Kriterier for bevaring

Det er neppe noen overdrivelse å si at minst halvparten av det som ligger rundt om i arkivene aldri kommer til å bli brukt til noe som helst, og at det like gjerne kunne vært kassert. Men det er også en velkjent situasjon at når en saksbehandler, en forsker eller en tidligere klient har behov for å se en eldre sak, kan den sørgelig ofte være kassert. Å bevare det framtida trenger og kassere alt annet er en stor kunst, og den bør utføres med mer enn samtidens sunne skjønn som rettesnor.

Det er vanlig å si at arkivene har to hovedfunksjoner: De skal gi oss dokumentasjon, og de skal gi oss informasjon. Arkivteorien lærer oss derfor at hovedkriteriet for om en type dokumenter skal bevares må være dokumentasjons- og informasjonsverdien i disse. Å måle denne er imidlertid ingen enkel eller eksakt vitenskap.

Dokumentasjon for hvem?

At et arkivstykke eller en samling slike har dokumentasjonsverdi vil kort sagt bety at de gir bevis for et saksforløp eller en tilstand. En dokumentasjon av forhold kan også være nødvendig som legitimering av et vedtak. Et tinglyst skjøte er et bevis på at eiendommen Dal er solgt fra Peder Ås til Nils Berg. Skjøtet har derfor stor dokumentasjonsverdi for Nils Berg.

Det offentlige er part i svært mange forretningsmessige forhold, blant annet en mengde garantier til institusjoner og privatpersoner som yter fellesskapet tjenester eller som har behov for rimelige lån. Det offentlige har altså, på samme måte som ethvert annet rettsobjekt, behov for dokumentasjon av egne rettigheter.

Det offentliges dokumentasjonsoppgaver går imidlertid adskillig videre enn snever egeninteresse. Dels skal det offentlige sikre dokumentasjon av allmen verdi, så som et kart- og matrikkelverk som de tinglyste skjøtene kan referes til, dels er det gjennom forskjellig lovverk pålagt å sikre dokumentasjon av enkeltborgeres rettigheter. Et eksempel her er påbudet om bevaring av klientmapper innen barnevernet. Gjennom journalkort, rapporter, inngående brev og gjenparter eller kopier av utgående brev dokumenteres både de vedtak som er fattet og mer eller mindre eksplisitt bakgrunnen for disse.

Informasjon om hva?

At et arkivstykke, en saksmappe eller en hel arkivserie har informasjonsverdi betyr at det gir oss kunnskap om noe. Mens formannskapets protokoll dokumenterer at Hans Olsen ble ansatt i en stilling, kan saksdokumentene i ansettelsesaken informere oss om hvorfor nettopp han ble ansatt. Dette er et forhold det neppe vil være noen som trenger å få dokumentert i ettertid. Det kan derimot gi vesentlig informasjon for den som skal skrive en historikk om den etaten Olsen ledet gjennom en mannsalder.

I saksbehandling er informasjon om håndteringen av tidligere saker helt avgjørende for å sikre konsekvens og rettferdighet. Selvsagt vil lover og regelverk sette rammer for hvilke utfall en sak kan få, men i mange tilfeller spiller også det vi kaller sedvane, etablert praksis eller presedens en stor rolle. I en del virksomheter er forskjellige former for presedensregistre en svært viktig del av arkivet. Disse har ingen dokumentasjonsverdi men stor praktisk informasjonsverdi.

Dokumentasjon og informasjon går imidlertid ofte hånd i hånd, slik at det kan være en helt unødvendig akademisk øvelse å skille de to bevaringskriteriene. Og en del arkivteoretikere har også brukt begrepet "dokumentasjon" i en noe videre betydning enn i denne artikkelen. Viktigere er det at i svært mange arkivalia er det både dokumentasjons- og informasjonsverdi. Ofte vil dokumentasjonsverdien raskt fortape seg, mens informasjonsverdien kan holde seg stor. For eksempel vil en brannrapport ha stor dokumentasjonsverdi inntil forsikringsoppgjøret er klart, deretter blir den først og fremst informasjon om en dramatisk begivenhet i et nabolags historie. Men rapporten er også, sammen med andre brannrapporter fra samme tid, en "dokumentasjon" av brannvesenets arbeid. Men denne "dokumentasjonen" har nok først og fremst informasjonsverdi.

