Kassasjon og bevaring av elektronisk arkivmateriale

Kassasjons- og bevaringsvurderinger av elektronisk arkivmateriale bør ikke være vesensforskjellig fra bevaring av papirmateriale. Ordning og oppbevaring av tradisjonelle papirarkiver er en kostnadskrevende affære. Hva vil det kreve av ressurser å bevare elektronisk arkivmateriale til sammenligning? Og hvilke bevaringsprinsipper finnes for elektronisk arkiv? Martin Bould fra Riksarkivet forsøker i denne artikkelen å gi svar på disse spørsmålene med eksempler fra dansk og norsk statsforvaltning. Mye av dette vil være like aktuelt i kommunesektoren.

Kassasjons- og bevaringsvurderinger av elektronisk arkivmateriale bør ikke være vesensforskjellig fra bevaring av papirmateriale. Utgangspunktet er at man skal vurdere informasjonen etter de samme kriterier og retningslinjer som man hittil har vurdert papirarkiver. I den sammenheng kan det være hensiktsmessig å vise til at Fonnesutvalget, som er nedsatt for å revidere og gjennomgå retningslinjene for kassasjons- og bevaringsvurderinger, ikke skiller mellom hvordan informasjonen ligger lagret, men heller vurderer kriterier for bevaring ut fra informasjonsverdien i det som skal bevares, uavhengig av medium eller informasjonsbærer.

Kvalifikasjonene til de som skal foreta kassasjons- og bevaringsvurderinger av elektronisk arkivmateriale bør ikke være forskjellige fra de som har erfaring med vurdering av arkiver fra andre informasjonsbærere. Fokus må hele tiden være på informasjonsinnhold og ikke på system.

Bevaringsvurderinger av papirarkiver krever kunnskap om proveniens (opprinnelse), arkivskapers arkivnøkler og arkivskapers administrative organisering. På samme måte krever arbeidet med elektronisk arkivmateriale kunnskap om den interne organiseringen av informasjonsinnholdet i systemet – hvilket forhold det er mellom de forskjellige informasjonselementene i systemet.

Et helt prosaisk eksempel for å illustrere dette vil være dersom man skulle vurdere et system som på overordnet nivå opererte med begrepene Sak og Dokument.

For å forstå et slikt system må man vite følgende:

Hva er en SAK?

Hva er et DOKUMENT?

Hvordan relaterer begrepet (informasjonstypen) Sak seg til begrepet (informasjonstypen) Dokument. Er det slik at det i informasjonstypen Sak kan finnes flere forekomster av begrepet Dokument eller er det slik at flere informasjonselementer i begrepet Sak kan finnes i en forekomst av begrepet Dokument. Dersom vi ikke hadde visst at dette var et journalsystem, ville ikke svarene på disse spørsmålene vært opplagte.

Analogt vil man i en vurdering av papirbaserte arkiver måtte forholde seg til begrepet Kontor, f.eks. Utenrikshandelskontoret i en tenkt Avdeling, Skipsfartsavdelingen. Ett av spørsmålene man må avklare i forhold til en gjennomgang med sikte på bevaringsvurdering vil her være:

• Om kontoret er over eller under en avdeling, eller om det kan finnes flere avdelinger i et kontor?
• Har arkivene oppstått i dette kontoret eller har deler av arkivet blitt flyttet fra Skipsfartsavdelingen?
• Hva slags sammenheng er det mellom Skipsfartsavdelingen som arkivskaper og Utenrikshandelskontoret som underordnet arkivskaper?

Det jeg ønsker å illustrere er at kassasjons- og bevaringsvurderinger krever forståelse for og evne til å analysere strukturer og knytte informasjon opp mot disse strukturene. De elementære basisferdighetene må altså være like. Kan man lese og tolke innholdet i et organisasjonskart med mange end-ringer over tid, kan man også lære seg å tolke en datamodell.

Når jeg nå har nevnt enkelte likheter mellom elektronisk arkivmateriale og papirarkiver med hensyn til kassasjons- og bevaringsvurderinger, skal jeg kort gå inn på noen av forskjellene:

Det er vanskelig å foreta en kassasjons- eller bevaringsvurdering når et system har gått ut av administrativ bruk. Dersom man skal gjøre det, må man uansett kunne få opp systemet – vist frem systemet slik det var da det var i bruk.

Det er ikke tilstrekkelig å se på skjermbilder og hjelpefiler, dersom man får tilgang til systemet. Man må også se på de underliggende informasjonselementene som ligger til grunn for skjermbildene.

