinformasjon – krav til kvalitet, håndtering og oppbevaring

CD-en har gått sin seiersgang på mange områder i samfunnet, også innen lagring av arkivinformasjon i offentlig sektor. Samtidig betegnes bevaring av elektronisk informasjon som kanskje den største utfordringen arkivarene står overfor i dag. Hvor stort problem utgjør selve mediet når det gjelder langtidslagring? Og hvordan skal vi håndtere CD-ene slik at de på best mulig måte tåler tidens tann?

 

Av Morten Brøten

CD-R ("Compact Disc Recordable") så dagens lys i 1989. I dag er CD-R det eneste godkjente optiske mediet for avlevering/deponering av bevaringsverdig arkivinformasjon for statlig sektor  –  dog med muligheter for fritak etter avtale med Arkivverket. Dette er nedfelt i §3-1 i Riksarkivarens Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til arkivverket. CD-en skal ha en kapasitet på 650MB/74 minutter. Dette kan gi plass til flere tusen tettskrevne A-4 sider. Det er imidlertid grunn til å forvente at optiske medier med enda større kapasitet vil overta som arkivmedium i åra som kommer.

Samme medium og spesifikasjoner anbefales for kommunesektoren, jf. Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, men det enkelte arkivdepot kan fritt velge andre medier. Byarkivet i Oslo har lagt seg på samme løsning som Arkivverket, jf. veiledningsheftet Ordning av arkiv for avlevering (2002), pkt. 5.2.

Holdbarhet

I virkeligheten er all informasjonslagring usikker. Informasjon degraderes over tid, og vil på (lang) sikt uansett forgå. CD-plater har begrenset levetid, men det har også papir, mikrofilm og magnetbånd. Men hvor lang levetid har egentlig en CD-R? Noe entydig svar finnes dessverre ikke, av to grunner: For det første er mediet så nytt (knapt 15 år) at man ikke har fått verifisert dette gjennom praktisk bruk. For det andre avhenger svaret av kvaliteten på selve CD-en, brenningskvaliteten og hvordan mediet behandles og lagres.

Det er imidlertid gjort forsøk i ulike laboratoriemiljø, hvor man har akselerert aldringsprosessen ved hjelp av simulering. Finske studier har påvist en levetid fra 3,5 år til 30 år på CD-R. SINTEF i Trondheim har konkludert med en levetid på 25-30 år. Andre igjen har antydet rundt 70 år. Når det gjelder de kommersielle aktørene, anslår disse at en CD-R vil vare i 100-200 år, forutsatt at platen oppbevares under anbefalte forhold. Som vi ser er resultatene av slike forsøk høyst varierende, og må tas med en klype salt. Spesielt gjelder nok dette levetid oppgitt av leverandørene. Men det studiene uansett viser, er at det er stor forskjell i levetid på ulike typer av mediet.

Det er også viktig å merke seg at ubrente CD-er har begrenset levetid, trolig bare ca 2 år! Det frarådes derfor å ha store parti på lager. Kjøp fra en butikk du vet tar inn nye plater relativt ofte.

Oppbygning

En CD-R plate består grovt sett av fire elementer eller lag. Det første laget er av plast (polykarbonat). Dette utgjør mesteparten av platen, inklusiv undersiden. Videre finner vi et tynt metall-lag, vanligvis bestående av sølv, gull eller sølv-legering. Mellom plasten og metallet finner vi datalaget, der selve informasjon er brent og lagret. Dette laget består av ett av følgende tre organiske fargestoff (som bl.a finnes i planter): pthalocyanin, alminnelig cyanin eller AZO. Disse stoffene har ulike farger i seg selv, men vil i tillegg fremstå i ulike farger avhengig av om metall-laget er av sølv eller gull. Eksempelvis er phthalocyanin klar eller lys grønn. Hvis man ser på undersiden av en CD-R som inneholder dette fargestoffet, vil fargen være gullaktig eller grønnaktig gull hvis metall-laget er av gull, sølvaktig hvis metall-laget er av sølv.

På CD-R ligger datalaget og metall-laget nært opptil toppen av plata (etikett-sida), i motsetning til en DVD-plate hvor disse ligger ca. i midten. Øverste og siste lag (hvis vi ser bort fra etiketten) består av en tynn hinne med lakk. Lakken er ment å beskytte mot riper og annen skadelig påvirkning fra miljøet.

Hva er god CD-kvalitet?