Viktighet, tetthet og unikhet

En vurdering av om arkivstykker har bevaringsverdi må først og fremst må knyttes til viktigheten av den dokumentasjonen og informasjonen som finnes i materialet. Dette henger igjen sammen med informasjonstettheten og unikheten.

Men alt som er detaljert eller unikt på en eller annen måte kan heller ikke bevares. Man må gjøre valg. Hvilke forhold som er viktige å dokumentere eller bevare informasjon om, vil selvsagt være avhengig av øynene som ser. Aktualiteten i forskjellige typer materiale vil også fortape seg i høyst ulikt tempo. Dokumentasjonen av et makeskifte av noen skogsteiger mellom to bønder på 1700-tallet kan ha like stor betydning for grunneierne i dag som for to hundre år siden. Enkefru Olsens pasientjournal fra hjerteoperasjonen hennes, vil derimot ha minimal verdi når hun selv er havnet på kirkegården.

Enkefruens journal gir imidlertid vesentlige førstehånds opplysninger om behandlingen av hjertepasienter på et visst tidspunkt. Den gir med andre ord medisinhistorisk informasjon. Opplysningene i journalen kan være mange og konsentrerte, slik at også kriteriet om informasjonstetthet synes å tale for en bevaring. Problemet er imidlertid at antallet slike pasientjournaler er svært høyt. Informasjonen er lite unik, og hyllemetrene med pasientjournaler utgjør et typisk massemateriale i arkivene.

Alle typer klient- eller pasientjournaler er problematiske i arkivsammenheng. De inneholder viktig dokumentasjon for de personene de angår, men mengden av materiale gjør at kostnadene for bevaring blir svært høye i forhold til informasjonsverdien når personene er døde. Og mappene spretter jo heller ikke ut av hyllene og sier "Nå kan du hive meg!" den dagen klientens eller pasientens dødsannonse står i avisa.

Løsningen på dette problemet har blitt forskjellig fra land til land. I blant annet Norge og Sverige har man forsøkt forskjellige former for utvalgsbevaring. Det vil si at man bevarer en mindre del av et stort materiale i håp om at dette skal være representativt for det hele. Denne løsningen har fått mye kritikk, som vi her ikke skal gå nærmere inn på, og synes nå stort sett å bli forkastet. En del journaltyper, som barnevernsmapper og medisinske journaler tillates overhodet ikke kassert. I andre land, som for eksempel Nederland, har arkivinstitusjonene toet sine hender og tar knapt inn klientarkiver overhodet. Dette forskyver bare problemene til arkivskaperne og styrker neppe klientenes sikkerhet for at viktig dokumentasjon virkelig blir bevart så lenge han eller hun trenger den.

Mye redundant materiale

En annen form for ikke-unik informasjon oppstår når saker sendes fra kontor til kontor. Dette er ingen uvanlig situasjon innen det vi med et lett tendensiøst ord pleier å kalle byråkratiet. Som oftest vil en sak oppstå i en virksomhet, gjerne i form av en henvendelse eller søknad utenfra. Så vandrer den oppover i systemet til et eller annet politisk organ, som fatter et vedtak. Og så vandrer saken tilbake igjen samme veien til de som skal sette vedtaket ut i livet. I viktige eller kompliserte saker kan det også bli en ekstrarunde i form av en høring, det vil si at et sentralt organ utarbeider et forslag til løsning i saken, som den ber en rekke berørte parter uttale seg om, før man fremmer saken ovenfor politikerne.

Det sier seg selv at det her lett kan bli mye mangedobbelt arkivering. Dokumenter i saken vil kunne finnes både i sentrale organer og i det ytre etatsapparatet. Dette kalles på fagspråket redundans. De gjeldende norske retningslinjene for arkivbegrensning og kassasjon sier at høringsnotater kan arkivbegrenses i høringsinstansene sammen med annet ikke-originalt materiale, men går ikke nærmere inn i dette problemet.

