[Oslo kommune, Byarkivet]

Elektroniske møtebøker i Bystyrets sekretariat

Møtebøker er kanskje det mest betydningsfulle arkivmateriale som skapes i de politiske organer. Bystyrets sekretariat har nå satt i gang et prosjekt for å gjøre disse digitale. Dette er ikke blitt gjort tidligere her til lands, prosjektet bærer derfor preg av nybrottsarbeid. Samtidig som man vil oppnå mange gevinster med å innføre elektronisk møtebok, blir det viktig å sikre dens autentisitet, kvalitet og tilgjengelighet i dag og for ettertida.

 

Av Laila Dolven og Kristin Parken

Som sekretariat for bystyret og bystyrets organer har Bystyrets sekretariat arkivansvar for utvalgenes saksdokumenter og møtebøker. Bystyrets møtebøker inneholder i dag sakskart, sakfremlegg, innstilling, eventuelt byrådsak, dokumenter kommet inn under behandlingen, behandling i utvalget, votering og vedtak. Møtebøkene bindes inn i fire eksemplarer hvorav to sett avleveres årlig til Byarkivet, ett sett til Deichmanske bibliotek og ett sett oppbevares i Bystyrets sekretariat. Tilveksten i dette materialet er på ca halvannen hyllemeter pr år. I tillegg kommer møtebøker fra bystyrets komiteer, forretningsutvalget, valgstyret og klagenemnda.

Papirløst

Arkivloven med forskrifter og Arkivinstruks for Oslo kommune, samt Instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter i Oslo kommune, åpner for at virksomhetene under bestemte forutsetninger kan ta i bruk elektroniske arkiver. Bakgrunnen for prosjektet er Bystyrets sekretariats ønske om et helelektronisk arkiv og reduserte kostnader ved produksjon og oppbevaring. Ved å innføre elektronisk møtebok ønsker Bystyrets sekretariat å oppnå:

·         helelektronisk arkiv for både saksarkiv og møtebøker

·         å redusere kostnader til kopiering og innbinding av møtebøker

·         å frigjøre plass

·         å sikre fremtidig lagring ved at møtebøkene lagres på eksternt lagringsmedium med hensyn til ekthet og tilgang

·         å forbedre dokumentkontrollen

Bystyrets sekretariat lagrer i dag inn- og utgående saksdokumenter elektronisk i dokumentbehandlingssystemet DocuLive Noark Plus og DocuLive Web-sak. I forkant av prosjektet foretok sekretariatet en sondering i markedet, men fant ingen aktuell løsning for elektroniske møtebøker.

Prosjektgruppens mandat

I forkant av prosjektet hadde Bystyrets sekretariat kontakt med Byarkivet for å avklare enkelte problemstillinger som var avgjørende for igangsettingen. Prosjektgruppen fikk følgende mandat: ”Vurdere elektronisk lagring av møtebøker som ivaretar kravene til kvalitet og sikkerhet. I dette ligger blant annet hensynet til:

·         digitale signatur som ivaretar møtedokumentenes autentisitet

·         enkel tilgjengelighet, også for fremtiden

·         en funksjonell løsning

·         godkjent lagringsmedium og arkivformat

·         konvertering/vedlikehold av elektroniske møtebøker inntil avlevering til Byarkivet”

Prosjektgruppen skulle videre ”utarbeide en gjennomføringsplan med tidsangivelser og kostnadsoverslag, samt rutiner som beskriver arbeidsoppgaver og ansvar.”

Prosjektgruppen ble satt sammen med tanke på å få frem ulike problemstillinger og synspunkter. I prosjektgruppen var sekretariatet representert med fagpersonell innen arkiv, IKT og møte/utvalg samt en representant fra Byarkivet.

Prosjektgruppens arbeid

Det ble laget en framdriftsplan og arbeidsplan for den første del av arbeidet som tok for seg de viktigste problemstillingene og oppgavene. Det ble i startfasen også arrangert et møte med leverandør av sak/journalsystem for å utveksle ideer og mulig løsninger.

