[Oslo kommune, Byarkivet]

Konkurranseutsetting av kommunale oppgaver: Offentlige eller private arkiver?

Offentlige virksomheter på alle nivåer er pålagt å følge forskriften om offentlige arkiver. Private virksomheter er derimot ikke pålagt dette. Konkurranseutsetting av offentlige oppgaver er de siste årene blitt mer og mer vanlig. I lys av denne utviklingen er det grunn til å reise spørsmålet om hvilke krav til arkiver som bør stilles når den som utfører en offentlig oppgave er privat.

 

Av Robert Kalleberg

Konkurranseutsetting betyr at oppgaver som tidligere har vært utført av offentlige virksomheter settes bort til private eller offentlige virksomheter etter anbudskonkurranse. Konkurranseutsetting var tidligere en unntaksvis fremgangsmåte, men har nå blitt et bærende element i kommunal forvaltning. Generelt kan dette dreie seg både om oppgaver som kommunen er pålagt ved lov og oppgaver som kommunen utfører på eget initiativ. For Oslo kommunes del er Bydelsreform 2004 et godt eksempel i så måte. De nye bydelene vil i stor grad bli organisert ut fra en ”bestiller – utfører modell”. Ifølge modellen kan for eksempel driftsoppgaver som barnehage og eldresenter bli utført av både kommunale og private virksomheter etter oppdrag fra bydelenes bestillerenheter.

Konkurranseutsetting som et bærende element i kommunal forvaltning aktualiserer ytterligere spørsmålet om hva som skal skje med arkivene. Er virksomhetene som utfører oppgaver på vegne av kommunen, forpliktet til å følge reglene for offentlige arkiv?

Det er vanskelig å gi entydige svar på dette men to løsninger kan skisseres: 

·         Den ene er at den offentlige enheten det gjelder, for eksempel et sykehjem, fortsatt er ett offentlig organ, eller del av et offentlig organ. Det er bare er driften av organets virksomhet eller deler av denne som er satt bort. På den måten vil det det være et offentlig organ som er arkivskaper, underlagt regler for offentlig arkiv.

·         Den andre betraktningsmåten er at de oppgaver det er tale om, utføres av en privat aktør. Arkivene skapes da av private virksomheter og blir dermed å betrakte som private arkiver i arkivlovens forstand. Dette vil gjelde selv om oppgavene utføres på oppdrag fra og på vegne av det offentlige.

Sistnevnte løsning er den som oftest vil gjøre seg gjeldende. Den enkelte kommune kan imidlertid selv stille krav om at reglene for offentlig arkiv skal følges for de tjenestene som konkurranseutsettes. Kravet kan settes som betingelse for oppdraget i anbudsinnbydelsen og inngå i avtalen mellom partene. Oppdragsgiver sikres på denne måten god dokumentasjon av hvordan oppgavene blir utført. Det kan være nødvendig for å dokumentere dette overfor andre, for eksempel overfor overordnede myndigheter, dvs. byrådet eller bystyret, men også overfor kunder/klienter som har krav på dokumentasjon. Kommunen utfører i mange tilfeller lovpålagte oppgaver. Da kan det være viktig å sørge for at arkivdanningen oppfyller kravene til offentlig arkiv siden det ofte kan ligge implisitte dokumentasjonskrav i lovpålagte oppgaver.

Krav om arkiv i konkurransegrunnlaget

Krav om å følge reglene for offentlige arkiv kan medføre økt behov for råd og veiledning i arkivdanningen. Oppdragsgiver kan ha behov for å presisere arkivkravene noe nærmere enn bare en generell henvisning til arkivloven. Tilbyder/utfører kan ha behov for nærmere presiseringer, veiledning og opplæring for å sikre at reglene om offentlig arkiv blir fulgt tilfredsstillende.