De utvalgene som i de senere årene har arbeidet med nye norske kassasjonsbestemmelser har derimot tatt dette på alvor. De gjør saksbehandlingens art til et vesentlig bevaringskriterium. Et organ som fatter vedtak må bevare protokollen og nødvendige vedlegg, så som innstillinger, som en dokumentasjon. De som utfører saksforberedelsen vil skape arkivalia med størst informasjonstetthet i saken. Mellomliggende organer vil i de fleste tilfellene produsere lite eller intet unikt materiale, og innholdet i de påtegningene de gjør i saken kan ofte lett hentes ut fra andre arkiver eller registre. Bevaring her er derfor mindre påkrevet. Men en kassasjon kan gjøre det vanskelig å følge saksgangen, i alle fall om en ikke har et godt nok journalsystem. Virksomheter som får saken til påtegning av rutinepregede opplysninger eller bare til orientering, trenger ikke å bevare den.

Utskilling av slikt redundant materiale vil i mange virksomheter kunne åpne for omfattende kassasjoner. Dette dreier seg i mange tilfeller ikke bare om noen ekstra brevgjenparter, men like gjerne hele databaser. Redundans er selvsagt et mye større problem i papirbaserte arkiver enn i elektroniske, da selve mengden i et slikt arkiv både er kostnadskrevende og hemmer rask fremfinning. Men også i de elektroniske arkivene bør forholdet være påaktet. Først og fremst er det et spørsmål om hva man skal bevare hvor når det er snakk om store mengder saksdata som overføres mellom forskjellige instanser. Særlig innenfor fagsystemer som brukes i flere virksomheter eller på annen måte er koblet opp mot hverandre, vil det lett skje at store datamengder utveksles mellom databasene – og blir lagret i alle.

Mye kan kasseres

De bestemmelsene for bevaring, arkivbegrensning og kassasjon vi har hatt her i landet har så langt lagt seg på en svært restriktiv kassasjonslinje. Kassasjon tillates bare av rutinemessige enkeltsaker innenfor saksområder man antar at har minimal interesse for ettertiden. Dette har resultert i nærmest fullstendig bevaring av en del arkiver. Erfaringer tilsier imidlertid at med hardhendt arkivbegrensning kan ofte mer en halvparten av papiret fjernes. Hvis man i tillegg kasserer rutinesaker innenfor egenforvaltning, som i sentrale organer ofte utgjør et flertall av sakene, og åpenlyst redundant materiale, vil normalt ytterligere en tre- eller firedel av plassen kunne spares inn.

I ytre etater vil ofte det aller meste av arkivene være rutinesaker, og i de tilfellene disse kun har kortvarig interesse kan vi ende opp med at inntil 99% av arkivene kan kasseres. I de tilfellene hvor det er slike store mengder, har vi inntrykk av at retningslinjer og rutiner stort sett fungerer tilfredsstillende. Problemet ligger først og fremst i en mengde mindre enstypeserier, ofte innen egenforvaltningen, som vil finnes i en rekke virksomheter. Informasjonen er ofte av høyst kortvarig interesse og helt redundant, men retningslinjene for kassasjon er ikke så deltaljerte at de kan gi klar beskjed til arkivpersonalet. Dette må, slik vi ser det, innarbeides i virksomhetenes arkivplan, i form av deltaljerte kassasjonsbestemmelser for hver enkelt serie.

Striglet, men kjedelig?

Målsetningen som ligger bak disse bevarings- og kassasjonsprinsippene har vært å bevare mest mulig vesentlig dokumentasjon og informasjon. Man kan ikke rekke over alt, blant annet av økonomiske årsaker. Man må foreta valg og si at noe er mer verdt enn noe annet, for eksempel et eiendomskart i forhold til en skatteinnfordringssak. Opp- og avgjorte saker og diverse bakgrunnsmateriale, for ikke å snakke om regnskapsbilag, reklame og avisutklipp, regnes som noe av det minst viktige å bevare.

Spørsmålet en så bør stille seg, er om en slik effektiv strigling av arkivene gir fremtiden den beste informasjonen fra vår tid. For noen år skrev en arkivar en artikkel om kilder til lokalhistorie med en mengde eksempler tatt fra kommunale arkiv i Sogn og Fjordane. De fleste eksemplene var imidlertid materiale som etter gjeldende norske retningslinjer kunne arkivbegrenses eller kasseres. Nå var nok dette utvalget ikke tilfeldig. Forfatteren ville ha en diskusjon om hva man bevarte og sannsynligvis også illustrere hvor vanskelig det er å treffe innertieren når en skal utforme kassassjonsbestemmelser. På en annen side kunne sikkert flere av eksemplene uten store vanskeligheter ha vært erstattet med materiale som pliktes bevart. Men neppe alle.