Man er nesten avhengig av å få tilgang på systemdokumentasjon av forskjellig type. Systemdokumentasjonen kan være alt fra kravspesifikasjoner (Hva ønsket man at systemet skulle gjøre da det ble anskaffet?) til utskrifter av de viktigste rapportene, brukermanualer og ikke minst datamodeller som er grafiske fremstillinger (ofte forenklinger) av systemet med sikte på å vise de viktigste informasjonselementene og deres sammenheng. Analogt med papirarkivene kan man tenke seg systemspesifikke varianter av statskalendere, arkivnøkler og organisasjonskart.

Man kan kanskje være nødt til å legge de tradisjonelle proveniensbegrepene til side, altså legge til side en tankegang om at informasjonsinnholdet skal bevares i den form og orden og i den direkte sammenheng informasjonen ble skapt. I stedet kan man kanskje ta i bruk begrepet systemproveniens. Et system vil ofte være delt av flere arkivskapere. Arbeidsgiver-/arbeidstakerregisteret blir drevet av Rikstrygdeverket, mens det blir benyttet av en rekke andre arkivskapere. Disse henter opplysninger fra dette registeret men oppdaterer også informasjon i registeret. På den måten kan de også sies å være arkivskapere.

Kompleksiteten i en del av systemene kan kreve at man besitter en viss grunnleggende edb-forståelse, men man må ikke la de datatekniske forholdene ved systemene ta vekk fokus fra det forholdet at det er informasjonen som ligger i systemene som skal vurderes.

Selve vurderingene

Hva så når man har et informasjonssystem foran seg, har nødvendig dokumentasjon om systemets funksjoner, informasjonsinnhold og bruk, man vet hva slags informasjon som registreres, eventuelt hva slags informasjon som hentes fra andre systemer og man har hatt diskusjoner med arkivskaper?

Da kan det være nyttig å søke etter formelle bevaringskriterier som et hjelpemiddel i den skjønnsmessige vurderingen av elektronisk arkivmateriale. Det danske Arkivverket, Statens arkiver, har lagt til grunn tre hovedkriterier som er særlig egnet som hjelpemiddel i vurderingen av elektronisk arkivmateriale. Dette er følgende:

Dataenes gjenanvendelighet:
Dvs. om data kan brukes til å belyse konkrete historiske og samfunnsvitenskapelige problemstillinger. Det er ikke nødvendigvis det samme som at data er troverdige eller rettsgyldige.

Datas representativitet:
Det vil si om data dekker en tilstrekkelig stor populasjon, enten i tid eller i antall individer. Det første spørsmålet er relevant, hvis det kun er samlet data i et register i en kort periode. Det andre spørsmålet er spesielt relevant, hvis registret for eksempel kun dekker en liten del av landet.

Datas singularitet:
Det vil si om data er bevart i tilstrekkelig omfang i en annen sammenheng for eksempel i et annet register, innarbeidet i notatform eller er publisert. Et register bør alltid ses i sammenheng med registre innenfor samme departementsområde og eventuelt også i sammenheng med registre hos Statistisk sentralbyrå og andre myndigheter. Dette skyldes at flere myndigheter i noen tilfelle innsamler de samme data eller at data overføres fra et register til et annet. Data bør bevares der det emnet som beskrives er best belyst.

Det betyr, at det kan bli nødvendig å kikke i sakene vedrørende registre som det allerede er tatt stilling til. Innarbeidelse i notatform eller publisering vil spesielt opptre når et register er et resultat av en engangsundersøkelse. Man kan også forestille seg at data publiseres i en myndighets årsberetninger eller lignende (sitert fra og oversatt til norsk av Martin Bould. Kilde: Lone Smith Jespersen, Statens Arkiver Danmark).

En rekke av de store systemene som finnes ute i forvaltningen vil være videreføringer av de eldre tiders enstypeserier. Ved at disse systemene blir søkbare og manipulerbare vil de ha betydelig større verdi som informasjonskilde enn de enstypeseriene som vi i dag bevarer begrensede mengder av.

Et annet kriterium når det gjelder bevaring av registerinformasjon, som særlig er viktig for arkivskaper, er spørsmålet om rettslig bevaringsverdi. I henhold til Fonnesutvalget er rettslig bevaring et kriterium som primært gjelder arkivskaper. Rettslig vurdering innebærer å ta rettslige hensyn utover kortsiktige foreldelsesfrister. Riksarkivaren kan og vil etterhvert kunne bidra noe ved selv å fatte bevaringsvedtak som gjelder en begrenset tid, men likevel utover arkivskapers ordinære administrative behov. Et slikt vedtak kan ved utløpstiden resultere i vedtak om kassasjon eller et vedtak om permanent bevaring. For tidsavgrensede bevaringsvedtak kan rettslige hensyn ha større betydning enn andre kriterier i forhold til bevaring.