Det ble vurdert hvorvidt det var nødvendig med en egen arkivserie for elektroniske utvalgsdokumenter når disse også inngår i den ordinære Noark-databasen. Etter å ha innhentet råd fra Byarkivet, ble det bestemt at elektronisk møtebok fortsatt skal utgjøre en egen arkivserie utenfor sakarkivet.

Det er lovbestemt at møtebøker for politiske organer i kommuner og fylkeskommuner skal undertegnes. Bystyrets sekretariat har derfor stilt krav om elektronisk signatur for å garantere møtebokens autentisitet. Det er i tillegg et krav om at man skal binde inn original undertegnet møteprotokoll på papir.

Elektronisk møtebok skal lagres på godkjent arkivmedium og tilfredsstille ”Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til arkivverket”, fastsatt av Riksarkivaren 11. mai 2000. Det er en forutsetning at løsningen tilfredsstiller kravene i Noark-4.

Prosjektgruppa har utarbeidet en kravspesifikasjon som inneholder krav til funksjonalitet, innhold og kriterier for uttrekk fra Noark-databasen. Elektronisk møtebok skal inneholde det samme som dagens papirbaserte utgave. Det er lagt stor vekt på at elektronisk møtebok skal være enkelt tilgjengelig, det er derfor en egen fil med informasjon om hvordan møteboken er bygget opp. Krav til layout må diskuteres nærmere med leverandør.

Dagens møtebøker er lett å finne frem i og er i hyppig bruk. Av dette følger at elektronisk møtebok bør være enda enklere tilgjengelig enn dagens papirbaserte utgave. Løsningen er lagt opp for å ivareta muligheten for utskrifter og fritekstsøk.

Et enkelt møte i de folkevalgte organer består av flere saker, og den enkelte sak består vanligvis av flere dokumenter. Dokumentene er standardiserte filer. Disse filene skal ha logiske navn på fast form som gjør det enkelt å finne frem. Der det er flere filer til en sak, er disse samlet i filkataloger. Det skal dessuten lages en egen møtebok for saker som er unntatt offentlighet. Denne lagres på et eget medium.

Det var nødvendig å kartlegge alle typer møtedokumenter og lage en oversikt over hvor disse var lagret elektronisk. Det viste seg at en del dokumenter kun fantes på papir, for eksempel dokumenter som er vedlegg til protokollen i bystyret. Under arbeidet med kravspesifikasjonen arbeidet vi samtidig med rutinetilpasning med tanke på dokumentkontroll.

Møtebøker har flere typer vedlegg. Det ble tatt stilling til hvordan disse skulle legges inn i DocuLive som egen journalpost eller som vedlegg til journalpost. En konsekvens av dette er at alle sakskart og protokoller må journalføres. Vedlegg som det ikke er naturlig å legge på egen journalpost legges som egen vedleggsfil.

Bystyrets sekretariat har ikke det formelle arkivansvaret for byrådsaker, men sekretariatet finner innstillingene som en så viktig del av bystyrets aktstykker at de vil inngå i elektronisk møtebok. Dette er viktig for å ivareta helheten.

Elektronisk møtebok setter strenge krav til at rutinene for bruk av DocuLive følges. All informasjon hentes fra DocuLive ved hjelp av rapporter, og for å ivareta kvaliteten er det definerte kontrollrapporter som vil avdekke eventuelle mangler.

Når det gjelder elektronisk møtebok i forhold til publisering av saker på Web-hotellet, har man måtte endre praksis med hensyn til protokollmerknader. Tidligere var dette ivaretatt ved manuelle operasjoner. For enkelte problemstillinger skisserer kravspesifikasjonen ingen løsning, disse krever et nærmere samarbeid med leverandør.

Status

I forbindelse med arbeidet, har eksisterende rutiner blitt gjennomgått. Løsningen tvinger helt åpenbart frem mer strukturerte rutiner for å ivareta sikkerheten.

Innføring av ny løsning avhenger av investeringskostnader og budsjettrammer. Vi håper imidlertid at det skal bli mulig å implementere den nye løsningen i løpet av 2005.

TOBIAS 4/2003