I noen tilfeller bør nok kassasjonstillatelsene trekkes tilbake, da de som har gitt dem ikke har sett mulige alternative bruksområder for informasjonen. En del av eksemplene var også typisk "massemateriale", som det vil være urimelig å bevare mye av, men hvor enkelte prøver av det kan ha illustrasjonsverdi. For eksempel vil noen bevarte matrekvisisjoner fra en fattigforstander på 1920-tallet gi en mye tettere opplevelse av leveforholdene til de arbeidsledige i denne perioden enn diverse statistikker og klientregistre. Og i en mappe fra samme tid om kjøp av en ny bil til kommunen vil jo reklamebrosjyrene fra forskjellige bilforhandlere rent formelt sett være åpenlyst ikke arkivverdige. Men du verden så artige å bla i for oss i dag!

De eksisterende norske retningslinjene og de arbeidene som gjøres for å utarbeide kriterier for nye bevaringsregler har hatt sitt fokus på at dokumentasjon og informasjon skal sikres. Men burde man kanskje også ha fokus på at informasjonen også skal formidles? Da burde kanskje formidlings- eller illustrasjonsverdi komme inn som et eget kriterium. Thimeutvalget og det senere Bevaringsutvalget har satt opp "bevaring av prøver av materialet" som en siste kategori før total kassasjon, men det kan være en fare for at disse prøvene blir så små og få at mye som ville være interessant i formidlingssammenheng likevel vil gå tapt. På en annen side må en unngå å få en altfor subjektiv utplukking av artigheter, slik at arkivene ender som kuriosasamlinger.

Kassasjon: Farlig og nødvendig

Kassasjonsbestemmelser innebærer at man feller en dom over et materiale og dets innhold. Velger man å bevare for mye, kan det saktens gjøres om, men kasserer man, kan ingen bringe informasjonen eller dokumentasjonen tilbake. Det vil alltid være vanskelig å forutse hva som vil kunne få betydning eller interesse i ettertid, og man vil nok til evig tid måtte forbanne en del av de valg som tidligere arkivarer har måttet gjøre.

Å unnlate å kassere overhodet vil ikke være noen fruktbar løsning. Papirarkivene vil vokse oss over hodet, og digitale arkiver vil i framtida fort bli så mange at ingen vil klare å holde oversikten over dem. Å ikke ville ta kassasjonsavgjørelser, vil være faglig feighet, og resultatet vil lett kunne bli at man mister all oversikt. Arkivberget vokser som en snøskavl i fjellet. Og når så skredet kommer, i form av prekær plassmangel eller manglende kapasitet til å få konvertert databasene, vil det av erfaring helst feie alt for mye på fjorden.

I Oslo har man kassert klientmapper i barnevernet og pedagogisk-psykologisk tjeneste. Også hele byggesakarkivet var nær ved å havne på bålet. En rekke dataregistre fra EDB’ens ungdom er i ferd med å gå tapt, og de tilhørende sakarkivene kan i praksis bli umulige å finne fram i. En masse eldre skole-, fattigvesen- og folketellingsmateriale er også gått tapt – til nærmest daglig irritasjon for de mange som frekventerer arkivene for å granske slekt.

Kassasjon er valg, vanskelige valg. Man må tenke nøye over hva som kan ha betydning og interesse – ikke bare i dag, men også i århundrer framover. Visse brukergrupper må da være høyere prioritert enn andre. Det som har allmenn interesse må veie tyngre enn det som bare har interesse for noen få. Men slektsdata, som isolert sett kan være ganske rutinemessige, kan – brukt i rett sammenheng – gi en illustrasjon og en dokumentasjon av viktige forhold i tidligere tiders samfunn. De store forståelsene bygges opp av de små byggesteinene. Men det kan ofte være vanskelig å oppdage dem. Og dermed sørgelig enkelt å kassere.

Kilder:

Trykte / mangfoldiggjorte:

Beringutvalgets innstiling, januar 1998

Bevaringsutvalget: Rapport mars 2002

Forskrift om offentlege arkiv 11.12.1998 nr. 1193

Lov om arkiv 04.12.1992 nr. 126

Riksarkivaren: Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv, 04.06.1987

Thimeutvalget: Innstilling 1999