Andre overordnede prinsipper

Et annet interessant overordnet prinsipp det kan være verd å argumentere for, er prinsippet om å vurdere bevaring som et forhold knyttet til informasjonsverdi pr. timeverk. I dag kanaliseres et betydelig antall årsverk inn i ordningsarbeid av papirarkiver. Reflekterer man i tilstrekkelig grad over hvor ressurskrevende det er å tilrettelegge og sikre bevaring på den måten? Normal progresjon på ordning av arkiver er i overkant av 100 hyllemeter pr. årsverk. Astastiftelsen tar kanskje mellom 300 og 500 kroner timen pluss mva. som normal timesats inklusive alle utgifter. Dette innebærer at det koster ca. 600 000 kroner eller mer å ordne et arkiv på 75 hyllemeter (som ikke er spesielt stort). I tillegg vil det også måtte beregnes kostnader til oppbevaring over tid.

Det er selvsagt et argument at disse arkivene ordnes på arkivskapers regning. Samtidig må det vel påpekes at bevilgningene til dette arbeidet går over det samme statsbudsjettet som bevilger midler til Arkivverkets virksomhet. Det er lettere å be om midler til for eksempel bevaring av elektronisk arkiv når man samtidig kan vise til vedtak som innebærer at man ikke bevarer papirbasert arkivmateriale med lavere informasjonstetthet. I en samlet kassasjons- og bevaringsvurdering er man nødt til å se på ressursene som brukes til å bevare papirarkiver og foreta en bedømmelse av hvorvidt de vurderingene man gjør i forhold til papirarkiver og de ressursene man forutsetter brukt, står i forhold til informasjonsverdien.

I sammenheng med elektronisk arkiv må disse vurderingene gjøres hele tiden og også gjøres kritisk. Det er ikke en gang sikkert at ressursene som finnes til elektronisk arkiv i dag er tilstrekkelige til å foreta en kvalifisert saksbehandling når det gjelder kassasjon/bevaring. De kassasjonsvedtak som blir fattet vil automatisk reflektere ressursene som finnes på området, men selvsagt også ressursene som vi forventer finnes. På den ene siden setter man ikke noen prosentvis anbefaling over hvor mye som skal bevares. På den andre siden er det grunn til å anta at bevaringsandelen er svært lav. Det kan hende vi har en tradisjon for å bevare for mye arkiver, og at bevaring av elektronisk arkiv tydeliggjør et behov for å øke volumet som kasseres.

Det er også et argument at mye av den sentrale forvaltningens arkiver, for eksempel departementsarkiver, fortsatt er på papir og at det meste av informasjonen ikke finnes ordnet i elektronisk form selv om nesten alle arkiver i dag blir produsert ved hjelp av en datamaskin og skriver.

Man må ikke slippe tanken om en gjennomgående revisjon av tidligere bevaringsvedtak eller ikke-kassasjonsvedtak for en rekke papirarkivserier, forutsatt at de samme ressursene kanaliseres over i arbeid med bevaring av elektronisk arkivmateriale med betydelig høyere informasjonstetthet og større informasjonsverdi pr timeverk. De fleste av disse arkivseriene ligger antageligvis ute i ytre etater, i direktorater og tilsyn.

Den første arkivserien jeg ville gått løs på i et slikt prosjekt er Trygdeetatens registre. De foreløpige vurderingene som er gjort kan indikere at bevaring av informasjon fra Trygdeetatens Infotrygdsystem med tilhørende eksterne registre, i forhold til informasjonsverdien, helt eller delvis kan erstatte papirmappene som finnes på de enkelte stønadsmottakere. Ved å sette inn betydelige ressurser på å gjennomgå og kartlegge hva som er bevaringsverdig i dette systemet, og hvordan man på en mest mulig hensiktsmessig måte skal få informasjonen bevart, kan man ta vare på informasjon av betydelig høyere informasjonsverdi enn de 6000 eller så hyllemeterne med bevaringsaktuelle arkiver som finnes ute i trygdekontorer og fylkestrygdekontorer. Jeg vil garantere at bevaring av det elektroniske arkivet ikke vil koste 60 årsverk (som er et optimistisk anslag over kostnadene ved ordning av et arkiv i denne størrelsesorden).

Et elektronisk arkiv av normal kompleksitet og med tilfredsstillende dokumentasjon vil kunne tilrettelegges for avlevering i løpet av mindre enn ett månedsverk inkludert arkivskapers tilrettelegging av uttrekk, og mottak og kontroll fra arkivdepots side. Selv et elektronisk arkiv av betydelig omfang vil kreve svært begrensede fysiske plassressurser. Men man vil i tillegg få kostnader forbundet med sikkerhetskopiering og annet fysisk og logisk vedlikehold. Slike forhold bør vurderes i de situasjonene hvor man har store enstypeserier hvor informasjonen helt eller delvis finnes i elektronisk form.