![[Oslo kommune, Byarkivet]](Standardmal_files\byarkivlogo.gif)
Orden
i skolesakene
Gunnar Yttri i Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ansvarlig for
heftet Arkivrettleiing for grunnskulen, som er gitt ut i samarbeid mellom de
interkommunale arkivene i Hordaland, Møre og Romsdal og Rogaland samt Bergen
byarkiv og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Det preges av god kjennskap til
skolearkiver og gir en grundig og lettfattelig oppskrift på hvordan en skole
skal ordne sine papirer. Av Inger Sneve Olsen Heftet tar utgangspunkt i kravet til å holde arkiv i offentlige virksomheter, og presiserer at det er et lederansvar at arkivene blir ivaretatt i henhold til lovverket. Arkivtjenestens arbeidsoppgaver er godt beskrevet, og det er også uttrykt at arkivtjenesten i kommunen skal være sentralisert. Hovedinnholdet i veiledningen tar imidlertid for seg daglige rutiner for en skoleadministrasjon som utfører arkivarbeidet uten nødvedigvis å være tilknyttet den sentrale arkivtjenesten i kommunen. Veiledningen utdyper Arkivlovens forskrifter til daglige post og arkivrutiner. Den viser eksempel på manuell journal, men redegjør også for rutiner skolen skal benytte for saksbehandlere dersom journalføring foregår i et NOARK-system med saksbehandlermodul. Den redegjør for de enkelte aktørers ansvar i forhold til utforming av Offentlig journal. Det er videre gitt en god oversikt over hvordan kravene til innsyn og til å vurdere meroffentlighet skal praktiseres. Det gjøres enkelt og greit rede for de forskjellige inndelinger av serier i arkivet, og det vises til lovverket som regulerer spesialarkivene. Dette er omtalt på en lettfattelig måte. Veiledningen inneholder oversiktlige eksempler på bestandoversikt av arkivseriene. I avsnittet om bevaring av arkiv, utdypes det hva som ligger til grunn for hva som skal bevares. Det vises til ledelsens ansvar for at også andre medier enn papir, så som foto, film og databaser, tilhører arkivet, og at det blir tatt vare på i henhold til regelverket. Det blir også gjort rede for forskjellen mellom interne notater som inngår i en saksbehandling, og interne arbeidsnotater som ikke skal tas vare på. Det er en meget nyttig presisering i et emne hvor det råder usikkerhet både hos arkivpersonale og lærere. Det er gjort en grei beskrivelse av periodeinndelingen i arkivene og hvilket arbeid som følger av periodisering. Dette er viktig å sikre at det blir satt av tid også til denne delen av arkivarbeidet. I kapitlet om kassasjonsbehandling, kommer det frem hva som skal bevares både av elevmapper, eksamensbesvarelser og personalmapper. Når det gjelder personalmapper, så tar reglene ikke høyde for at personalansvar kan være delegert til den enkelte skole. Delegert ansettelsesansvar betyr at skolen selv også må sørge for at rutinene omkring personalarkivet er i henhold til regelverket. En utdypende liste over dokumenter som skal bevares i tilsettingssaker og i personalmapper hadde styrket veiledningen. Eksempler på utfylling av avleveringslister og merking av arkivstykker kommer også godt med for å forstå arbeidet med avlevering. Forarbeidet til det foreliggende heftet er testet ut ved kurs til over hundre tilsatte i grunnskolen i Sogn og Fjordane. Her kom det inn verdifulle innspill, og disse er tatt med i den endelige utgaven. God kjennskap til arbeidsfeltet preger heftet, og ved å følge veiledningen kan skolene sikre at dokumentasjon som i fremtiden blir etterspurt, er å finne i arkivene. Heftet er skrevet på nynorsk, men det burde ikke være til hinder for at det kan brukes i alle skoler, også i Oslo. TOBIAS 4/2003 |