Bydelsreform og arkiver – status

Omorganiseringer er et velkjent fenomen i de fleste organisasjoner, så også i Oslo kommune. Mange arkivarer husker bydelsreformen i 1988 og minnene er ikke udelt positive; planlegging var det så som så med og kaostilstander rådet til tider. Kommer det samme til å skje igjen? Hvilke tiltak blir satt i verk på arkivområdet fram mot årsskiftet og hva er status i denne prosessen?

Sentral arkivgruppe

Det er nedsatt en egen sentral arkivgruppe som skal ta stilling til mange av spørsmålene som oppstår i kjølvannet av reformen. Gruppen skal utarbeide en rutinebeskrivelse som skal være et hjelpemiddel for bydelene i arbeidet med å avslutte arkiver fram mot årsskiftet. Beskrivelsen vil også ta for seg problemstillinger knyttet til etableringen av arkivtjenesten i de nyopprettede bydelene. Denne sentrale arkivgruppa har representanter fra Bydelsreform 2004, Bydel Grünerløkka-Sofienberg, Bydel Bøler, Bydel Sagene-Torshov og Byarkivet. Informasjon om gruppas arbeid vil bli gitt på Arkivforum for bydelene, i Tobias og på intranett. Det er viktig å understreke at det er bydelene selv som har ansvaret for det praktiske arbeidet knyttet til reformen.

Periodisering

Hovedregelen er at ved vesentlige organisatoriske endringer eller nedleggelse av en kommunal virksomhet skal arkivene periodiseres og avsluttes, jf Arkivinstruks for Oslo kommune pkt. 2.1.2. Skarpt periodeskille skal benyttes. Dette vil gjelde uten unntak for møtebøker og korrespondansearkiver i bydelsadministrasjonene, det vil si journal, sakarkiv og kopibok. Materialet skal pakkes ned, merkes og listeføres i henhold til Byarkivets veiledninger på området. Mange bydeler er allerede godt i gang med dette arbeidet. Det er viktig å merke seg at den elektroniske Noark-journalen også skal periodiseres. En kopi av avsluttet journaldatabase skal deponeres (evt. avleveres) til Byarkivet. Fremfinning i avsluttet journalperiode kan gjøres i en søkbar historisk database i den nye bydelen, alternativt ved hjelp av papirutskrifter fra systemet. Deponeringen må skje etter at basen er avsluttet, og følgelig etter årsskiftet. Dette kan bli en utfordring siden de gamle bydelene på dette tidspunktet er avviklet; hvem skal ha ansvaret for gjennomføringen av deponeringen? Gruppa skal avklare dette.

Når det gjelder andre arkivserier, som for eksempel personalmapper, vil man muligens se for seg andre løsninger. En mulighet er å videreføre personalmappene på de personene som fortsetter i den nye bydelen. Da blir det viktig å legge henvisning i arkivet til den "nedlagte" bydelen om at mappen er overført til bydel X. Endelige retningslinjer gis av arkivgruppa.

Kassasjon av materiale skal gjøres i overensstemmelse med "Midlertidige retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommunes arkiver". I forbindelse med kassasjon skal det føres en kassasjonsliste jf veiledningsheftet "Ordning av arkiv for avlevering (2002)" fra Byarkivet.

Et annet relevant spørsmål er om alle bydelene  – også de som ikke blir geografisk berørt av reformen – skal periodisere. Dette gjelder bydelene Ullern, Sagene-Torshov, Bjerke og Søndre Nordstrand. Et argument for at også disse skal periodisere er at de tilføres mange nye oppgaver, det er ny valgperiode, og det blir mer oversiktelig om hele kommunen periodiserer samtidig.

Fagsystemer

De store byomfattende fagsystemene hvor System- og regnskapsetaten er systemansvarlig instans, vil bli behandlet i IKT-gruppa i bydelsprosjektet. Når det gjelder lokale fagsystem/databaser/registre i den enkelte bydel, bør også disse avsluttes og behandles på en forsvarlig måte slik at bevaringsverdig informasjon ikke går tapt. I tilfeller hvor man har slike systemer bør man ta kontakt med Byarkivet.

Overføring av avsluttede arkiver

De nye bydelene vil ha behov for å ha tilgang til en del av materialet som ble skapt og avsluttet før bydelsreformen. Dette materialet skal derfor overføres og plasseres i et bortsettingsarkiv i den nye bydelen. I tilfeller hvor en bydel blir delt mellom flere nye bydeler – for eksempel Bydel Helsfyr-Sinsen – må man komme til enighet om hvem som har mest behov for å ha rask tilgang til materialet. Valget vil også være avhengig av hvilke leieavtaler man har for lokalene, hvilke lokaler som er best egnet til oppbevaring av arkiver etc. Bortsettingslokalene skal uansett tilfredsstille kravene gitt i arkivforskriften på dette området.

Når det gjelder avlevering til Byarkivet, vil dette som hovedregel gjelde materiale som er over 25 år gammelt, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune pkt. 5.2. Byarkivet har ikke ressurser til å ta i mot materiale som er særlig yngre enn dette. Dette skyldes bl.a. stor etterspørsel og høy brukshyppighet i en del av disse arkivene, særlig det nyeste materialet. Skulle det være spesielle grunner som taler for avlevering, må dette avklares med Byarkivet først.

Arkivplan er viktig

Arkivforskriften krever at offentlige organer til enhver tid skal ha en ajourført arkivplan. En slik plan vil inneholde en oversikt over materiale som befinner seg i virksomheten, rutiner i forbindelse med periodisering, hvilket materiale som er overført til andre virksomheter osv. Dette er nyttig dokumentasjon for å forstå arkivene og konteksten som materiale oppstod i, ikke minst når virksomheten har gjennomgått store organisatoriske endringer. Det viktigste elementet i en slik arkivplan vil som regel være en arkivoversikt, dvs en liste over hvilke arkivserier som befinner seg i virksomheten.

Arkivsystem

Tretten bydeler bruker i dag DocuLive fra Software Innovation ASA, mens tolv bruker Jass eller Ephorte fra ErgoEphorma AS. Hva skjer ved sammenslåing av bydeler som fra før benytter ulike arkivsystemer? Dette vil være en problemstilling for sju av de femten nye bydelene. Den sentrale arkivgruppa vil ta stilling til spørsmålet i samråd med Byarkivet som er systemansvarlig instans og Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling som er systemeier.