I Oslo kommune kan det stilles spesifikke krav til hvordan bevaringen av aktørenes dokumenter skal utføres. Slike krav kan konkretiseres ved å vise til for eksempel hele eller deler av Arkivinstruks for Oslo kommune. Det kan stilles som krav at det skal foreligge skriftlige rutiner for dokumentbehandlingen som følger av de tjenester oppdraget omfatter. Dette er krav som kommunen kan innarbeide som en naturlig del i nesten ethvert konkurransegrunnlagg/kravspesifikasjon.

Hva skal arkivet inneholde?

En hovedutfordring som oppstår ved å stille krav om arkiv til aktører som befinner seg i gråsonen mellom det private og offentlige, vil være å definere nærmere hvilke typer dokumentasjon arkivene skal inneholde. Oppgavene som konkurranseutsettes kan være av en slik art at det verken er praktiske eller lovmessige forhold som tilsier at det bør etableres ”sakarkiver”, som skal bevares i uoverskuelig fremtid, for enhver pris. For å løse dette på beste måte, må de enkelte fagmiljøene i kommunen som sitter med bestilleransvaret og som dermed skal utarbeide de kravene som stilles til oppdraget, gi føringer på hvilke type dokumentasjon som bør kreves. I en slik vurdering kan det for eksempel være viktig at noen type dokumenter – evalueringer, klager, o.l. – bør bevares utover kontraktsperioden. Dette er dokumentasjon som kan være relevant når fremtidige utlysninger til nye kontraktsperioder av oppdrag skal gjøres.

Arkivering av anskaffelsessaker

Konkurranseutsetting av kommunale oppgaver skal gjøres i henhold til lov om offentlige anskaffelser og anskaffelsesreglement for Oslo kommune. Dette har som resultat at det blir skapt en god del dokumentasjon som er homogen. Det er primært tjenestens art som skiller. Ellers stilles det bl.a. krav om anbudsprotokoll. Nedenfor følger noen råd om hvordan anskaffelsessaker kan arkiveres hos den enkelte oppdragsgiver.

·         Alle anskaffelsessaker får eget saksnummer i journalen. Det som inngår i saken og journalføres er alle tilbud som ikke ble valgt, tilbudet som ble valgt, avslagsbrev, tilbudsbrev og alle andre dokumenter som naturlig hører inn i saken.

·         De inngående tilbudsdokumentene registreres og behandles ihht. Oslo kommunes regler for anskaffelser og føres i protokoll(er) over anskaffelser med fortløpende nummerering.

·         I kommentarfeltet på saksnivå i journalen, bør det legges inn henvisning til hvilket anskaffelsesnummer og årstall kjøpet har, f.eks. 1/02. Tilsvarende føres saksnummeret fra arkivsystemet på anskaffelsesprotokollen for kjøpet.

·         Anskaffelsesprotokollene bevares.

·         Anskaffelsessakene tas vare på i ti år etter at varen er betalt under forutsetning av at det ikke er garantiforhold e.l. som tilsier lengre bevaring.

·         Ikke antatte tilbud kan kasseres eller sendes tilbake til anbyderne etter at evt. klagefrister er ute, med mindre revisjonen eller regelverket som gjelder for de ulike typer anbud sier noe annet. Om dokumentasjon sendes tilbake til anbyder, bør dette anmerkes i feltet for tilleggsopplysninger i journalen.

De siste årenes økende konkurranseutsetting av kommunale oppgaver aktualiserer spørsmål omkring hvilke krav til arkiver som bør stilles til utførere av oppgavene. Det er gode argumenter for at Oslo kommune bør vurdere å innarbeide visse minimumskrav til arkivdanning omkring de enkelte oppgavene. På den måten kan kommunale oppgaver som konkurranseutsettes dokumenteres på en forsvarlig måte. Dette kan for eksempel gjøres ved å innarbeide krav til arkivdanning i anbudsinnbydelsene.

Litteratur

Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (2000)

Anne Marit Noraker: "Konkurranseutsetting og andre organisatriske endringer", i Tobias 2/2001

Anne Marit Noraker: "Arkivering av anskaffelsessaker", i Tobias 3/2002

Oslo kommunes internettsider: www.oslo.kommune.no

TOBIAS 4/2003