Kvalitet varierer mye fra produsent til produsent og fra type til type. En god huskeregel er å ikke benytte de billigste typene. Ved å legge noen ekstra kroner på bordet kan man forlenge CD-ens levetid med mange år. En god CD-R til arkivformål bør ha et metall lag av sølv, eller helst gull. Gull ruster ikke og er stabilt. Det danske riksarkivet, Statens arkiver, anbefaler at fargestoffet i brenningslaget består av pthalocyanin siden dette har en bedre kompabilitet med høyhastighetsbrennere, er mindre følsom for lys og har lengst forventet levetid. For å finne ut om en CD-R har disse spesifikasjonene, kan man bl.a. se www.cdmediaworld.com.

Vi må ikke overdrive kravene vi stiller til kvalitet på CD-R. Trolig må disse mediene uansett konverteres til nye medier etter hvert likevel. Kanskje finnes det ikke engang CD-R-avspillere om hundre år. Viktigere er trolig brenningsprosessen, behandlingen og oppbevaringen av platene.

Brenning

Hvordan CD-R platen er brent påvirker kvaliteten og dermed holdbarheten. Punktene/dataene må brennes inn på en så jevn og klart avgrenset måte som mulig. I følge Statens arkiver i Danmark anbefales det å velge en brenningshastighet som ligger tett under det som er oppgitt som maksimalt mulig for mediet. Hvis en CD-R kan brennes på 1X til 10X hastighet, anbefales det å brenne på 8X hastighet, vel å merke hvis brenneren understøtter denne hastigheten. Bruk en god brenner med størst mulig hukommelse. CD-en skal brennes i en samlet vending ("Single Session"), jf. Riksarkivarens bestemmelser.

Håndtering og oppbevaring

Da CD-en kom på 80-tallet ble den betraktet som den nye lydbæreren som tålte røff behandling, i motsetning til LP-platen. På disse tjue årene har vi erfart at CD-mediet bør behandles med (minst) samme omsorg som vinylplatene. Sammenlignet med papir, det rådende arkivmedium siden 1500-tallet, er CD-mediet mer sårbart.

CD-R trenger gode og stabile oppbevaringsforhold. Når det gjelder anbefalt klima varierer dette noe avhengig av hvem vi spør. De fleste anbefalinger ligger mellom 10 og 20°C grader celsius, og en luftfuktighet på mellom 20 og 50%. I Arkivhåndboken av Ivar Fonnes anbefales 18-22°C og 45-55% luftfuktighet. Her er noen flere tips for håndtering av CD:

- Løft CD-en ytterst i kantene eller med fingeren i hullet i midten.

- Hold CD-en fri for støv, fingermerker og annet smuss.

- Støv og smuss fjernes fra undersiden av CD-en ved hjelp av en myk klut som dras fra sentrum og utover mot kanten.

- Vær oppmerksom på at data-laget ligger tett opptil toppen (etikett-sida) på CD-R-platen. Riper på oversida vil derfor lett kunne gjøre informasjonen uleselig.

- CD-ene oppbevares i coveret i stående (vertikal) posisjon, gjerne i en brannsikker safe.

- Plassér CD-en tilbake i coveret etter bruk.

- For merking av selve CD-en, bruk en vannløselig (ikke spritholdig) tusj. Merking av coveret foretas ved å lime en lapp på fronten av lokket.

- Unngå å utsette platen for unødig mye dagslys. Direkte sollys må uansett unngås.

Ikke bare mediet

CD-R er i dag den mest egnede bærer av elektronisk arkivinformasjon for langtidslagring. Dette skyldes utbredelse, kopieringsmuligheter, pris og en forholdsvis lang levetid. Som vi har sett påvirker imidlertid kvaliteten mediets levealder. Legg derfor noen ekstra kroner på bordet og kjøp god kvalitet; det er neppe CD-R-utgiftene som får etatens budsjett i ubalanse. Av enda større betydning er brenningsprosessen, lagringsforhold og den behandlingen platene får. Dette bør være en naturlig del av den moderne arkivarens kompetansefelt.

Andre faktorer som spiller inn gjør seg gjeldende før dataene lagres på platen og angår sådan ikke selve mediet. Slike faktorer er muligheter for eksport av data fra datasystem, hvordan systemet og dataene er dokumentert og bruken av godkjente arkivformater. Disse faktorene er ikke behandlet her, men utgjør sannsynligvis like store om ikke større utfordringer enn de selve mediet bringer. Alle brikkene må imidlertid falle på plass for at vi skal lykkes i å bevare elektroniske arkiver for framtida.

Litteratur

Svein Amblie: Elektronisk dokumentbehandling, Oslo 2001

Aschehougs og Gyldendals Store leksikon

Fred R. Byers: Care and Handling of CDs and DVDs. A Guide for Librarians and Archivists (2003)

Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo 2000

Nasjonalbibliotekets Internettsider: www.nb.no/verneplan/lyd/bevaring.html

Statens arkivers Internettsider: www.sa.dk

 

 

 

TOBIAS 1/2004